Hướng dẫn đơn giản đánh số thứ tự trong Word, cập nhật mới nhất

Khác với Excel, Word hiện không hỗ trợ điền số thứ tự vào bảng tự động. Nếu bạn cần phải điền số thứ tự hàng loạt, bạn sẽ phải làm như thế nào? Dưới đây là những cách đơn giản mà Mytour sẽ hướng dẫn bạn, áp dụng cho tất cả các phiên bản Word mới nhất. 

Lợi ích của việc biết cách đánh số thứ tự trong Word

Microsoft đã mang lại nhiều lợi ích cho người dùng từ lâu. Word, Excel, PowerPoint và các công cụ khác rất hữu ích trong công việc và học tập. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về lợi ích của việc đánh số thứ tự trong Word. Hãy cùng tìm hiểu và thảo luận nhé.

Tạo tài liệu có cấu trúc và dễ đọc

Đánh số thứ tự giúp tạo ra một cấu trúc logic cho tài liệu của bạn. Khi mỗi mục hoặc phần được đánh số theo thứ tự, người đọc có thể dễ dàng theo dõi luồng thông tin từ mục này đến mục khác một cách tự nhiên. Đồng thời, số thứ tự cho phép bạn sắp xếp các mục theo một thứ tự cụ thể. Điều này hữu ích khi bạn muốn sắp xếp lại thông tin trong tài liệu hoặc tạo danh sách theo thứ tự ưu tiên.

Bên cạnh đó, việc tạo danh mục cho tài liệu cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Word có tính năng tự động tạo danh mục từ số thứ tự. Nếu bạn biết cách tận dụng tính năng này thì sẽ nhanh chóng tạo ra một danh sách các mục chính trong tài liệu. Không những thế, đối với các tài liệu chuyên sâu liên quan đến dự án đồi hỏi sẽ có rất nhiều hạng mục khác nhau. Do đó, nếu bạn biết cách đánh số trong Word thì sẽ giúp người đọc theo dõi các bước hoặc phần cụ thể nào đó một cách thuận tiện hơn.

Chưa kể đến, khi một tài liệu được đánh số thứ tự một cách đúng đắn. Người đọc có thể dễ dàng nhận biết khi nào họ đã đọc qua một mục, cũng như khi nào cần tìm hiểu mục tiếp theo. Như vậy, tất cả người theo dõi tài liệu có thể chủ động được việc đọc thông tin theo khoảng thời gian mình mong muốn.

Tự động cập nhật số thứ tự

Việc biết cách đánh số thứ tự trong Word giúp tự động cập nhật các số thứ tự trong tài liệu của bạn. Điều này có nghĩa là mọi thông số trong văn bản được điều chỉnh tự động, không cần phải nhập tay. Hơn nữa, khi bạn thêm hoặc xóa mục, Word sẽ tự động điều chỉnh số thứ tự trong toàn bộ tài liệu, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của số thứ tự.

Không chỉ thế, nếu bạn muốn di chuyển một mục từ vị trí này sang vị trí khác trong tài liệu, các số thứ tự sẽ tự động “thích nghi” với vị trí mới. Điều này giúp bạn duyệt qua tài liệu và thay đổi vị trí của các mục một cách linh hoạt mà không cần phải sửa đổi số thứ tự thủ công.

Ngoài ra, thao tác này còn giúp người dùng giảm nguy cơ phát sinh lỗi khi sửa đổi số thứ tự, tiết kiệm thời gian khi làm việc với tệp dữ liệu lớn.

Hỗ trợ phân cấp danh sách dễ dàng

Ngoài ra, nếu bạn muốn thay đổi mức độ ưu tiên của một mục trong danh sách, bạn chỉ cần thay đổi số thứ tự hoặc chữ cái của nó, hệ thống của Word sẽ tự điều chỉnh theo ý muốn của bạn. Với tính năng này, bạn dễ dàng quản lý nhiều mức độ và thông tin phức tạp mà không cần phải chỉnh sửa quá nhiều danh mục khác nhau.

Dễ dàng in ấn và chia sẻ

Việc đánh số thứ tự giúp tạo ra một cấu trúc rõ ràng trong tài liệu của bạn. Khi in ấn, số thứ tự và số trang sẽ giúp người đọc theo dõi mục và thông tin một cách dễ dàng.

Đánh số thứ tự trong Word giúp tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Người đọc thường ưa thích tài liệu có cấu trúc và sắp xếp đẹp mắt, và số thứ tự giúp bạn đạt được điều đó. Nếu tài liệu của bạn là hướng dẫn hoặc học thuật, các bước đánh số sẽ giúp bạn chia sẻ thông tin một cách tối ưu hơn. Tóm lại, số thứ tự giúp người đọc dễ dàng xác định và tham khảo các mục cụ thể.

