Buzz
Cách định dạng thư một cách chính xác phụ thuộc vào loại thư và người nhận. Cách viết thư cho bạn bè sẽ khác so với cách viết thư trang trọng. Thậm chí, cách định dạng thư gửi bằng email cũng sẽ khác biệt so với thư gửi qua bưu điện. Hãy đọc tiếp để hiểu thêm về cách định dạng thư phù hợp cho bạn.
Các Bước
Thư Trang Trọng hoặc Thư Kinh Doanh
Viết Tên và Địa chỉ của bạn ở đầu thư. Cung cấp đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ, thành phố, tiểu bang và mã bưu điện. Đảm bảo thông tin này được căn lề trái và cách dòng rõ ràng.
- Thành phố, tiểu bang và mã bưu điện nên được viết trên cùng một dòng, còn địa chỉ đường nên được viết trên một dòng riêng.
- Nếu bạn đã có phần đầu thư chuyên nghiệp có chứa thông tin này, bạn có thể bỏ qua bước này. Không cần lặp lại địa chỉ người gửi.
Đặt ngày dưới địa chỉ của bạn. Nhập ngày mà thư được viết hoặc hoàn thành theo ý muốn của bạn.
- Ngày nên được căn lề trái, tương tự như địa chỉ ở trên.
- Trong thư tiếng Anh, viết theo định dạng tháng-ngày-năm. Viết đầy đủ tháng, sử dụng số cho ngày và năm. Ví dụ: Ngày 9 tháng 2, 2013.
Cách một dòng trắng giữa ngày và phần tiếp theo của thư. Điều này sẽ phân tách phần địa chỉ một cách sắp xếp.
Sử dụng dòng tham chiếu khi cần. Nếu thư có tham chiếu đến một điều cụ thể, hãy cung cấp một dòng tham chiếu bắt đầu bằng 'Re:'.
- Thụt dòng và viết tham chiếu trong một dòng duy nhất.
- Sử dụng dòng tham chiếu khi trả lời thư khác, quảng cáo việc làm hoặc yêu cầu thông tin.
- Sau dòng tham chiếu tùy chọn, xuống dòng một lần để tách nó khỏi phần tiếp theo của thư.
Nhập địa chỉ của người nhận. Viết tên, tên công ty, địa chỉ, thành phố, tiểu bang và mã bưu điện.
- Tất cả thông tin này nên được căn lề trái và cách dòng đơn. Tên người nhận nên viết trên một dòng, cùng với tên công ty và địa chỉ đường. Thành phố, tiểu bang và mã bưu điện nên viết trên cùng một dòng.
- Nếu gửi thư đến nước ngoài, viết tên nước in hoa trên một dòng mới dưới địa chỉ.
- Viết tên người nhận cụ thể khi có thể và sử dụng danh xưng phù hợp như 'Ông' hoặc 'Bà'. Nếu không biết giới tính, bỏ qua danh xưng.
- Cách một dòng trắng sau phần địa chỉ.
Bắt đầu nội dung thư bằng lời chào lịch sự. Một lời chào tiêu biểu bao gồm 'Kính gửi', theo sau là tên của người nhận. Sau tên là một dấu phẩy.
- Lời chào nên được căn lề trái.
- Nếu không biết giới tính của người nhận, viết tên đầy đủ hoặc dùng họ và chức danh trong công việc của họ.
- Cách một dòng trắng sau lời chào.
Nếu muốn, viết một dòng tiêu đề. Nhập tiêu đề bằng chữ in hoa dưới lời chào và căn lề trái.
- Viết tiêu đề ngắn gọn mô tả thông tin. Cố gắng viết một dòng.
- Lưu ý rằng điều này không bắt buộc và nên viết ngắn gọn.
- Không viết tiêu đề nếu đã có dòng tham chiếu.
- Nếu có tiêu đề, cách một dòng trắng sau tiêu đề.
Bắt đầu nội dung bằng một giới thiệu ngắn gọn, nêu rõ mục đích của thư. Căn lề trái và thụt đầu dòng khi bắt đầu mỗi đoạn.
Tiếp tục phần giới thiệu với nội dung chi tiết hơn. Phần này giải thích rõ hơn về mục đích của thư và kết thúc với một tóm tắt.
- Viết nội dung ngắn gọn. Mỗi đoạn cách dòng, nhưng cách một dòng trắng giữa mỗi đoạn và sau đoạn cuối cùng.
Kết thúc thư với một lời chào cuối lịch sự. Ví dụ, 'Chân thành', 'Trân trọng', hoặc 'Cảm ơn'. Đặt dấu phẩy sau lời chào cuối và chỉ viết hoa chữ cái đầu của từ đầu tiên.
