Buzz
Chia sẻ cách sử dụng tính năng 'Mail Merge' (Gộp thư) trong Microsoft Word. Tính năng này giúp bạn tự động điền thông tin liên lạc từ bảng tính vào mỗi bản sao văn bản. Điều này rất tiện lợi khi bạn muốn cá nhân hóa thư hoặc tờ khai mà không cần phải viết tên hay địa chỉ cho từng người.
Các Bước Thực Hiện
Tạo Bảng Thông Tin Liên Lạc
Mở Microsoft Excel. Mở chương trình Microsoft Excel với biểu tượng chữ 'X' trắng trên nền màu xanh lá. Trang Excel mới sẽ hiển thị ngay.
- Nếu bạn đã có bảng thông tin Excel, chuyển ngay đến bước nhập thông tin từ Excel.
Mở Bảng tính mới. Lựa chọn này ở góc trái trang 'Mới'. Bảng tính mới sẽ xuất hiện ngay.
Thêm tiêu đề liên lạc. Nhập lần lượt các tiêu đề sau vào từng ô, bắt đầu từ ô A1 sang phải:
- FirstName (Tên) - Tên người liên lạc nhập ở cột này (ô A1).
- LastName (Họ) - Họ người liên lạc nhập ở cột này (ô B1).
- Tel (Số điện thoại) - Số điện thoại người liên lạc nhập ở cột này (ô C1).
- StreetAddress (Địa chỉ) - Địa chỉ người liên lạc nhập ở cột này (ô D1).
- City (Thành phố) - Thành phố người liên lạc sống nhập ở cột này (ô E1).
- State (Tỉnh) - Tỉnh người liên lạc sống nhập ở cột này (ô F1).
- ZIP (Mã ZIP) - Mã ZIP người liên lạc nhập ở cột này (ô G1).
- Email - Địa chỉ email người liên lạc nhập ở cột này (ô G1).
Nhập thông tin liên lạc. Từ ô số 2 của cột A, nhập thông tin liên lạc cho mỗi người bạn muốn sử dụng cho gộp thư.
- Đảm bảo thông tin nhập chính xác trước khi tiếp tục.
Lưu văn bản. Thực hiện các bước sau:
- Windows - Nhấp vào Tệp, nhấp vào Lưu Dưới Dạng, nhấp đúp vào Máy Tính Này, nhấp vào thư mục lưu bên trái cửa sổ, nhập tên văn bản vào trường 'Tên Tập Tin' và nhấp vào Lưu.
- Mac - Nhấp vào Tệp, nhấp vào Lưu Dưới Dạng..., nhập tên văn bản vào trường 'Lưu Dưới Dạng', chọn thư mục lưu bằng cách nhấp vào ô 'Nơi Lưu', rồi nhấp vào một thư mục và nhấp vào Lưu.
- Nhớ thư mục lưu bạn đã chọn, vì bạn sẽ cần tìm bảng tính Excel ở bước tiếp theo.
Đóng Excel. Nhấp vào X ở góc phải cửa sổ Excel (trên Windows) hoặc hình tròn đỏ ở góc trái (trên Mac). Bây giờ bạn có thể chuyển sang bước gộp thư trong Microsoft Word.
Nhập thông tin liên lạc vào Word
Mở Microsoft Word. Đây là ứng dụng có biểu tượng chữ 'W' màu trắng trên nền xanh dương. Tương tự như với Excel, trang 'New' (Mới) sẽ hiển thị ngay.
- Nếu bạn đã có sẵn văn bản Microsoft Word để nhập thông tin Excel, bạn chỉ cần nhấp đúp để mở tập tin đó và bỏ qua bước tiếp theo.
Nhấp vào Văn bản mới (Văn bản mới). Ô màu trắng ở góc trái trang. Văn bản Microsoft Word mới sẽ xuất hiện trên màn hình.
Nhấp vào thẻ Thư (Thư). Thẻ này ở góc trái cửa sổ Microsoft Word. Một thanh công cụ sẽ hiển thị ngay bên dưới dòng thẻ.
