Hướng dẫn định dạng số trong Excel chỉ mất vài giây

Việc sử dụng tính năng định dạng số trong Excel khi làm việc với nhiều dữ liệu số là rất quan trọng. Nó giúp bảng tính của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, dễ nhìn và dễ đọc, đồng thời giảm thiểu khả năng sai sót. Cùng khám phá cách thực hiện định dạng số trong Excel qua bài viết dưới đây.

Tính năng định dạng số trong Excel cho phép bạn hiển thị và điều chỉnh các dữ liệu số theo nhiều định dạng khác nhau như tiền tệ ($), phần trăm (%), ngày tháng năm,... để bảng tính trở nên trực quan hơn. Đây là công cụ hữu ích cho những ai thường xuyên làm việc với số liệu, giúp dễ dàng theo dõi và tránh lỗi khi tính toán.

Việc định dạng số trong Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực như sau:

• Dữ liệu trở nên rõ ràng và dễ đọc hơn, nhất là khi làm việc với bảng tính lớn.

• Việc định dạng số theo tỷ lệ phần trăm, tiền tệ, hoặc ngày tháng giúp các công thức trong Excel hoạt động chính xác mà không cần thao tác thủ công thêm.

• Dữ liệu được định dạng chính xác giúp bạn dễ dàng sử dụng các công cụ lọc và sắp xếp để tìm kiếm thông tin nhanh chóng.

• Việc định dạng dữ liệu giúp bạn giảm thiểu lỗi nhập liệu và hiểu sai thông tin.

Để làm cho dữ liệu trong bảng tính Excel trở nên rõ ràng và dễ đọc hơn, bạn cần thiết lập định dạng số. Dưới đây là các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn ô hoặc các ô chứa dữ liệu số muốn định dạng, sau đó nhấn vào tab Home và chọn General.

Bước 2: Chọn kiểu định dạng phù hợp với dữ liệu, như Number (định dạng số), hoặc các định dạng khác như ngày tháng, tiền tệ, giờ, tỷ lệ phần trăm,...

Bước 3: Bạn cũng có thể định dạng dữ liệu nhanh bằng cách chọn các biểu tượng định dạng số có sẵn trong trình đơn thả xuống để làm cho dữ liệu dễ hiểu hơn.

Định dạng số là kiểu cơ bản và phổ biến nhất trong Excel. Nó bao gồm định dạng số âm, số thập phân, và dấu phẩy để phân cách hàng nghìn. Các bước để áp dụng định dạng số (Number) như sau:

Bước 1: Chọn ô chứa dữ liệu số trong Excel.

Bước 2: Mở hộp thoại Format Cells để định dạng số bằng cách nhấn Ctrl + 1. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải và chọn Format Cells.

Bước 3: Trong hộp thoại Format Cells, chọn Number từ cột bên trái và điều chỉnh các tùy chọn ở cột bên phải:

+ Decimal places: Cài đặt số chữ số sau dấu phẩy phần thập phân.

+ Chọn tùy chọn 'Sử dụng dấu phân cách hàng nghìn' nếu bạn muốn chèn dấu phẩy giữa các chữ số hàng nghìn.

+ Số âm: hãy chọn định dạng cho số âm.

Cuối cùng, nhấn OK để lưu các thiết lập bạn vừa chọn.

Khi bạn nhập dữ liệu có số 0 đứng đầu trong Excel, chúng thường bị loại bỏ tự động. Tuy nhiên, bạn có thể giữ số 0 cho các dữ liệu như số điện thoại, số CCCD, hoặc số tài khoản ngân hàng bằng cách làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Chọn ô hoặc vùng dữ liệu cần định dạng số 0, nhấp chuột phải và chọn 'Định dạng ô'.

Bước 2: Trong phần 'Danh mục' bên trái, chọn 'Tùy chỉnh'. Tại mục 'Loại', nhập định dạng số 0 vào ô trống và nhấn OK.

Nhiều người thường định dạng số điện thoại riêng trong Excel để giữ số 0 không bị mất. Excel sẽ nhận diện dữ liệu của ô là dạng văn bản, vì số điện thoại không liên quan đến tính toán. Để định dạng số điện thoại, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn vùng ô chứa số điện thoại, nhấp chuột phải và chọn 'Định dạng ô'.

Bước 2: Trong mục 'Danh mục', chọn 'Văn bản' và nhấn OK để hoàn tất cài đặt.

Bước 3: Nhập số điện thoại vào các ô đã được định dạng.

Ngoài các phương pháp định dạng số 0 đã nêu, bạn có thể thêm dấu chấm vào dãy số để giữ số 0 ở đầu số điện thoại và phân cách các nhóm chữ số theo hàng nghìn, giúp bảng số liệu trở nên dễ đọc hơn.

Định dạng tiền tệ và kế toán là một trong những phương pháp phổ biến để định dạng số trong Excel. Để nhanh chóng định dạng các đơn vị tiền tệ, hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần định dạng tiền tệ bằng cách kéo chuột để tô đen các ô.

Bước 2: Truy cập tab Home, nhấn vào biểu tượng $ và chọn loại tiền tệ mà bạn muốn áp dụng.

Ví dụ dưới đây cho thấy khi chọn đơn vị tiền tệ là Anh, kết quả sẽ như hình minh họa.

Việc định dạng ngày, tháng và thời gian trong Excel rất đơn giản, tương tự như các định dạng khác đã nêu. Thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells.

Bước 2: Trong phần Category, chọn Date. Một số ví dụ về định dạng ngày tháng sẽ xuất hiện. Chọn mẫu định dạng phù hợp và nhấn OK.

Bước 3: Nhập ngày, tháng, năm theo định dạng đã chọn. Kết quả sẽ hiển thị như hình dưới đây..

Khi làm việc với Excel, việc định dạng số âm trong ngoặc giúp nhận diện số âm dễ dàng hơn khi xử lý nhiều loại dữ liệu khác nhau. Dưới đây là các bước để thực hiện định dạng số âm trong Excel:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu và mở hộp thoại Format Cells.

Bước 2: Trong phần Category, chọn mục Custom.

Bước 3: Tìm định dạng #,##0_);(#,##0) trong mục Type và nhấn OK để hoàn tất.

Để giảm thiểu lỗi khi định dạng số trong Excel, hãy nhớ những mẹo sau:

• Sau khi thực hiện, hãy kiểm tra kết quả để sửa lỗi định dạng số nếu có.

• Để định dạng số cho toàn bộ cột, chọn cột cần định dạng và thực hiện theo hướng dẫn trên.

• Khi định dạng số cho một ô, Excel tự động áp dụng định dạng tương tự cho các ô khác. Nếu thấy lỗi, kiểm tra lại kiểu định dạng của ô đó.

• Với các dữ liệu không cần tính toán như số điện thoại hay mã số, sử dụng định dạng văn bản sẽ giúp hiển thị chính xác hơn.

• Để kiểm soát số chữ số sau dấu thập phân mà không làm thay đổi giá trị ô, sử dụng Decrease Decimal (giảm số chữ số sau dấu phẩy) và Increase Decimal (tăng số chữ số sau dấu phẩy).

Những thông tin trên đã hướng dẫn bạn cách định dạng số trong Excel chỉ trong vài giây. Hy vọng điều này giúp bạn làm việc với dữ liệu số một cách dễ dàng và trình bày dữ liệu một cách chuyên nghiệp hơn.