Hướng Dẫn Gộp Thư với Hình Ảnh trong Word 2016

Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách gộp thư có chứa hình ảnh trong Word 2016, giúp bạn tạo thẻ cho học sinh, sinh viên, nhân viên... một cách nhanh chóng và chính xác.

Để thực hiện việc gộp thư từ bảng Excel, bạn cần sẵn sàng 3 tệp dữ liệu:

- Tệp mẫu gộp thư với định dạng Word 2003

- Danh sách cần Trộn Thư được Lưu trong File Excel

- Thư Mục Chứa Ảnh sẽ Được Sử Dụng Trong Quá Trình Trộn Thư

Chú ý rằng File Dữ Liệu từ Excel phải Có Hàng Tiêu Đề Ở Đầu Tiên, Do Đó Bạn Không Nên Thêm Bất Kỳ Nội Dung Nào Bên Trên:

File Word Lưu Trữ Nội Dung Mẫu Thư Cần Trộn:

Thư Mục Chứa Hình Ảnh, Hãy Chú Ý Rằng Tên File Ảnh Cần Trùng Khớp Với Tên Được Nhập Trong Cột Ảnh Trong File Excel:

Để Tạo Mẫu Thẻ Học Sinh, Thực Hiện Theo Các Bước Dưới Đây:

Bước 1: Sao Chép Nội Dung Bảng Chứa Thông Tin Học Sinh Và Hình Ảnh Bằng Cách Lựa Chọn Nội Dung -> Chuột Phải Chọn Sao Chép:

Bước 2: Vào Thẻ Mailings -> Start Mail Merge -> Labels:

Bước 3: Mở Hộp Thoại Tùy Chọn Nhãn và Chọn Nhãn Mới…

Bước 4: Trong Hộp Thoại Chi Tiết Nhãn Thực Hiện Các Lựa Chọn Sau:

- Kích Thước Trang: Chọn Khổ Giấy A4 Dọc (Tùy Thuộc Cách Bạn Tạo Thư Để Chọn Khổ Giấy)

- Số Cột Trên Mỗi Trang: Lựa Chọn Số Cột Của Nhãn Trên 1 Trang, Chọn Giá Trị 2 (Số Nhãn Trên 1 Trang Xếp Theo Chiều Ngang Gồm 2 Cột)

- Số Dọc: Số Hàng Của Nhãn Chọn Giá Trị 4 (Số Nhãn Thư Trên 1 Trang Xếp Theo Chiều Dọc 4 Thư)

Chú Ý: Số Ngang =2, Số Dọc =4 => Trên 1 Trang Giấy Có 8 Thư Chia 2 Cột Trên 1 Trang.

- Lề Trên: Chọn Lề Trên Cho Nhãn, Ở Đây Chọn 5mm

- Lề Bên: Chọn Lề Trái Cho Nhãn Ở Đây Chọn 5mm

- Chiều Cao Nhãn: Lựa Chọn Chiều Cao Cho Nhãn, Bạn Cần Tính Toán Chiều Cao Như Sau:

+ Khổ Giấy A4 Có Chiều Cao 29.7cm, Ở Mục Trên Lựa Chọn Số Dọc =4 Tức 1 Trang Giấy Chứa 4 Thư Hay 4 Nhãn => Chiều Cao Mỗi Nhãn =(Chiều Cao Khổ Giấy – Lề Trên – Lề Dưới):4 =(29.7-0.5-0.5)=6.4cm

- Chiều Rộng Nhãn: Chiều Rộng Của Nhãn, Ở Trên Chọn 1 Trang Giấy Có 2 Cột (Số Dọc =2) => Chiều Rộng Nhãn Được Tính = (Chiều Rộng Khổ Giấy – Lề Trái, Lề Phải) :2 = (29.7-0.5-0.5):2=9.5cm

- Khoảng Cách Dọc: Khoảng Cách Giữa Các Nhãn Theo Chiều Dọc = Chiều Cao Của Nhãn + Lề Trên + Lề Dưới = 6.4+0.5+0.5=7.4cm

- Khoảng Cách Ngang: Khoảng Cách Giữa Các Nhãn Theo Chiều Ngang = Độ Rộng Của Nhãn + Lề Trái + Lề Phải=9.5+0.5+0.5 =10.5cm

Chú Ý Các Giá Trị Ở Trên Được Tính Tùy Thuộc Cách Bạn Lựa Chọn Số Nhãn Trên 1 Trang.

