Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên

Theo quy định, cơ quan và doanh nghiệp chi trả thu nhập cho người lao động cần thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên có thu nhập từ tiền lương, tiền công, và cũng phải đăng ký thuế cho người phụ thuộc một lần trong năm.

Hướng dẫn đăng ký MST cá nhân cho nhân viên trên phần mềm QTTNCN 3.3.2

Bí quyết đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên

Bước 1: Tải và cài đặt phần mềm QTTNCN 3.3.2

- Tải và cài đặt theo hướng dẫn chi tiết để cài đặt QTTNCN 3.3.2 tại đây

Bước 2: Tạo hồ sơ đăng ký MST cá nhân

Mở ứng dụng QTTNCN 3.3.2 bạn vừa cài đặt -> truy cập vào phần Đăng ký thuế -> chọn Đăng ký thuế qua CQCT

Bước 3: Giao diện tờ khai đăng ký MST cá nhân sẽ xuất hiện -> nhập chi tiết thông tin vào tờ khai.

Trong đó:

Mã số thuế: Đây chính là MST của doanh nghiệp hoặc công ty bạn

Tên doanh nghiệp: Tên đầy đủ của doanh nghiệp hoặc công ty

Cơ quan thuế cấp cục: Lựa chọn cụ thể cục thuế quản lý theo địa phương (tỉnh, thành phố)

Cơ quan thuế quản lý: Chọn Chi cục thuế quản lý doanh nghiệp của bạn

Số hiệu tệp: Để mặc định là 1 nếu là lần đầu (nếu bạn đã làm lần 2 thì hãy thay đổi số hiệu tệp này).

Ngày tạo tệp và số lượng: Phần này tự động được hệ thống xử lý, không yêu cầu nhập liệu từ bạn.

Thông tin chi tiết về từng nhân viên: Bạn cần cung cấp thông tin chính xác về họ tên, số CMND, địa chỉ đăng ký theo hộ khẩu, nơi cư trú...

Sau khi hoàn thành việc nhập thông tin vào tờ khai, bạn nhấn chọn Kiểm tra để xác minh tính hợp lệ của dữ liệu.

Nếu có thông tin bị thiếu sót hoặc không hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi như minh họa dưới đây:

Nếu thông tin được nhập chính xác, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận như hình minh họa dưới đây:

Sau đó, bạn chọn Kết xuất tệp hồ sơ để tạo file XML.

Chọn đường dẫn để lưu trữ file XML mới được tạo (bạn cũng có thể đổi tên theo ý muốn) -> và nhấn Lưu

Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký MST cá nhân qua mạng.

Truy cập trang web www.tncnonline.com.vn TẠI ĐÂY

Sau đó, vào phần Đăng ký thuế -> lựa chọn Tổ chức chi trả -> điền đầy đủ thông tin như sau:

- Mã số thuế: Nhập thông tin như đã ghi trong giấy chứng nhận hoặc thông báo mã số thuế.
- Ngày cấp mã số thuế: Nhập thông tin như đã ghi trong giấy chứng nhận hoặc thông báo mã số thuế.
- Cơ quan thuế Tỉnh/Thành phố: Nhập cục thuế tỉnh/thành phố.
- Cơ quan thuế quản lý: Nhập cơ quan thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp của bạn.
- Xác nhận thông tin: Nhập mã xác thực theo ô bên cạnh.

Sau đó, nhấn chọn Đăng nhập.

Sau khi đăng nhập thành công -> điền đầy đủ thông tin như: Tên người gửi, địa chỉ, số điện thoại, email -> sau đó nhấn chọn Chọn File.

Tìm đến thư mục chứa file XML vừa kết xuất để chọn -> sau đó bấm Mở để hoàn thành việc chọn file.

Tiếp theo, nhấn chọn Gửi file để thực hiện gửi tờ khai tới cơ quan thuế.

Lưu ý: Sau khi gửi tờ khai thành công, bạn cũng có thể kiểm tra lại việc gửi này để xem cơ quan thuế đã nhận được hay chưa, bằng cách nhấn mục Tra cứu file để xem thông tin về file đã gửi.

Bước 5: Nộp bản cứng cho cơ quan thuế

Theo quy định, ngoài việc gửi qua mạng, bạn cũng cần nộp bản cứng cho cơ quan thuế. Bạn có thể in bản cứng file XML theo một số cách sau:

Cách 1: Mở QTTNCN 3.3.2 -> Chọn mục In tờ khai -> chọn In bảng kê Đăng ký thuế TNCN -> sau đó nhấn chọn In

Sau khi in xong, bạn đưa cho Giám đốc ký tên, đóng dấu -> rồi mang đến cơ quan thuế để nộp trực tiếp.

Cách 2: Mở QTTNCN 3.3.2 -> Chọn Kết xuất tệp hồ sơ -> chọn dòng bên dưới Excel file (Lưu tại Doanh nghiệp).

Khi kết xuất xong, mở file Excel đó để chỉnh sửa thêm thông tin như sau:

- Microsoft Office 2007 - 2013: Trong phần Review -> chọn Unprotect sheet
- Microsoft Office 2003: Trong phần Tool -> chọn Protect sheet -> rồi chọn Unprotect sheet

Sau đó, căn chỉnh để in giấy:

- Chọn khổ A4 để in như thường lệ.
- Đối với Microsoft Office 2007 - 2013: Vào File -> chọn Print để chọn khổ A3; Đối với Microsoft Office 2003: Vào File -> Page setup -> chọn Pager size để chọn khổ phù hợp.

Sau đó, thực hiện in -> sau đó trình Giám đốc ký tên, đóng dấu -> và mang đến cơ quan thuế để nộp trực tiếp.

Bước 6: Kiểm tra MST

Sau khi nộp hồ sơ cho cơ quan thuế trong khoảng từ 2 đến 7 ngày -> bạn cần đăng nhập lại để kiểm tra xem MST đã được cấp chưa.

- Truy cập trang web tncnonline.com.vn -> chọn Đăng ký thuế -> chọn Tổ chức chi trả -> sau đó vào mục Tra cứu file -> tại đây, bạn có thể xem trạng thái cấp mã. Nếu trạng thái hiển thị là Đã cấp mã -> bạn có thể chọn trong mục Tải kết quả để lưu file kết quả về máy tính.

- Nếu vẫn chưa có kết quả -> thì bạn nên liên hệ ngay với Cơ quan thuế để được kiểm tra, trả lời cụ thể.

Đây là hướng dẫn cách đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên bằng cách tạo tờ khai trên phần mềm QTTNCN 3.3.2 và đăng ký trên tncnonline.com.vn. Sau khi đăng ký MST cá nhân cho nhân viên, hàng tháng bạn và doanh nghiệp sẽ phải kê khai thuế TNCN cho nhân viên trên HTKK - phần mềm hỗ trợ kê khai theo quy định của cơ quan thế.