Hướng dẫn gộp ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu

Gộp ô (Merge Cell) thông thường thường dẫn đến mất mát dữ liệu ở các ô liên quan. Hướng dẫn dưới đây sẽ giới thiệu cách gộp ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu, giúp bạn tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn.

CÁCH GỘP Ô TRONG EXCEL MÀ KHÔNG GÂY MẤT DỮ LIỆU

Gộp ô trong Excel mà không mất dữ liệu, bạn có thể thực hiện như sau:

Cách 1: Gộp các ô trong cột sử dụng Justify và Merge & Center

- Lựa chọn phương pháp này khi bạn muốn gộp các ô trong một cột và giữ nguyên dữ liệu. Nếu muốn gộp các ô trong nhiều cột, cách này sẽ không phù hợp.

- Ví dụ, để gộp các ô trong cột C như hình dưới, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn các ô trong cột bạn muốn gộp mà không làm mất dữ liệu -> sau đó điều chỉnh kích thước cột sao cho ô đủ chứa tất cả dữ liệu sau khi gộp.

Bước 2: Tab Home -> Fill -> sau đó chọn Justify.

Bước 3: Sau khi chọn Justify, dữ liệu ở tất cả các ô sẽ di chuyển lên ô đầu tiên -> Tiếp theo, chọn lại các ô cần gộp -> sau đó, chọn Merge & Center nếu muốn gộp ô và căn giữa dữ liệu hoặc Merge Cells nếu muốn gộp ô mà không thay đổi vị trí dữ liệu sau khi gộp.

Kết quả, bạn đã gộp ô mà không làm mất dữ liệu như trong hình dưới:

Cách 2: Gộp ô bằng cách sử dụng hàm Concatenate và tính năng Merge & Center

Để biết thêm, bạn có thể đọc bài viết về Hàm Concatenate, một công cụ giúp nối chuỗi ký tự trong Excel.

Trong phương pháp này, chúng ta sẽ sử dụng hàm Concatenate để gộp dữ liệu từ các ô cần gộp, sau đó áp dụng Merge & Center để kết hợp các ô.

Bước 1: Chọn một ô bất kỳ bên cạnh các ô cần gộp -> Nhập hàm =CONCATENATE(C3, ' ', D3, ' ', E3), trong đó C3, D3, E3 là các ô cần gộp -> Nhấn Enter để xem kết quả như trong hình dưới.

Bước 2: Sao chép dữ liệu từ ô (1) sử dụng hàm và dán vào ô đầu tiên trong các ô cần gộp (dán dữ liệu 'Value' mà không dán công thức hàm Concatenate bằng cách sao chép dữ liệu từ ô chứa hàm -> sau đó chuột phải vào ô đầu tiên (2) trong các ô cần gộp và chọn Value trong Paste Options).

Sau bước này, dữ liệu của các ô cần gộp đã hiển thị trong ô đầu tiên của nhóm các ô cần gộp.

Bước 3: Tiếp theo, bạn xóa ô chứa hàm Concatenate -> sau đó chọn lại các ô cần gộp dữ liệu và chọn Merge & Center hoặc Merge Cell tùy ý để gộp ô trong Excel.

Khi xuất hiện thông báo như hình dưới, bạn nhấn chọn OK.

Và kết quả là các ô sẽ được gộp mà dữ liệu vẫn nguyên vụ.

Cách 3: Sử dụng mã VBA

Đây là phương pháp có vẻ phức tạp hơn một chút, nhưng sẽ giúp bạn gộp ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu một cách nhanh chóng.

Bước 1: Bạn chọn ô cần gộp mà không làm mất dữ liệu, sau đó vào View ->Macros (hoặc nhấn tổ hợp Alt + F8) để mở cửa sổ Macro.

Bước 2: Trong hộp thoại Macro -> bạn nhập tên cho macro không dấu và chọn Create để mở cửa sổ Visual Basic for Applications.

Bước 3: Cửa sổ Visual Basic for Applications hiện ra -> bạn sao chép đoạn mã dưới đây và dán vào phần Sub (tên macro vừa đặt) :

... End Sub.
Dim Cll As Range, Temp As String
On Error Resume Next
If Selection.MergeCells = False Then
For Each Cll In Selection
If Cll <> '' Then Temp = Temp + Cll.Text + ' '
Next Cll
Selection.Merge
Selection.Value = Left(Temp, Len(Temp) - 1)
Else
Selection.UnMerge
End If
Selection.HorizontalAlignment = xlCenter
Selection.VerticalAlignment = xlCenter

Sau đó, nhấn biểu tượng Run để chạy macro gộp ô không mất dữ liệu.

Sau khi xuất hiện thông báo nhỏ giống như trong Cách 2 -> nhấn OK để gộp các ô bạn đã chọn.

Các ô còn lại trong tệp Excel mà bạn muốn gộp tương tự thì chỉ cần chọn các ô cần gộp, sau đó nhấn tổ hợp Alt + F8 (hoặc chọn View -> Macros) -> Trong hộp thoại Macro, nhấp đúp chuột vào tên macro bạn đã tạo để chạy macro.

Và kết quả, các ô còn lại muốn gộp cũng đã được gộp thành công:

Như vậy, mình vừa hướng dẫn chi tiết ba cách Gộp ô trong Excel không mất dữ liệu. Thao tác không khó, hy vọng sau đọc bài viết này, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn trong quá trình gộp ô với dữ liệu giữ nguyên trong Excel. Ngoài ra, kỹ thuật ngắt dòng trong ô Excel cũng giúp bạn tổ chức dữ liệu trên bảng tính một cách sạch sẽ và chuyên nghiệp hơn. Hãy xem chi tiết cách ngắt dòng trong ô Excel tại đây.

Nếu bạn quan tâm đến việc tách ô trong Excel, ví dụ như việc chia một ô thành hai ô, hãy tham khảo bài viết hướng dẫn tách một ô thành hai ô trong Excel mà Mytour đã chia sẻ. Chúc bạn thành công!