Hướng dẫn in Excel tờ khổ A4 một cách đơn giản

Excel là một công cụ hữu ích được sử dụng phổ biến trong công việc văn phòng. Sau khi hoàn thành nhập liệu và tính toán, đôi khi bạn cần in để nộp hoặc chia sẻ với các đồng nghiệp. Tuy nhiên, nếu không căn chỉnh phù hợp, bảng tính có thể rối mắt và khó đọc. Vậy làm thế nào để khắc phục? Hãy cùng tìm hiểu cách in Excel vừa khổ giấy A4 trong bài viết này!

Lợi ích của cách in Excel vừa khổ trang A4

Trước khi thực hiện cách in Excel vừa khổ A4, hãy tìm hiểu các lợi ích của phương pháp này.

Có thể nói rằng, kỹ thuật in Excel vừa khít trang giấy A4 là rất quan trọng đối với những người làm việc trong lĩnh vực in ấn hoặc thường xuyên in tài liệu, đặc biệt là đối với các tập tin có quá nhiều dòng, cột và số liệu.

Khi in Excel vừa khổ giấy A4, bạn có thể:

• Tiết kiệm giấy, bảo vệ môi trường: In Excel vừa khít trang A4 giúp bạn hạn chế bảng tính tràn ra trang mới và tận dụng khoảng trống của giấy, giúp tiết kiệm chi phí in ấn và bảo vệ môi trường hiệu quả hơn.
• Dễ theo dõi thông tin, số liệu: Khi bảng tính nằm vừa khít trên một trang giấy, người đọc có thể dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin một cách chính xác.
• Đẹp mắt, dễ nhìn: In Excel vừa khít trang A4 giúp bảng tính trông chuyên nghiệp hơn, gọn gàng và dễ dàng để theo dõi.
• Hạn chế thất lạc, nhầm lẫn: Nếu bảng tính phải chia ra nhiều trang, có thể dẫn đến việc thiếu sót thông tin hoặc làm mất đi sự nguyên vẹn của dữ liệu.

Hướng dẫn chi tiết cách in Excel vừa khít trang A4

Để in Excel vừa khít trang A4, bạn làm theo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Mở file Excel

Đầu tiên, bạn mở file Excel mà bạn muốn in, sau đó chọn Page Layout.

Tiếp theo, bạn nhấn vào biểu tượng mở rộng trong Page Setup, sau đó chọn Page và tiến hành cài đặt trang in.

Bước 2: Lựa chọn định dạng trang in

Trong quá trình in Excel này, ở phần Orientation, bạn có thể lựa chọn chiều dọc hoặc chiều ngang tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, đó là Portrait hoặc Landscape. 

Để điều chỉnh độ rộng của trang in, bạn chọn Adjust to. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Fit to để đưa toàn bộ dữ liệu vào một trang giấy duy nhất.

Trong phần Paper size, bạn nên lựa chọn kích thước A4 và để chất lượng hình ảnh mặc định tại 600 dpi ở mục Print quality. Cuối cùng, bạn có thể chỉ định số trang cho trang đầu tiên hoặc chọn chế độ tự động Auto. 

Bước 3: Điều chỉnh lề

Khi đã hoàn tất thiết lập trang, bạn tiếp tục đến mục Margins để căn lề cho trang giấy. 

Để hiển thị bảng tính ở vị trí giữa trang, bạn chỉ cần click vào 2 ô tại mục Center on page là xong. 

Bước 5: Lựa chọn vùng in và lặp tiêu đề

Chọn thẻ Sheet, sau đó chỉ định vùng bạn muốn in tại Print area.

Tại Print titles, bạn có thể click vào Rows to repeat at top nếu muốn lặp lại dòng, hoặc Columns to repeat at left để lặp lại cột. 

Sau khi hoàn tất các thao tác này, click vào Print Preview để xem trước. Nếu bảng tính vẫn không hiển thị như mong muốn, bạn cần thực hiện thêm một bước để có kết quả in Excel hoàn hảo nhất. 

Bước 5: Điều chỉnh Fit to để nội dung vừa khít trang A4

Lưu ý: Chỉ nên thực hiện bước này sau khi đã hoàn tất các thao tác trước mà vẫn chưa in được nội dung trên giấy như mong muốn. 

Đầu tiên, bạn vào Page Setup, sau đó chọn Scaling ở thẻ Page. Tại đây, bạn tích vào ô Fit to và xem trước bản in tại Print Preview.

Bây giờ, bạn có thể kiểm tra xem nội dung hiển thị đã đúng như ý muốn chưa. Nếu dữ liệu quá dài, phương pháp in Excel này có thể làm bảng tính thu lại và khó nhìn. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần tăng giá trị tùy chọn tall trong Fit to cho đến khi kích thước phù hợp. 

Một số thủ thuật căn chỉnh file Excel khi in để vừa khít giấy

Ngoài cách in Excel vừa khít trang giấy A4, bạn có thể áp dụng một số thủ thuật sau để in file ra giấy một cách nhanh chóng nhất: 

Chỉnh trang in nhanh

Với cách in Excel này, bạn có thể truy cập trang in nhanh bằng cách mở file và nhấn tổ hợp phím Ctrl + P. Sau đó, bạn sẽ thấy bản xem trước và nếu quay lại file Excel, sẽ có những đường gạch chéo. Hãy đảm bảo rằng toàn bộ dữ liệu cần thiết được đặt trong những vùng này để in với đầy đủ nội dung. 

Thiết lập khổ giấy để vừa khít trang giấy

Đầu tiên, bạn vào Page Layout, chọn Margins và click vào Custom Margins. Bạn có thể dễ dàng căn chỉnh lề phải, lề trái, lề trên và lề dưới. Nhờ đó, bạn có thể tối ưu hóa trang giấy và đưa vào đầy đủ nội dung mong muốn.

