Nhật Bản là một trong top 3 nền kinh tế hàng đầu thế giới, được biết đến với sự phát triển vượt bậc trong lĩnh vực khoa học và công nghệ. Do đó, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang tìm kiếm cơ hội hợp tác với Nhật Bản hoặc muốn tham gia các sự kiện, hội nghị để học hỏi kinh nghiệm từ quốc gia này.

Hiện tại, người dân Việt Nam vẫn cần phải có visa công tác để nhập cảnh vào Nhật Bản. Vì vậy, nếu bạn đang dự định đến Nhật Bản với mục đích công việc, hợp tác kinh doanh, hoặc tham gia các sự kiện, hội nghị, hãy đọc kỹ hướng dẫn và kinh nghiệm xin visa công tác Nhật Bản mới nhất trong bài viết này.

1. Visa công tác Nhật Bản là gì?

Visa công tác Nhật Bản, còn được gọi là visa thương mại, là loại thị thực được cấp cho công dân Việt Nam muốn nhập cảnh vào Nhật Bản với các mục đích thương mại như:

• Công việc liên quan đến giao tiếp nghề nghiệp, đàm phán, hội nghị, học tập không bao gồm các hoạt động như ký kết hợp đồng, dịch vụ sau bán hàng
• Giao lưu học thuật – văn hóa
• Tham gia các hoạt động thể thao, dự thi và các sự kiện khác

Tuy nhiên, visa công tác Nhật Bản không phải là loại visa cấp cho những người đi Nhật Bản để làm việc được trả thù lao, tiền lương, hay lao động.

Visa công tác Nhật Bản cho phép công dân của quốc gia khác nhập cảnh vào Nhật trong thời gian ngắn (tối đa 90 ngày, không phải là 3 tháng). Chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ để xin visa thương mại Nhật là phức tạp và rườm rà. Đối với những người mới, việc đỗ visa không dễ dàng, do đó nên tìm sự hỗ trợ từ các dịch vụ chuyên nghiệp.

2. Visa công tác Nhật Bản có bao nhiêu loại?

Hiện nay, visa công tác Nhật Bản chia thành 2 loại chính, bạn có thể lựa chọn loại phù hợp với mục đích nhập cảnh để tiết kiệm chi phí:

Visa thương mại 1 lần – Single (visa ngắn hạn 1 lần)

• Đối tượng: Các công dân nước ngoài đến Nhật Bản cho các mục đích tương tự
• Thời hạn hiệu lực: 3 tháng
• Thời gian lưu trú: 15 ngày

Visa nhiều lần thương mại – Multiple (visa ngắn hạn nhiều lần)

• Đối tượng: Cán bộ công nhân viên của các công ty Nhật, thành viên Hiệp hội Doanh nghiệp Nhật hoặc gia đình (bao gồm vợ/chồng/con, bố/mẹ của nhân viên)
• Thời hạn hiệu lực: 1 năm, 3 năm, 5 năm hoặc 10 năm
• Thời gian lưu trú: 15 ngày, 30 ngày hoặc 90 ngày

Lưu ý: 

• Mặc dù được gọi là “nhiều lần thương mại,” từ lần thứ hai trở đi, visa này cũng có thể được sử dụng cho mục đích du lịch hoặc thăm bạn bè/người thân.
• Visa thương mại 5 năm của Nhật Bản, với thời gian lưu trú mỗi lần từ 30 đến dưới 90 ngày, là lựa chọn phổ biến mà nhiều người quan tâm. Mặc dù yêu cầu khá nghiêm ngặt và tỷ lệ đậu không cao, vẫn có những người đạt được thành công khi xin visa này.

3. Điều kiện xin visa công tác Nhật Bản

Không phải tất cả người nước ngoài muốn đến Nhật Bản đều được cấp visa, mà phải đáp ứng đủ các điều kiện sau đây mới có thể được cấp thị thực công tác Nhật Bản:

• Phải có hộ chiếu còn hiệu lực và đảm bảo quyền lợi và tư cách trở lại nước xuất phát hoặc tái nhập cảnh vào nước đang cư trú.
• Hồ sơ nộp để xin visa phải đầy đủ và chính xác.
• Hoạt động tại Nhật Bản của người xin visa, hoặc các quan hệ hoặc vị trí của họ tại Nhật Bản, cũng như thời hạn lưu trú của họ phải phù hợp với tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú được quy định trong Luật Quản lý xuất nhập cảnh và chấp nhận tị nạn (Điều lệ hành chính số 319 năm 1951, gọi tắt là “Luật xuất nhập cảnh”).
• Không bị cấm nhập cảnh theo các điều khoản của Khoản 1 Điều 5 của Luật xuất nhập cảnh.

