Hướng dẫn đăng ký BHXH lần đầu cho lao động và doanh nghiệp

Hướng dẫn đầy đủ thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động và doanh nghiệp.

Nếu bạn là người lao động hoặc doanh nghiệp lần đầu đăng ký bảo hiểm y tế, có thể sẽ gặp khó khăn. Hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội trong bài viết sau đây.

Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội

Căn cứ vào Luật Bảo hiểm Xã hội năm 2014 và Nghị định 143/2018/NĐ-CP, 2 đối tượng bắt buộc tham gia BHXH là người lao động (bao gồm công dân Việt Nam và nước ngoài) và người sử dụng lao động, cụ thể như sau:

Đối tượng bắt buộc tham gia BHXH của NLĐ

Công dân Việt Nam bắt buộc tham gia BHXH gồm:

• Những người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc theo mùa vụ, có thời hạn từ 3 đến dưới 12 tháng, bao gồm cả hợp đồng lao động ký kết giữa người sử dụng lao động và người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động.
• Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 đến dưới 3 tháng.
• Cán bộ, công chức, viên chức.
• Công nhân quốc phòng, công nhân công an, và những người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu.
• Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật trong công an nhân dân; và những người làm công tác cơ yếu được hưởng lương như quân nhân.
• Hạ sĩ quan, chiến sĩ trong quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí.
• Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật NLĐ Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
• Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương.
• Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.

NLĐ là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc khi có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

Tuy nhiên, NLĐ là người nước ngoài sẽ không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

• NLĐ nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam, di chuyển tạm thời trong nội bộ doanh nghiệp sang hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng.
• NLĐ đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại khoản 1 Điều 187 của Bộ luật Lao động 2012.

Đối tượng NSDLĐ phải tham gia BHXH bắt buộc bao gồm:

Đối với nhân sự là công dân Việt Nam: Các nhân sự này tham gia BHXH bắt buộc bao gồm các đối tượng sau đây được thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
• Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác.
• Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
• Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân.

Đối với nhân sự là công dân nước ngoài: Các nhân sự này tham gia BHXH bắt buộc bao gồm các đối tượng sau đây được thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác.
• Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
• Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu dành cho người lao động

Đối với nhân sự đang làm việc tại đơn vị sử dụng lao động

Các phần trong hồ sơ: Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH (Mẫu TK1-TS). Trường hợp NLĐ được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung các giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

Số lượng hồ sơ: 1 bộ

Nơi nộp hồ sơ: Giao trực tiếp cho đơn vị sử dụng lao động

Đối với NLĐ làm việc tại nước ngoài

Các phần trong hồ sơ:

• Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
• Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

Số lượng hồ sơ: 1 bộ

Nơi nộp hồ sơ: Gửi qua đơn vị mà NLĐ sẽ đi làm việc ở nước ngoài hoặc nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH tại địa phương cư trú của NLĐ trước khi đi làm việc ở nước ngoài.

Đối với NLĐ muốn tham gia BHXH tự nguyện, hồ sơ gồm:

• Các phần trong hồ sơ: Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH (Mẫu TK1-TS).
• Số lượng hồ sơ: 1 bộ
• Nơi nộp hồ sơ: Gửi trực tiếp cho cơ quan BHXH tại bộ phận Một cửa hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương.

Thời gian giải quyết việc cấp sổ BHXH mới không vượt quá 5 ngày kể từ ngày đủ hồ sơ, NLĐ nộp hồ sơ theo cách nào thì nhận kết quả theo cách đó.

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp

Các phần trong hồ sơ:

• Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS)
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT)
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)

Số lượng hồ sơ: 1 bộ

Nơi nộp hồ sơ:

• Nộp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh
• Nộp tại chi nhánh BHXH của doanh nghiệp tại địa phương cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh

Thời gian giải quyết:

• Trường hợp cấp sổ BHXH, thẻ BHYT mới: không quá 05 ngày.
• Trường hợp tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất: không quá 05 ngày.
• Trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN: không quá 10 ngày.
• Trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN: không quá 03 ngày.
• Trường hợp xác nhận sổ BHXH: không quá 05 ngày.
• Trường hợp hoàn trả do đóng trùng BHXH, BHTN: không quá 10 ngày

Hình thức nộp:

• Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích
• Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại trung tâm phục vụ hành chính công các cấp
• Thực hiện giao dịch điện tử đối với đơn vị SDLĐ: lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc thông qua tổ chức I-VAN.

Quy trình thực hiện:

Bước 1 Lập và nộp hồ sơ

Đối với doanh nghiệp, điền mã số BHXH vào các mẫu biểu tương ứng đối với NLĐ đã có mã số BHXH; Hướng dẫn NLĐ lập mẫu KT1-TS; nộp tới cơ quan BHXH.

Bước 2 Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Bước 3 Nhận sổ BHXH và tài liệu cho NLĐ

Các thắc mắc phổ biến khi thực hiện thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Điều gì quy định ai phải đóng BHXH bắt buộc?

Đơn vị sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm đóng BHXH cho NLĐ trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, hoặc từ ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng, và phải nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định.

NSDLĐ sẽ bị xử lý như thế nào nếu không đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ tham gia BHXH?

Bị phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc và BHTN vào thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính, nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng.

Gần đây, Mytour đã hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký BHXH cho bạn. Hy vọng bạn sẽ thu được những kiến thức hữu ích qua bài viết này.

Mua khẩu trang chăm sóc sức khỏe tại Mytour: