Hướng dẫn Gọi họp hội nghị

Với sự gia tăng của đội ngũ lao động sử dụng điện thoại di động và xu hướng làm việc từ xa, cuộc gọi họp hội nghị—nơi ba người trở lên tại nhiều địa điểm có thể trò chuyện qua điện thoại cùng một lúc—đang dần trở thành phương thức giao tiếp phổ biến trong công việc. Dưới đây, Mytour sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện cuộc gọi họp hội nghị.

Gọi một trong những người sẽ tham gia cuộc gọi họp hội nghị. Bạn có thể tìm thấy họ trong danh bạ của mình hoặc nhấn phím để gọi số mong muốn.

• Khi cuộc gọi được thiết lập, hãy chạm vào Add Call (Thêm cuộc gọi). Người đầu tiên bạn gọi sẽ được chuyển sang trạng thái giữ máy (Hold).

Gọi người tiếp theo. Hãy nhắc lại rằng bạn có thể sử dụng danh bạ của mình hoặc nhấn số cần gọi.

Nhấn vào Merge Call (Kết hợp cuộc gọi). Người thứ hai bạn gọi sẽ được thêm vào cuộc gọi.

• Bạn có thể tổ chức cuộc gọi hội nghị với tối đa năm người, tùy thuộc vào nhà mạng của bạn.
• Phương thức này áp dụng được cho cả Apple iPhone và Android HTC Hero.

Tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ phù hợp. Các công ty như GoToMeeting hay Skype cho phép bạn tổ chức cuộc gọi thoại/video hội nghị với một số lượng người nhất định. Khoảng giá có nhiều mức, từ miễn phí đến vài triệu đồng mỗi năm, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của bạn và hình thức dịch vụ mong muốn.

• Bạn có thể trả phí cho từng cuộc gọi hội nghị (được tính phí dựa trên số lượng người đã gọi, cuộc gọi kéo dài bao lâu v.v...) hoặc mua dịch vụ có mức giá chung, theo đó bạn sẽ không bị giới hạn quyền thực hiện cuộc gọi hội nghị và chỉ cần trả giá cố định hàng tháng.
• Thông thường, chỉ người tổ chức cuộc gọi mới phải trả phí dịch vụ.
• Một số dịch vụ có thể yêu cầu bạn mua phần cứng và/hoặc thêm hay chuyển đổi dịch vụ khoảng cách xa, nhưng cũng có dịch vụ trả trước cho phép bạn sử dụng điện thoại cố định, điện thoại di động hoặc máy tính.
• Cân nhắc xem bạn muốn được miễn phí hay người tham gia phải trả phí khoảng cách xa khi gọi.
• Cuộc gọi hội nghị có thể được thực hiện cùng lúc với hội nghị web để những người tham gia xem văn bản hoặc bài thuyết trình khi đang thực hiện cuộc gọi. Tính năng này nằm trong gói của một số nhà cung cấp, nhưng bạn có thể thực hiện điều này một cách riêng rẽ (ví dụ như yêu cầu tất cả mọi người tham gia truy cập vào cùng đường dẫn URL hoặc mở cùng tập tin đính kèm trong email khi đang trong cuộc gọi).

Thu thập tất cả thông tin mà người tham gia sẽ cần để gọi. Thường thì đó là số điện thoại và một số dạng mật khẩu.

• Thử kết nối trước nếu bạn cảm thấy lạ lẫm với phần mềm bạn sẽ sử dụng.

Xếp lịch cho buổi họp hội nghị của bạn và mời người khác tham gia. Hãy tham khảo một số gợi ý về cách tổ chức cuộc gọi hội nghị.

Chọn không gian phù hợp. Đảm bảo rằng bạn sẽ thực hiện cuộc gọi tại một địa điểm yên tĩnh có ít tiếng ồn nhất.

Bắt đầu cuộc họp. Hãy đến đúng giờ hoặc tham gia vào cuộc gọi hội nghị sớm hơn mười phút nếu có thể. Một số ứng dụng không cho phép bạn tham gia trước giờ đã định, trong khi có những ứng dụng khác yêu cầu người tổ chức cuộc gọi đăng nhập bằng mật khẩu đặc biệt trước khi bất kỳ ai có thể nói chuyện với nhau.

Chờ đợi mọi người tham gia và bắt đầu cuộc trò chuyện!

• Giảm thiểu việc chạm vào tài liệu hoặc gõ phím để tránh tạo ra tiếng ồn không mong muốn.
• Nhấn nút tắt âm khi bạn không nói chuyện hoặc cần hắt xì.
• Hạn chế nhai kẹo cao su, ăn bim bim hoặc bất kỳ thứ gì khác trong cuộc gọi hội nghị.

• Nếu có đối tác hoặc nhân viên từ các quốc gia khác ngoài Mỹ muốn tham gia cuộc gọi hội nghị, đảm bảo rằng họ có khả năng truy cập và kết nối vào cuộc họp.
• Đảm bảo rằng bạn đã xem xét cẩn thận về chi phí của số điện thoại không phải là miễn cước và số điện thoại miễn cước, vì có thể có sự chênh lệch đáng kể giữa chúng.
• Khi lựa chọn nhà cung cấp cuộc gọi hội nghị, hỏi về bất kỳ chi phí nào có thể phát sinh và yêu cầu thông tin về chi phí hàng tháng.