Kết quả khi làm visa Nhật Bản tại Mytour – Đảm bảo tỷ lệ đậu 98,6%

4. Chuẩn bị hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản

Những ai muốn xin visa nên sắp xếp hồ sơ cần thiết cho nhập cảnh công tác theo thứ tự và nộp trực tiếp tại cửa sổ lãnh sự hoặc Đại lý ủy thác được chỉ định (phí dịch vụ sẽ tính riêng).

4.1. Chuẩn bị hồ sơ xin visa công tác 1 lần

*Chú ý:

• Trong trường hợp người xin visa tự trả kinh phí: Nộp hồ sơ ở mục【1】và【2】　
• Trong trường hợp bên mời từ Nhật trả kinh phí: Nộp toàn bộ hồ sơ ở mục【1】,【2】và【3】

【1】　Tài liệu cần chuẩn bị từ người xin visa 

Hộ chiếu: Bản gốc

Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×3.5cm): 1 bản gốc

• Phần cuối của tờ khai xin visa, người xin visa chính chủ cần ký tên giống với chữ ký trên hộ chiếu.
• Mặt sau của ảnh phải có ghi rõ họ tên.
• Hồ sơ sẽ không được tiếp nhận nếu có chỉnh sửa ảnh.
• Hồ sơ cần xử lý bằng máy, không được dùng ghim kẹp.

Mẫu đơn khai

Hướng dẫn cụ thể về việc điền đơn khai

Giấy xác nhận đang công tác: 1 bản gốc

• Phải ghi rõ thời gian, vị trí công tác và mức lương.
• Hợp đồng lao động sẽ không được chấp nhận.
• Yêu cầu phải được làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
• Có thể kết hợp thành một bộ tài liệu với “chứng từ chứng minh khả năng chi trả chi phí cho chuyến đi” (như quyết định cử đi công tác hoặc giấy ủy quyền v.v.) như đã nêu ở dưới.

Tài liệu chứng minh khả năng chi trả chi phí cho chuyến đi: 1 trong các giấy tờ sau đây (bản gốc)

a. Quyết định cử đi công tác từ cơ quan quản lý

b. Giấy uỷ quyền

c. Tài liệu tương đương

• Yêu cầu phải làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
• Có thể tổng hợp vào một bộ tài liệu cùng với “giấy xác nhận đang công tác”.

Giấy tờ xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc lịch trình: 1 bản gốc

• Vé tàu hoặc vé tàu cũng sẽ được chấp nhận.
• Khuyến nghị không mua vé trước khi nhận được visa.
• Hành trình không chỉ là một tài liệu mà người xin visa/người mời làm, mà là một bản in của “hành trình bay” ghi chính xác ngày xuất phát/đến nơi, thời gian, tên, và địa điểm xuất phát/đến nơi.

【2】　Tài liệu từ phía mời ở Nhật chuẩn bị

Người mời hoặc Người bảo lãnh giới hạn là công ty, cơ quan, hoặc tổ chức chính phủ tại Nhật Bản.

Giấy mời: 1 bản gốc

• Trong phần mục đích nhập cảnh, hãy ghi rõ hoạt động cụ thể tại Nhật Bản thay vì ghi chung chung “trao đổi ý kiến”.
• Trong trường hợp có từ 2 người trở lên cùng xin visa, hãy cung cấp danh sách người xin visa.
• Nếu cần, các tài liệu như hợp đồng ký kết giữa các công ty hoặc văn bản hội nghị, giấy tờ ghi nội dung giao dịch cũng có thể được chấp nhận.