- Xuống hàng ba dòng trắng sau lời chào cuối trước khi ghi họ tên đầy đủ của bạn, theo sau là chức vụ của bạn ở dòng dưới.
Ghi tên của bạn sau lời chào cuối. Nhưng, hãy xuống hàng ba dòng trắng sau lời chào cuối trước khi viết họ tên đầy đủ của bạn, tiếp theo là chức vụ của bạn ở dòng dưới.
Đề cập đến tài liệu đính kèm nếu có. Nếu có file đính kèm, thêm dòng 'Đính kèm' dưới tên và chức vụ của bạn, sau đó liệt kê danh sách file đính kèm.
- Không cần thiết nếu không có file đính kèm.
- Căn lề trái và cách dòng đơn cho phần đính kèm.
Bao gồm tên viết tắt của người gõ nếu có. Nếu ai đó gõ thay bạn, thêm chữ cái đầu và cuối tên viết tắt của họ ở cuối thư, dưới danh sách file đính kèm.
Ký tên của bạn sau khi in thư. Ký tên bằng chữ viết tay, ở giữa phần kết thư và tên người gõ. Sử dụng phông chữ thảo cho ký tên để tạo sự chuyên nghiệp và tôn trọng.
Thư cá nhân
Viết ngày tháng. Viết ngày bức thư ở góc trên bên phải.
- Trong tiếng Anh, sử dụng định dạng tháng-ngày-năm. Tháng viết đầy đủ hoặc chơi xổ sốu được chấp nhận.
- Ngày căn lề ở phía bên phải của trang.
Viết một lời chào thân thiện. Lời chào 'Chào bạn' là phổ biến nhất, nhưng tùy thuộc vào mối quan hệ, bạn có thể viết tên người nhận mà không cần theo quy ước.
- Lời chào nên căn lề trái và kết thúc bằng dấu phẩy.
- Viết tên người bạn cho các thư gửi bạn bè hoặc đồng nghiệp. Ví dụ: 'Thân ái Hồng'.
- Đối với thư thân mật hơn, bạn có thể thay 'Chào bạn' bằng lời chào thông thường như 'Hi', 'Xin chào', hoặc 'Này'.
- Cách một dòng trắng giữa lời chào và nội dung chính.
Viết phần giới thiệu, nội dung, và kết thúc. Phần giới thiệu và kết thúc chỉ nên có một đoạn ngắn, nhưng phần nội dung thường dài hơn nhiều.
- Căn lề trái cho nội dung, nhưng thụt dòng đầu tiên của mỗi đoạn.
- Cách dòng đơn cho toàn bộ nội dung chính. Thông thường, bạn không cần cách dòng nhiều ở giữa các đoạn trong thư thân mật, nhưng cũng có thể làm nếu làm cho việc đọc dễ dàng hơn.
- Cách một dòng trắng sau câu cuối cùng của nội dung chính.
Kết thúc thư với lời chào cuối phù hợp. 'Trân trọng' vẫn là phổ biến, kể cả với thư thân mật. Tuy nhiên, nếu thư ở mức vừa phải, bạn có thể kết thúc thoải mái hơn. Hãy thử lời chào như 'Hẹn gặp lại!' hoặc 'Chúc bạn may mắn!' nếu gửi cho bạn thân.
- Đặt dấu phẩy sau lời chào cuối cùng, nhưng không cần viết tên sau đó.
- Lời chào cuối cùng nên thẳng hàng với tiêu đề.
Ký tên của bạn. Ký tên ở dưới lời chào cuối. Thường, việc viết bằng chữ thảo thể hiện sự chân thành hơn việc in.
- Nếu bạn thường ký tên khi gửi thư, chỉ cần viết tên của mình. Nhưng nếu người nhận không nhận ra bạn qua tên, hãy viết cả họ của mình.
Email chính thức hoặc kinh doanh qua email
Bắt đầu với một mô tả ngắn nhưng chính xác về mục đích của email. Mô tả này nên được đặt trong tiêu đề, không phải trong phần nội dung của email.
- Nếu người nhận mong đợi email của bạn, mô tả chỉ cần tham chiếu đến tiêu đề. Nếu email không được mong đợi, mô tả này cần phải tinh tế hơn một chút. Mục đích là để người đọc biết họ nên mong đợi gì khi mở email của bạn. Điều này có nghĩa là phần mô tả cần khích lệ người nhận mở thư của bạn.
Bắt đầu email với một lời chào trang trọng. Thông thường, hãy bắt đầu bằng 'Kính gửi' và theo sau là danh xưng của cá nhân hoặc công ty nhận thư.
- Viết rõ tên người nhận cụ thể mỗi khi có thể. Tránh gửi thư cho người không rõ danh tính. Chỉ viết 'Gửi đến những ai quan tâm' như là phương án cuối cùng.
- Thường sử dụng dấu phẩy sau lời chào của một email trang trọng, mặc dù dấu hai chấm vẫn là phù hợp.
- Nếu bạn không chắc chắn về việc xưng hô với người nhận là 'Bà' hay 'Ông', hãy viết tên đầy đủ của họ.
- Cách một dòng trắng sau lời chào chính thức.
Viết nội dung của thư ngắn gọn nhưng cung cấp thông tin. Giống như bất kỳ email nào khác, nội dung chính nên bao gồm phần giới thiệu, nội dung, và kết luận. Hãy giữ cho toàn bộ email, bao gồm cả phần nội dung, càng ngắn và càng trực tiếp về chủ đề càng tốt.
- Căn lề trái cho phần nội dung chính.
- Không thụt đầu dòng.
- Cách một dòng đơn giữa các đoạn trong phần nội dung chính, nhưng xuống hàng một dòng trắng sau đoạn cuối cùng.
Sử dụng lời chào cuối thư lịch sự. Viết 'Trân trọng' hoặc lời chào cuối thư lịch sự khác sau nội dung chính của email và kết thúc bằng dấu phẩy.
- Đảm bảo căn lề trái cho lời chào cuối thư và viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên.
- Các lời kết thư trang trọng khác có thể là 'Cảm ơn', 'Trân trọng' và 'Chúc bạn những điều tốt lành nhất'.
Nhập tên của bạn ngay bên dưới lời chào cuối cùng. Khác với một lá thư viết tay, bạn không thể sử dụng chữ ký viết tay trong email.
- Căn lề trái cho tên của bạn.
Liệt kê thông tin liên lạc của bạn ở phía dưới cùng. Sau tên của bạn, hãy nhập địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, và trang web hoặc blog nếu cần.
- Căn lề trái và cách dòng đơn cho mỗi thông tin này. Hãy viết mỗi thông tin mới trên một dòng riêng.
Email thân mật
Bắt đầu với một mô tả ngắn nhưng chính xác trong tiêu đề email. Điều này giúp người nhận nhanh chóng hiểu nội dung email trước khi mở và dễ hình dung.
Bắt đầu bằng một lời chào lịch sự trong nội dung email. Chọn lời chào phù hợp như 'Kính gửi' và viết tên người nhận ngay sau đó.
- Căn lề trái cho lời chào.
- Nếu viết cho bạn thân, bạn có thể bỏ qua lời chào và chỉ viết tên họ, theo sau là dấu phẩy.
- Cách một dòng trắng giữa lời chào và nội dung email.
Nhập nội dung email. Như bất kỳ email nào khác, nội dung nên gồm phần giới thiệu, phần nội dung, và phần kết. Tuy nhiên, nếu gửi cho bạn thân, kiểu định dạng này có thể không cần thiết.
Kết thúc email với một lời chào tạm biệt. Khi kết thúc email cho bạn bè, không cần phải quá trang trọng, nhưng nên báo hiệu rằng thư sắp kết thúc.
- Nếu viết cho bạn thân, đôi khi việc kết thúc email bằng tên của bạn là hoàn toàn chấp nhận được, hãy bỏ qua lời chào.
Lời khuyên
- Lưu ý rằng có một số khác biệt giữa các bức thư trang trọng ở Mỹ và Anh. Ở Anh, địa chỉ và ngày phản hồi được căn lề phải và dòng tiêu đề được đặt giữa trang. Thêm vào đó, trong thư tiếng Anh, ngày thường được viết theo định dạng tháng-ngày-năm và đặt dấu phẩy sau lời chào chứ không phải dấu hai chấm.
- Nếu bạn không thích định dạng được mô tả ở đây, có thể thử với định dạng canh lề (toàn bộ văn bản được căn lề trái, hàng đầu tiên của mỗi đoạn văn bản không thụt vào), bạn cũng có thể làm quen với định dạng canh lề được sửa đổi (toàn bộ văn bản được căn lề trái, trừ địa chỉ người gửi, ngày và phần kết, các đoạn văn bản không thụt vào ở dòng đầu tiên. Tất cả ba phần đều nên được căn lề vào cùng một vị trí). Tóm lại, các định dạng này cung cấp thông tin tương tự nhau, nhưng được bố trí khác nhau.
