Hướng dẫn chi tiết với các mẫu viết email bằng tiếng Anh đầy trang trọng

1. Hướng dẫn mẫu viết email bằng tiếng Anh

Định dạng

Một email tiếng Anh bao gồm 3 phần chính:1. Introduction (Giới thiệu): Greeting (Chào hỏi), Opening comment (Hỏi thăm)2. Body: Reason (Lí do), Main point (Nội dung chính của mail)3. Closing (Kết thúc thư)

Tùy thuộc vào mục đích cụ thể, các phần sẽ có nội dung chi tiết hơn.

Phần 1: Giới thiệu (Introduction)

Chào hỏi

1. Nếu đã biết tên người nhận: ‘Dear Mr/Mrs/Ms‘ (họ của người nhận, e.g. Mr Heatherway)
2. Nếu chưa biết tên người nhận: ‘Dear Sir/Madam‘ hoặc ‘To whom it may concern’

*Lưu ý:Nếu gửi email bằng CC, hãy viết theo hướng chào toàn bộ người được gửi. Hoặc, thêm tất cả tên của người nhận (Cả 2 cách)Nếu gửi email bằng BCC, nên viết theo cách 2.

Bình luận mở đầu

*Lưu ý: Lời thăm hỏi chỉ nên được sử dụng khi hai phía đã quen biết nhau trước đó, hoặc bạn đang hồi đáp lại email của bên kia.

Một thư hồi đáp nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:

• Thank you for contacting our company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty của chúng tôi)
• Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
• Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Phần 2: Nội dung chính của email

Không có công thức chuẩn nào để viết phần này. Nó sẽ thay đổi tùy thuộc vào nội dung của email.

*Lưu ý: Nên chia nội dung thành các đoạn văn ngắn.Tránh viết tắt (e.g. We are thay vì We’re) và dùng từ viết tắt/từ lóng trong email trang trọng.

Lý do viết/Những gì đã trả lời (Reason for writing/Replying)

Bạn có thể tự giới thiệu ngắn gọn về bản thân và tiếp tục bằng cách:

• I am writing with regard to… (lí do viết)
• I am writing in connection with… (lí do)
• I am writing in reference to…

Chi tiết (Đi sâu vào chi tiết)

#1: Đề cập đến các vấn đề đã thảo luận trước đó

• I am writing in response to…
• I am writing in reply to…
• I am writing to thank you for…
• As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
• Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
• As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
• As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
• As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

#2: Đề xuất trợ giúp/Yêu cầu thông tin (Gửi thông báo)

• I am writing to let you know… (Tôi viết để báo với bạn rằng…)
• I am delighted to tell you…/You will be pleased to know that … (tin tốt)
• I regret to inform you that…/After careful consideration we have decided that… (tin xấu)

#3: Yêu cầu thông tin (Khi muốn yêu cầu)

• I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
• I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
• I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)
• I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
• I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
• I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

#4: Phàn nàn (Than phiền)

• I writing to complain about/to express my dissatisfaction with … (Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng về…)
• I regret to say that I was not completely satisfied with (Phải nói thật rằng tôi không thật sự hài lòng…)
• I would like to receive a full refund for… (Tôi muốn được hoàn tiền/bồi hoàn về…)

#5: Đề cập đến file đính kèm (nếu có)

• Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)
• Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)
• Can you please sign and return the attached contract by [time]? ( Bạn có thể vui lòng thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây vào ….. được không?)

Lời kêu gọi hành động (Call to action)

• I look forward to hearing from you soon (Rất mong nghe tin từ bạn)
• Thank you in advance (Chân thành cảm ơn….)
• For further information, please do not hesitate to contact me (Nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ…)
• Please let me know if you have any questions (Hãy nhắn lại nếu bạn có thắc mắc/câu hỏi nào….)
• Thanks for your attention (Cảm ơn vì bạn đã quan tâm….)

Phần 3: Kết thúc (Ending email)

Một số cách thông thường để kết thúc email một cách lịch sự:

• Best regards, (Trân trọng)
• Kind regards, (Trân trọng)
• Yours faithfully, (nếu bạn bắt đầu bằng ‘Dear Sir/Madam’ )
• Yours sincerely, (nếu bạn bắt đầu bằng ‘Dear Mr/Mrs/Ms + họ’)
• Regards, (Trân trọng)

2. Mẫu email tiếng Anh

Hãy áp dụng những gì chúng ta đã học vào thực hành nhé.