Mẫu giấy mời

Mẫu danh sách người được mời

Lịch trình dự kiến: 1 bản gốc

• Phía mời bên Nhật phải chịu trách nhiệm viết tài liệu này. Nếu Đại sứ quán xác định rằng phía người xin visa viết tài liệu này sẽ không được cấp visa.
• Bắt buộc phải điền ngày nhập cảnh và ngày rời Nhật. Cần cung cấp thông tin về chuyến bay và sân bay nhập cảnh nếu đã biết.
• Lịch trình cần được viết chi tiết theo từng ngày. Trong trường hợp các hoạt động diễn ra liên tục trong nhiều ngày, có thể ghi “từ ngày... đến ngày...”.
• Đối với ngày nghỉ cuối tuần, không nên ghi chung chung là “ngày nghỉ” hoặc “hoạt động tự do”, mà phải ghi rõ địa điểm cụ thể và hoạt động dự kiến. Nếu lưu trú tại khách sạn, cần cung cấp tên, địa chỉ và số điện thoại của khách sạn.

Mẫu lịch trình dự kiến

Ví dụ minh họa

【3】　Tài liệu cần bổ sung từ phía mời Nhật Bản khi chi trả chi phí

Giấy cam kết bảo lãnh: 1 bản gốc

Lưu ý: Nếu giấy cam kết bảo lãnh thiếu bất kỳ thông tin nào sẽ không được chấp nhận.

Mẫu giấy cam kết bảo lãnh

Tài liệu tổng quan về công ty hoặc tổ chức Nhật Bản: 1 trong các loại tài liệu sau (bản gốc)

a. Bản sao đăng ký kinh doanh

b. Thông tin giới thiệu về công ty, tổ chức (nếu chưa có bản sao đăng ký kinh doanh)

c. Giấy xác nhận đang làm việc (đối với trường hợp cá nhân giáo sư hoặc đại học mời)

Nếu phía mời bên Nhật đã niêm yết trên sàn chứng khoán, có thể thay thế các tài liệu trên bằng bản sao của báo cáo quý “shikiho”.

►Tất cả các tài liệu cần được chuẩn bị cẩn thận, đặc biệt là thư mời gốc và thư bảo lãnh, bất kể là từ công ty ở Việt Nam hay Nhật Bản.

4.2. Hồ sơ đề nghị cấp visa công tác nhiều lần

Ngoài các điều kiện chung, việc đề nghị cấp Visa Nhiều Lần Nhật Bản cần phải đáp ứng một số yêu cầu cụ thể. Dưới đây là chi tiết các điều kiện riêng cho việc xin visa công tác Nhật Bản nhiều lần:

【1】 Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản theo điều kiện C

• Hộ chiếu: Bản gốc
  • Chắc chắn dán tem đóng dấu trên trang hộ chiếu để chứng minh đã từng nhập cảnh vào Nhật trước đó.
  • Nếu không thể chứng minh bằng hộ chiếu mới, hãy nộp cả hộ chiếu cũ.
• Giấy chứng nhận công việc của người xin visa: 1 bản gốc
  • Phải ghi rõ thời gian làm việc, mức lương và chức vụ.
  • Không chấp nhận hợp đồng lao động với công ty.
  • Phải được viết bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
• Giấy giải trình lý do cần xin cấp visa nhiều lần (mẫu tự do): 1 bản gốc

• Cũng có thể sử dụng các tài liệu do cơ quan trực thuộc cấp như quyết định đi công tác.

Mẫu giải trình tham khảo

• Tài liệu chứng minh đáp ứng điều kiện

• Trong trường hợp đã ghi rõ ở mục d và e, hãy dán tem vào trang visa của hộ chiếu và dấu nhập cảnh chứng minh rằng trong 3 năm gần đây đã từng đến Nhật và các nước thuộc G7.
• Nếu không thể chứng minh bằng hộ chiếu mới, vui lòng nộp cả hộ chiếu cũ.

【2】 Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản theo điều kiện D

• Hộ chiếu: Bản gốc
• Tờ khai xin visa (đã dán ảnh thẻ kích thước 4.5cm×4.5cm): 1 bản gốc

• Phần cuối của tờ khai xin visa phải được người xin visa chính thức ký tên giống với chữ ký trên hộ chiếu.

