Hướng dẫn kết hợp và gửi thư hàng loạt trên Mac

Cách kết hợp thư trong Word trên MacBook không hề phức tạp như nhiều người nghĩ. Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng Mail Merge trên MacBook.

Email là công cụ truyền thông điện tử giúp cá nhân và doanh nghiệp chia sẻ thông tin, gửi file an toàn và bảo mật đến mọi ngóc ngách của thế giới. Hầu hết chúng ta sử dụng ít nhất một dịch vụ email như Gmail hoặc Mail tích hợp trên macOS.

Các dịch vụ email ngày nay mang đến nhiều tính năng hữu ích, giúp quá trình gửi thư trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Bên cạnh việc soạn thư, bạn có thể điều chỉnh font chữ, căn lề, định dạng dòng, gửi file kèm, thậm chí là gửi thư hàng loạt bằng Email Merge.

Như tên gọi, Email Merge là tính năng trộn thư, cho phép bạn gửi một loạt email với nội dung tương tự tới nhiều người cùng một lúc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể khi xử lý email trong các trường hợp như thư mời, giấy khen, hợp đồng và nhiều hơn nữa. Dưới đây là chi tiết cách sử dụng Mail Merge trên MacBook.

Cách kết hợp và gửi thư hàng loạt trong Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) trên Mac

Hướng dẫn này sẽ giúp bạn trộn email bằng Microsoft Office trên máy Mac. Tôi sử dụng Gmail làm ví dụ. Tuy nhiên, bạn có thể trộn mail với bất kỳ loại tài khoản email nào, miễn là có thể kết nối với Outlook (Exchange, POP, IMAP, v.v.).

Ví dụ với Gmail, vào Cài đặt của Gmail.

Trong Chuyển tiếp và POP/IMAP, đảm bảo đã chọn Kích hoạt IMAP.

Vì một số lý do, Google xem xét rằng Outlook không an toàn. Do đó, để truy cập Google từ Outlook, bạn cần truy cập google.com/settings/security/lesssecureapps và bật Bật.

Mở Outlook và chọn Outlook > Preferences

Nhấp vào Tài khoản.

Thêm tài khoản mà bạn muốn sử dụng để gửi email. Ví dụ, nếu bạn muốn sử dụng tài khoản Gmail, hãy chọn Email Khác

Nhập thông tin cần thiết và nhấn Thêm Tài khoản.

Sau đó, nhấp vào Outlook và chọn Làm việc Offline. Bước này không bắt buộc nhưng bạn nên làm để kiểm tra email trước khi gửi.

Bây giờ, mở /Applications/Mail.app và đi đến Mail > chọn Tùy chọn.

Apple yêu cầu phải có tài khoản email trong Mail trước khi bạn có thể chọn các tùy chọn khác, dù bạn không sử dụng tài khoản đó.

Trong phần Default email reader, chọn Microsoft Outlook.app.

Nếu thấy ứng dụng email mặc định tự động chuyển từ Outlook về lại Mail, bạn có thể chạy lệnh sau:

/System/Library/Frameworks/CoreServices.framework/Versions/A/Frameworks/LaunchServices.framework/Versions/A/Support/lsregister -kill -r -all local, system, user

Hãy chắc chắn rằng bảng tính Excel của bạn có ít nhất một cột email và một cột khác (ví dụ như Tên). Lưu tệp Excel ở nơi dễ tìm.

Mở Word, dưới mục Mailings, chọn loại là Letters.

Sau đó, chọn Use an Existing List và tìm tệp Excel bạn đã lưu trước đó.

Nếu bạn đã tạo bảng tính Excel, không sao cả. Nhấn OK.

Nhấn OK lần nữa, trừ khi bạn đang sử dụng một bảng tính khác, thì phải chọn đúng bảng tính cần dùng.

Lập danh sách người nhận

Mở Microsoft Word, chọn tab Mailings > Select Recipients > Create a New List.

Cửa sổ nguồn dữ liệu sẽ hiện ra trên màn hình. Trong phần List Fields, bạn sẽ thấy các tên có sẵn. Để tránh nhầm lẫn, bạn có thể xóa chúng bằng cách chọn và nhấp vào dấu trừ bên cạnh. Sau đó, nhập các tên bạn muốn vào các trường tương ứng. Bạn cũng có thể sắp xếp vị trí các tên trường bằng mũi tên lên hoặc xuống. Khi hoàn tất, nhấp vào Create.

Đặt tên cho nguồn dữ liệu, sau đó nhấp vào Save. Nhập tên và địa chỉ người nhận vào các trường. Cuối cùng, nhấp OK.

Chèn các trường và hoàn tất tài liệu sử dụng Mail Merge trên Macbook

Đây là phần dễ nhất, chèn các trường hợp nhất. Chọn tab Mailings > nhấp vào Insert Merge Field, chọn trường hợp nhất của bạn. Lặp lại các bước này để điền các trường hợp nhất thích hợp vào tài liệu. Lưu lại, rồi chọn Mailing > nhấp vào Finish & Merge > nhấp vào Edit Individual Documents.

Cuối cùng, bạn có thể xem lại hoặc in tài liệu.