#1: Mẫu thông báo thay đổi thời gian giao hàng bằng tiếng Anh

#2: Mẫu trả lời yêu cầu tuyển dụng bằng tiếng Anh

#3: Mẫu giới thiệu sản phẩm qua email bằng tiếng Anh

3. Những điều quan trọng khi sử dụng mẫu viết email bằng tiếng Anh

Nhiều nước phương Tây có văn hóa riêng trong việc viết và phản hồi email. Do đó, trong lĩnh vực học tập và công việc, khi gửi email cho giảng viên hoặc đối tác nước ngoài, bạn cần có sự khéo léo.

Đừng viết email theo cách tự nhiên. Hãy tuân thủ những quy tắc sau để tránh các lỗi phổ biến và giữ được ấn tượng tốt với người nhận ngay từ lần gửi email đầu tiên.

#1: Đảm bảo đầy đủ thông tin cơ bản

Dòng chủ đề (Subject line) của email

Dòng chủ đề của email là phần thông tin đầu tiên mà người nhận thấy, và nếu viết không đúng hoặc không rõ ràng, có thể dẫn đến việc bị xóa ngay từ ban đầu!

Một email trang trọng luôn cần có một dòng chủ đề thích hợp.

Thông thường, nhiều nơi sẽ có format (mẫu) cho subject line sẵn cho bạn như:

[Your name]_Application for HR Position (email xin việc vị trí tuyển dụng)

Tuy nhiên, nếu không yêu cầu, bạn chỉ cần đảm bảo viết một dòng chủ đề rõ ràng và chính xác từ đầu, chỉ ra nội dung hoặc lý do viết trong 2-3 từ.

Người nhận (Recipient)

Nếu sử dụng hệ thống Gmail (email của Google), bạn cần lưu ý đến CC và BCC.

Khi muốn gửi email cho nhiều người cùng lúc, CC và BCC là tính năng hữu ích hỗ trợ bạn.

Cả CC và BCC đều là bản sao của email chính, dùng để gửi đến nhiều người. Tuy nhiên, hai tính năng này khác nhau về danh sách người nhận.

Đối với CC, những người trong danh sách nhận có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau. (ví dụ: khi sếp bạn muốn biết bạn làm việc với đối tác như thế nào).

Còn đối với BCC thì khác, không ai trong danh sách nhận biết được email này được gửi đến những ai.

Chữ ký (Signature)

Chắc chắn rằng email của bạn kết thúc với tất cả thông tin quan trọng về bạn, bao gồm:

• tên và họ
• chức danh công việc
• chi tiết liên quan về công ty của bạn (tên, địa chỉ ..) (nếu có)
• liên kết đến trang web của công ty (nếu có)

#2: Viết ngắn gọn, súc tích

Hãy sử dụng cách diễn đạt ngắn gọn! Lựa chọn câu ngắn và cấu trúc đơn giản.

Hãy chắc chắn rằng bạn phân chia văn bản thành hai hoặc ba đoạn – điều này giúp người nhận email dễ dàng nhìn thấy các điểm chính.

Courtesy formula (Công thức lịch sự)Khi bạn viết email bằng tiếng Anh, bạn không chỉ sử dụng một ngôn ngữ khác mà bạn còn đang bước vào một nền văn hóa khác với những thói quen khác. Người phương Tây nói chung rất chú trọng đến việc thể hiện lịch sự (e.g. Dear Mr, Ms ) và lòng biết ơn (e.g. Best regards,).

#3: Không quên kiểm tra lại email trước khi gửi đi

Đừng bao giờ gửi email bằng tiếng Anh mà không rà soát lại.

Một email có lỗi ngữ pháp hoặc sai sót trong đánh máy có thể tạo ấn tượng thiếu chuyên nghiệp và bất cẩn từ người gửi. Khi sử dụng tiếng Anh – một ngôn ngữ không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ, bạn dễ mắc phải những lỗi này.

Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ lưỡng. Bạn có thể sử dụng phần mềm kiểm tra Ngữ pháp tiếng Anh để đảm bảo email của bạn hoàn chỉnh nhất.