4.3. Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản

• Hướng dẫn tại trang này chỉ là các tài liệu cơ bản cần nộp khi xin visa thương mại Nhật Bản.
• Hồ sơ thiếu hoặc không đầy đủ thông tin sẽ không được tiếp nhận.
• Tùy từng trường hợp, có thể sẽ yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc phỏng vấn.
• Nếu Đại sứ quán yêu cầu nhưng không bổ sung giấy tờ hoặc không phỏng vấn, hồ sơ sẽ bị dừng xét duyệt.
• Có trường hợp sẽ cần thời gian xét duyệt lâu hơn vài tuần, hãy thu xếp thời gian thoải mái để nộp hồ sơ xin visa.
• Nếu cần trả lại bản gốc, vui lòng nộp thêm 1 bản sao photocopy.
• Trừ các giấy tờ có thời hạn hiệu lực cụ thể, tất cả giấy tờ trong hồ sơ nộp phải được cấp trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành.
• Hồ sơ đã nộp cho Đại sứ quán sẽ không được hoàn trả.

5. Địa chỉ nộp hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản

Hồ sơ có thể được nộp tại Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam hoặc tại các Đại lý ủy thác như VFS Global và 14 đại lý du lịch khác.

Thông tin chi tiết về địa chỉ, số điện thoại và giờ làm việc của các địa điểm tiếp nhận hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản có thể được tìm thấy tại đây.

*Chú ý: Hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán không thể gửi qua bưu điện, email hoặc Fax.

6. Phí xin visa công tác Nhật Bản

Lệ phí xin visa công tác Nhật Bản bao gồm các khoản phí sau:

►Phí xử lý tại sứ quán

Bảng giá này có hiệu lực từ ngày 1/4/2023 đến 31/3/2024

►Phí dịch vụ của VFS Global: 200.000 VNĐ cho mỗi đương đơn

►Phí hỗ trợ dịch vụ (nếu có nhu cầu sử dụng dịch vụ của VFS Global)

►Phí dịch thuật và công chứng hồ sơ (tiếng Anh/ tiếng Nhật): khoảng 115.000 VNĐ mỗi trang (nếu cần)

Cũng có phí vận chuyển hồ sơ, giấy tờ, và các chi phí khác nếu có

Tổng chi phí để xin visa công tác Nhật Bản thường là khoảng 2.000.000 VNĐ/người. Đây là mức phí khá thấp so với nhiều quốc gia khác, vì bạn chỉ trả phí sau khi được cấp visa. Tuy nhiên, để tiết kiệm chi phí và đạt tỷ lệ đậu visa lên đến 98,6%, bạn có thể xem xét dịch vụ làm visa công tác Nhật tại Mytour, cam kết phí trọn gói và không phát sinh thêm phí.

7. Quy trình xin visa công tác Nhật Bản

Quy trình xin visa thương mại Nhật Bản khá đơn giản, gồm 5 bước chính. Bước quan trọng nhất là chuẩn bị hồ sơ, bởi đó là yếu tố quyết định liệu bạn sẽ được cấp visa hay không.

Để biết chi tiết về quy trình và cách kiểm tra kết quả xin visa Nhật Bản, bạn vui lòng truy cập tại đây!

8. Thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản mất bao lâu?

Cần ít nhất 15 ngày làm việc để xem xét và cấp visa cho những người đã hoàn tất thủ tục nộp hồ sơ (trong trường hợp nộp qua Đại lý ủy thác thì cần ít nhất 10 ngày làm việc).

Đại sứ quán sẽ không cấp visa sớm cho bất kỳ ai trừ trường hợp nhân đạo.

*Lưu ý mới nhất: Do dự kiến có nhiều hồ sơ được nộp và số lượng visa có hạn, nên không có thời gian cụ thể cho việc xem xét hồ sơ xin visa cho đến khi có thông báo kết quả.

9. Dịch vụ hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản

Là một người muốn thăm Nhật Bản để tham gia các cuộc thảo luận thương mại hoặc tham gia các sự kiện kinh tế quan trọng, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho mọi cuộc gặp gỡ và trao đổi. Điều này làm cho việc lựa chọn một dịch vụ làm visa thương mại đáng tin cậy trở nên cần thiết hơn bao giờ hết, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.

Mytour là một trong những đơn vị làm visa được khách hàng yêu thích và tin tưởng trong hơn 10 năm qua. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ làm visa chất lượng, tận tâm và minh bạch, luôn sẵn lòng hỗ trợ và tư vấn bạn một cách chính xác nhất trong quá trình nộp hồ sơ. Hãy liên hệ với Mytour qua số điện thoại 1900.0284 hoặc điền form để được tư vấn miễn phí ngay hôm nay!