Việc đánh số thứ tự trong Word không chỉ giúp tạo ra cấu trúc và dễ đọc cho tài liệu, mà còn làm nổi bật các mục và thông tin quan trọng. Điều này giúp tài liệu của bạn trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn khi in ấn và chia sẻ. Nếu bạn muốn biết cách đánh số thứ tự như thế nào, hãy tiếp tục đọc phần sau của Mytour.

Hướng dẫn các cách đánh số thứ tự trong Word cực dễ dàng

Đây là phần quan trọng nhất của bài viết, Mytour sẽ hướng dẫn bạn 3 cách đánh số thứ tự vô cùng đơn giản và dễ thực hiện. Để đạt kết quả tốt nhất, hãy theo dõi đến cuối bài viết và không bỏ qua bất kỳ thao tác nào nhé.

Hướng dẫn đánh số thứ tự trên cột trong Word

Với trường hợp đầu tiên này, nhiều người dùng thường gặp khi làm việc với bảng số liệu trong Word. Bảng số liệu thường yêu cầu người dùng phải trình bày một cách rõ ràng để người đọc có thể dễ dàng hình dung được số lượng và thông tin cụ thể giữa các hạng mục. Để làm điều này, chúng ta sẽ đi qua 4 bước cụ thể.

Bước 1: Trên bảng số liệu, di chuyển con trỏ chuột đến vị trí bạn muốn hiển thị số thứ tự. Sau đó, chọn tab “Home” trên thanh công cụ.

Bước 3: Bạn sẽ thấy xuất hiện hộp thoại mới, bạn cần nhập các thông số sau đây: Kiểu số (Number stype), Định dạng số (Number format - loại bỏ các ký tự khác chỉ để lại số), Căn chỉnh (Alignment - vị trí hiển thị số thứ tự). Hoàn tất nhập thông tin, nhấn “OK” để hoàn thành bước này.

Bước 4: Sau khi hoàn thành 3 bước trên, bạn sẽ thấy số thứ tự xuất hiện tại vị trí con trỏ ban đầu. Bây giờ, bạn cần bôi đen toàn bộ cột, sau đó chọn lại tab “Home”, sau đó chọn “Numbering” và cuối cùng là chọn “định dạng số thứ tự vừa tạo”. Nếu bạn làm đúng 4 bước này, bạn sẽ thấy số thứ tự xuất hiện theo phân cấp tăng dần.

Cách đánh số thứ tự trong Word bắt đầu bằng một ký tự bất kỳ

Trong một số trường hợp đặc biệt, khi người dùng không muốn đánh số thứ tự bắt đầu từ số 1, họ có thể làm thế nào? Đừng lo lắng, dưới đây Mytour sẽ hướng dẫn bạn một cách linh hoạt. Cụ thể, bạn có thể đánh số thứ tự bắt đầu từ bất kỳ con số nào bạn muốn. Và trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thực hiện qua 4 bước.

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần bôi đen cột mà bạn muốn đánh số. Sau đó, chọn tab “Home”, tiếp theo là “Numbering” và nhấp vào biểu tượng như hình minh họa.

Bước 2: Sau khi hoàn thành, bạn sẽ thấy một dãy số trên cột hiển thị theo thứ tự tăng dần và bắt đầu từ số 1.

Bước 3: Tại bước này, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào một con số bất kỳ, sau đó chọn “Set Numbering Value”.

Bước 4: Một cửa sổ công cụ mới sẽ hiển thị, bạn cần điền số bạn muốn bắt đầu vào phần “Set value to”. Ví dụ như trong hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Word này, chúng tôi chọn số 5. Sau khi điền xong, nhấn “OK” và bạn sẽ nhận được một bảng thông số như đã mô tả.

Cách đánh số thứ tự liên tục ở 2 cột khác nhau trong Word

Với cách này, bạn có thể tạo ra 2 cột số thứ tự song song với nhau một cách đơn giản và nhanh chóng. Thao tác thực hiện theo hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn đạt được kết quả như mong muốn.

Bước 1: Sau khi đã đánh số thứ tự cho cột 1 theo hướng dẫn của Mytour ở trên, bạn tiếp tục bôi đen cột số thứ tự thứ 2 và chọn mục “Home”.

Bước 2: Tại đây, bạn chọn “Numbering” và tiếp tục chọn định dạng như hình mô tả.

Bước 3: Sau khi hoàn thành các thao tác, bạn sẽ thấy một chuỗi số thứ tự bắt đầu từ số 1. Nếu cần điều chỉnh, chọn “Set Numbering Value” và thiết lập số bắt đầu, sau đó nhấn OK.

Bước 4: Thực hiện đúng 3 bước hướng dẫn như trên, bạn sẽ thấy kết quả như hình sau.

Kết luận

Đó là các cách đánh số thứ tự trong Word mà Mytour đã chia sẻ, đơn giản và nhanh chóng. Nếu bạn gặp vấn đề gì trong quá trình làm việc, hãy để lại bình luận hoặc liên hệ với chúng tôi. Xin cảm ơn bạn đã đọc thủ thuật từ Trang Tin Nhanh Mytour.