Nhấp vào Chọn Người Nhận (Chọn người nhận). Lựa chọn trong phần 'Bắt đầu gộp thư' của thanh công cụ Thư. Thao tác này mở ra một trình đơn khác tại đây.
Nhấp vào Sử dụng danh sách có sẵn… (Sử dụng danh sách có sẵn…). Lựa chọn này sẽ xuất hiện trong trình đơn. Một cửa sổ mới ngay lập tức hiện ra.
- Nếu bạn muốn sử dụng danh bạ Outlook, bạn có thể chọn Chọn từ Danh bạ Outlook trong trình đơn đang hiển thị.
- Bạn cũng có thể nhập danh sách thông tin liên lạc tạm thời vào Word bằng cách chọn Nhập danh sách mới. Cách này hữu ích khi bạn chỉ cần nhập thông tin liên lạc của vài người.
Chọn bảng tính Excel chứa thông tin liên lạc. Ở phần bên trái cửa sổ, bạn sẽ nhấp vào thư mục chứa bảng tính Excel và chọn bảng tính đó.
Nhấp vào Mở (Mở). Lựa chọn này nằm ở góc dưới cùng bên phải cửa sổ.
Xác nhận quyết định. Nhấp vào tên trang tính Excel trong cửa sổ hiển thị, sau đó nhấp vào OK ở góc dưới cửa sổ. Trang tính Excel của bạn sẽ được chọn làm nguồn thông tin liên lạc.
- Đảm bảo rằng ô 'Dòng đầu tiên chứa tiêu đề cột' ở cuối cửa sổ đã được đánh dấu chọn.
Sử dụng tính năng gộp thư
Di chuyển đến vị trí bạn muốn chèn thông tin liên lạc. Tìm vị trí cần chèn thông tin liên lạc (chẳng hạn như ở trên văn bản) và nhấp vào để đặt con trỏ chuột.
Nhấp vào Chèn Trường gộp (Chèn trường gộp). Lựa chọn này nằm trong phần 'Viết & Chèn Trường' của thẻ Mailings. Một trình đơn sẽ hiển thị ở đây.
- Bạn có thể cần nhấp vào thẻ Mailings một lần nữa trước khi thực hiện điều này.
Chọn loại thông tin. Trong trình đơn hiển thị, bạn cần nhấp chọn tên của một trong các tiêu đề trong bảng tính Excel.
- Ví dụ, nhấp vào FirstName (Tên) trong trình đơn nếu bạn muốn chèn thẻ cho phần tên của người liên lạc.
Thêm thông tin khác vào vị trí phù hợp. Điều này bao gồm các thông tin như địa chỉ, họ, số điện thoại của người liên lạc.
Nhấp vào Hoàn tất & Gộp (Hoàn tất và Gộp). Lựa chọn này nằm ở góc ngoài cùng bên phải thanh công cụ của thẻ Mailings. Một trình đơn sẽ xuất hiện tại đây.
Chọn một trong các tùy chọn gộp. Nhấp vào lựa chọn sau đây:
- Chỉnh sửa từng văn bản - Lựa chọn này mở văn bản của từng người nhận để bạn có thể tùy chỉnh thông tin.
- In văn bản... - Cho phép bạn in bản sao văn bản cho từng cá nhân trong bảng thông tin liên lạc.
- Gửi Email... - Cho phép bạn gửi văn bản qua email, sử dụng địa chỉ email từ bảng thông tin liên lạc.
Thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình. Tùy thuộc vào lựa chọn, bạn có thể thấy một bảng xem trước (ví dụ, nếu bạn chọn Email, nhập tiêu đề và nhấp OK). Thao tác này hoàn tất quy trình gộp thư.
Gợi ý
- Tính năng gộp thư rất hữu ích khi tạo hóa đơn, tờ khai, báo cáo hoặc cần tạo lượng lớn văn bản với thông tin cá nhân phải nhập cho từng cá nhân.
Cảnh báo
- Luôn kiểm tra thông tin liên lạc trước khi nhập vào Word để tránh sai sót, chẳng hạn như việc nhập tên sai hoặc gửi văn bản đến địa chỉ email không đúng.