Bước 5: Kích Chọn Đồng Ý -> Lựa Chọn Tên Nhãn Vừa Tạo -> Kích Chọn Đồng Ý:

Bước 6: Sau Khi Chọn Đồng Ý Hộp Thoại Thông Báo Để Sử Dụng Nhãn -> Hệ Thống Xóa Dữ Liệu Trên Trang -> Kích Chọn Đồng Ý:

Bước 7: Kết Quả Đã Tạo Nhãn Theo Khung Gồm 8 Nhãn Trên 1 Trang Chia Làm 2 Cột:

Bước 8: Kích Chuột Vào Nhãn Đầu Tiên Dán Nội Dung Đã Copy Từ Bước 1 -> Được Kết Quả:

Bước 9: Đặt Con Trỏ Chuột Tại Vị Trí Cần Chèn Ảnh Của Nhãn Đầu Tiên -> Vào Thẻ Chèn -> Hình Ảnh:

Bước 10: Lựa Chọn Đường Dẫn Tới File Ảnh Cần Chèn Tương Ứng -> Chú Ý Lựa Chọn Liên Kết Đến Tệp Không Lựa Chọn Chèn Nếu Không Quá Trình Trộn Thư Báo Lỗi:

Kết Quả Đã Chèn Được Ảnh Vào Thẻ:

Bước 11: Nhấn Tổ Hợp Phím Alt + F9 Để Mở Cửa Sổ Mã Nguồn Cho Hình Ảnh:

Bước 12: Quay Trở Lại Thư Mục Chứa Hình Ảnh -> Sao Chép Đường Dẫn Tới Thư Mục:

Bước 13: Thay Thế Đường Dẫn Của File Ảnh Bằng Đường Dẫn Của Thư Mục Vừa Sao Chép:

Bước 14: Trong Thẻ Mailings Kích Chọn Select Recipients -> Use an Existing List (Để Lựa Chọn File Excel Chứa Danh Sách Cần Chèn) -> Hộp Thoại Xuất Hiện Lựa Chọn Đường Dẫn Tới File Excel Chứa Danh Sách:

Bước 15: Lựa Chọn Tên Sheet Chứa Danh Sách -> Kích Chọn OK:

Bước 16: Đặt Con Trỏ Chuột Tại Vị Trí Chứa Tên File Của Ảnh -> Kích Chọn Thẻ Maillings -> Insert Merge Field -> Lựa Chọn Trường photo Tương Ứng Tên File Ảnh:

Kết Quả Đã Chèn Trường Photo Vào Trong Ảnh:

Tương tự, lựa chọn các trường tương ứng cho tên học viên, ngày sinh…

Bước 16: Nhấn tổ hợp phím Alt + F9 để quay lại chế độ ban đầu -> kích chọn biểu tượng Update Labels:

Sau khi Labels được cập nhật, tất cả các nhãn đã được cập nhật:

Bước 17: Kích chọn Finish & Merge -> Edit Individual Document để kiểm tra quá trình trộn ảnh đã thành công hay chưa:

Bước 18:  Chọn All để xem trước tất cả các nhãn:

Kết quả sau khi cập nhật tất cả các nhãn:

Tuy nhiên, đối với trường hình ảnh chưa được cập nhật -> nhấn phím F5 để làm mới -> đạt được kết quả:

Nếu nhấn F5 mà hình ảnh vẫn chưa được cập nhật, hãy kiểm tra lại đường dẫn file ảnh và đảm bảo bạn đã chọn Link to File trong quá trình chèn ảnh. Đồng thời, kiểm tra xem mẫu thư đã ở định dạng Word 2003 hay chưa.

Bước 19: Quay lại file .docx và sao chép phần tiêu đề tạo thẻ cho học sinh:

Bước 20: Dán nội dung của thẻ đã trộn vào đây:

Bước 21: Cập nhật Labels cho tất cả các nhãn để có kết quả cuối cùng:

Như vậy, bạn đã trộn thư thành công với hình ảnh. Bạn chỉ cần Save file mới tạo vào ổ đĩa của mình.

Trong quá trình trộn thư với hình ảnh, các bạn cần chú ý đến những điều sau:

- File chứa mẫu trộn thư phải ở định dạng Word 2003 (.doc)

- Tên file ảnh cần chèn phải trùng và tương ứng với thứ tự học sinh trong file Excel

- Ở bước chèn ảnh, sau khi lựa chọn xong, hãy chọn chế độ Link to file và không chọn Insert.

Chúc các bạn thành công trong việc trộn thư với hình ảnh trong Word 2016. Hy vọng hướng dẫn trên sẽ hữu ích cho bạn!