Sử dụng Breaks để ngắt trang

Để làm điều này, bạn vào Page Layout, click vào Breaks và chọn Insert Page Break.

Thao tác này giúp người dùng phân chia nội dung thành nhiều trang khác nhau, đặc biệt hữu ích với các bảng tính có dữ liệu dài không thể hiển thị hết trên một trang. 

Chỉnh vùng in nhanh

Để in theo vùng được lựa chọn, bạn hãy bôi đen phần nội dung cần in, sau đó vào Page Layout. Tiếp theo, chọn Print Area và nhấn vào Set Print Area để hoàn tất.

In khổ giấy ngang

Thông thường, các file Excel thường rất dài. Do đó, nếu in khổ giấy dọc, bạn sẽ không thể hiển thị toàn bộ nội dung trên một trang. Điều này không chỉ làm lãng phí giấy mà còn làm cho việc đọc trở nên khó khăn. Để giải quyết vấn đề này, hãy chọn in theo khổ giấy ngang thay vì dọc. Cụ thể, vào Page Layout, chọn Orientation và chọn Landscape. 

Thay đổi kích thước bảng Excel khi in

Như đã hướng dẫn ở trên, bạn có thể click vào tùy chọn Fit to để nội dung hiển thị vừa khít trên trang giấy. Tuy nhiên, nếu để ở chế độ mặc định, tức là “Fit to 1 page(s) wide by 0 tall” mà file lại quá dài, nội dung có thể bị bóp lại và gây khó nhìn. Khi đó, bạn có thể tăng dần từ số 0 lên cho đến khi đạt được kích cỡ như mong muốn.

Các bước cụ thể là: Vào Page Layout, click vào Page Setup, tích chọn ô Fit to và điều chỉnh ở mục thứ 2. Cuối cùng, chọn OK để hoàn tất thiết lập.

Ẩn hoặc xóa các cột thừa trong Excel

Khi sử dụng cách in Excel thông thường, các hàng và cột thừa có thể làm mất thẩm mỹ và lãng phí giấy. Bạn có thể xóa hoặc ẩn chúng bằng cách: Bôi đen các cột và hàng cần xóa hoặc ẩn, sau đó click chuột phải và chọn Hide để ẩn hoặc Delete để xóa. 

Những điều cần lưu ý khi áp dụng cách in Excel

Khi in Excel ra giấy, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Xem trước khi in: Trước khi in bảng tính ra giấy, hãy mở trang in ở chế độ Print Preview để xem cách nội dung hiển thị trên khổ giấy. Điều này giúp bạn kiểm tra và sửa lỗi kịp thời nếu có.
• Kiểm tra kích thước và căn lề: Đảm bảo bạn đã chọn đúng kích thước trang mà bạn cần. Ngoài ra, để đảm bảo nội dung xuất hiện vừa khít trên khổ giấy A4, hãy xem lại các thông số lề (trên, dưới, trái, phải).
• Chọn chế độ ngang/dọc: Tùy vào nhu cầu và đặc điểm của bảng tính, bạn có thể chọn chế độ hiển thị ngang (Landscape) hoặc dọc (Portrait) để phù hợp.
• Điều chỉnh phông chữ và kích thước bảng tính: Hãy kiểm tra xem phông chữ, kích cỡ chữ và kích thước bảng tính đã đủ lớn để người đọc có thể dễ dàng theo dõi nội dung hay chưa. Nếu cần, bạn có thể căn chỉnh thêm theo hướng dẫn cách in Excel ở trên.
• Kiểm tra hình ảnh, màu sắc và phân trang: Để đảm bảo tính thẩm mỹ và tạo cảm giác chuyên nghiệp, hãy kiểm tra xem hình ảnh và màu sắc có hiển thị chính xác không. Nếu nội dung quá dài và trải rộng trên nhiều trang, bạn cần xem xét phân chia lại để bố trí hợp lý.

Mẹo để tài liệu của bạn trông chuyên nghiệp hơn

Bên cạnh việc sử dụng cách in Excel để nội dung hiển thị đầy đủ trên trang giấy, bạn cũng nên áp dụng các mẹo sau để tài liệu trở nên chuyên nghiệp, chỉnh chu hơn: 

• Thêm tiêu đề, chân trang, ghi chú và chú thích nếu cần.
• Sắp xếp dữ liệu một cách hợp lý và logic.
• Định dạng dữ liệu để nội dung rõ ràng hơn. 
• Thêm các biểu đồ và đồ thị khi cần thiết để dễ hiểu hơn cho người đọc.
• Đối với các bảng cung cấp dữ liệu phức tạp, nên xem xét việc tạo báo cáo pivot table.
• Áp dụng cách in Excel chuyên nghiệp để nội dung hiển thị đẹp mắt trên trang giấy.
• Chọn các gam màu phù hợp để phân biệt các cột và dòng, giúp người đọc dễ dàng theo dõi hơn. 
• Xóa các cột hoặc dòng không cần thiết và loại bỏ các vùng trống. 
• Phân chia khu vực và loại dữ liệu bằng lưới (Gridlines) và viền (Borders).
• Sử dụng đường viền để phân chia rõ ràng các dữ liệu với nhau. 

Trên đây là cách in Excel sao cho vừa khít khổ giấy A4 và một số mẹo hữu ích khi in dữ liệu trên giấy. Đây là kỹ năng cơ bản mà nhân viên văn phòng hoặc trong lĩnh vực in ấn cần nắm vững. Hi vọng bài viết sẽ hữu ích và đừng quên chia sẻ để mọi người cùng tham khảo nhé!