Buzz
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách gửi và nhận fax online mà không cần máy fax hoặc đường dây điện thoại. Bạn chỉ cần thực hiện trên máy tính của mình.
Cách hoạt động của máy fax
Tất cả máy fax hiện nay đều được kết nối qua đường dây điện thoại cũ. Khi bạn sử dụng máy fax, máy sẽ tự động gọi đến số bạn chỉ định. Máy fax đích sẽ trả lời và tài liệu sẽ được truyền qua cuộc gọi.
Quá trình này được phát minh trước khi có Internet. Để gửi fax, người dùng có thể nhập tài liệu, in ra và quét vào máy fax, sau đó gửi qua đường dây điện thoại. Người nhận fax có thể quét tài liệu và chuyển đổi thành file kỹ thuật số. Tuy nhiên, một hạn chế của phương pháp này là chất lượng hình ảnh có thể bị giảm.
Giải pháp tốt nhất hiện nay là gửi tài liệu qua email hoặc các phương thức trực tuyến bảo mật. Nhiều doanh nghiệp cho rằng fax là phương thức gửi tài liệu an toàn, nhưng thực tế không phải vậy. Nếu có ai đó đang nghe trên đường dây điện thoại, họ có thể dễ dàng chặn tất cả các tài liệu fax.
Hiện không có cách nào để kết nối máy fax trực tiếp thông qua Internet, vì máy fax chỉ được kết nối qua đường dây điện thoại. Để gửi fax trực tuyến, chúng ta cần sử dụng các cổng gateway chấp nhận tài liệu qua mạng Internet và gửi dữ liệu đến máy fax.
Gửi fax từ máy tính
Tất nhiên, bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ Fax and Scan tích hợp sẵn trên hệ điều hành Windows của Microsoft để gửi fax. Tuy nhiên, máy tính của bạn cần được kết nối với đường dây điện thoại. Nếu bạn thường xuyên gửi và nhận fax, bạn có thể xem xét việc sử dụng dịch vụ fax trả phí để tiện lợi hơn.
Tuy nhiên, giải pháp này không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất. Nếu công việc của bạn liên quan đến việc gửi và nhận fax thường xuyên, bạn nên xem xét việc mua máy fax hoặc modem để kết nối với điện thoại cố định.
Quét tài liệu hoặc sử dụng file số
Quy trình vô cùng đơn giản. Bước đầu tiên là quét tài liệu mà bạn muốn gửi fax, tương tự như khi bạn gửi tài liệu qua email. Nếu không có máy quét, bạn có thể thử quét tài liệu bằng điện thoại thông minh của bạn.
Với tài liệu ở dạng file số, bạn có thể gửi và nhận fax trực tuyến mà không cần máy fax và không mất nhiều thời gian.
Gửi fax online, hoàn toàn miễn phí
Dạo chơi trên mạng Internet, bạn có thể dễ dàng tìm thấy nhiều dịch vụ fax trực tuyến. Tuy nhiên, vấn đề quan trọng là chọn lựa dịch vụ phù hợp. Để giúp bạn trong quá trình này, trước hết hãy xem xét bạn thuộc nhóm người dùng nào, tần suất gửi fax và các tính năng mà bạn cần.
- Dành cho người dùng có kinh nghiệm: RingCentral Fax
Nếu bạn cần gửi fax chứa thông tin nhạy cảm hoặc đang tìm kiếm dịch vụ fax cho doanh nghiệp của mình, RingCentral Fax, sản phẩm của Cisco và AT&T, có thể là sự lựa chọn hàng đầu, đáp ứng mọi yêu cầu của bạn. RingCentral Fax cung cấp nhiều tính năng bảo mật xuất sắc và hỗ trợ nhiều người dùng với các đường fax riêng biệt.
Ngoài ra, RingCentral Fax còn tích hợp nhiều tính năng tiện ích khác như tích hợp với Outlook, Google Drive, Dropbox, Box,... Dịch vụ cũng cung cấp nhiều tính năng bảo mật hữu ích khác để đảm bảo an toàn cho tài liệu của doanh nghiệp hoặc người dùng.
Nếu bạn chỉ cần gửi một số fax nhỏ, bạn có thể đăng ký gói dịch vụ giá rẻ dưới 7 USD/tháng và dễ dàng hủy bỏ nếu không cần sử dụng nữa.
- Dành cho người gửi fax thường xuyên:
Nếu công việc của bạn yêu cầu gửi fax thường xuyên, Mytour đề xuất sử dụng dịch vụ MyFax, cho phép gửi tối đa 10 trang tài liệu miễn phí. Nếu cần gửi nhiều hơn, bạn có thể nâng cấp lên gói trả phí.
Tất nhiên, để gửi fax miễn phí, bạn cần có địa chỉ email.
Nhận fax
Để nhận fax, bạn sẽ cần đăng ký gói dịch vụ trả phí. Dịch vụ sẽ cung cấp cho bạn một số điện thoại fax riêng và bạn sẽ phải trả một khoản phí khá lớn. RingCentral, MyFax và một số dịch vụ khác cung cấp dịch vụ nhận fax khi bạn trả phí.
Người dùng có cơ hội thử nghiệm miễn phí các dịch vụ này. RingCentral cung cấp thử nghiệm miễn phí trong 30 ngày.
Trong bài viết này, Mytour đã hướng dẫn bạn một số cách gửi và nhận fax trực tuyến mà không cần máy fax hoặc đường dây điện thoại. Có nhiều dịch vụ cho phép gửi fax miễn phí, nhưng để nhận fax bạn cần phải đăng ký gói dịch vụ trả phí. Bạn có thể thử nghiệm các dịch vụ này trước khi quyết định sử dụng chính thức.
Nếu bạn muốn gửi tài liệu miễn phí, bạn có thể sử dụng email. Soạn email bằng Gmail là cách đơn giản và nhanh chóng!
