Hướng dẫn lưu tệp Word một cách nhanh chóng và chi tiết nhất

Việc biết cách lưu file Word vào thư mục sau khi soạn thảo giúp bạn tránh mất nội dung quan trọng khi bị tắt máy. Hiện nay có nhiều phương pháp lưu file Word như sử dụng phím tắt hoặc lệnh sẵn có để thực hiện nhanh chóng. Bài viết này sẽ chia sẻ hướng dẫn chi tiết nhất để bạn có thể lưu tệp Word một cách dễ dàng nhất.

Microsoft Word là gì?

Trước khi tìm hiểu cách lưu file Word, bạn cần hiểu về Microsoft Word. Đây là phần mềm cho phép soạn thảo và xử lý văn bản, được người dùng trên toàn thế giới tin dùng và đánh giá cao. Microsoft Word được phát triển bởi Microsoft, một trong những tên tuổi lớn trong ngành công nghệ, và hiện thuộc dòng sản phẩm Microsoft Office.

Với Microsoft Word, bạn có thể sử dụng các công cụ của phần mềm này để tạo ra những loại tài liệu chuyên nghiệp và chất lượng theo nhiều hướng khác nhau. Ngoài ra, Microsoft Word cũng tích hợp nhiều công cụ thiết kế và chỉnh sửa thuận tiện cho người dùng.

Tại sao lại cần lưu file Word?

Việc lưu trữ tài liệu Word trên máy tính mang lại lợi ích gì?

Biết cách lưu file Word trong máy tính giúp người dùng dễ dàng truy cập và chỉnh sửa tài liệu. Bạn có thể mở file trên bất kỳ máy tính nào có cài đặt Microsoft Word và tiếp tục soạn thảo hoặc chỉnh sửa từ nơi bạn đã dừng. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu Word với mọi người.

Word cũng cung cấp các công cụ như sắp xếp và tìm kiếm để bạn có thể nhanh chóng xác định và sắp xếp lại từng phần nội dung trong văn bản. Khi lưu file Word, bạn có thể tận dụng những tính năng này để chỉnh sửa và tổ chức dữ liệu một cách khoa học hơn.

Việc lưu file Word cũng cho phép người dùng tạo bản sao lưu quan trọng cho công việc. Điều này rất hữu ích khi bạn cần lưu trữ các bản làm việc trước đó hoặc khôi phục dữ liệu ngay sau khi chỉnh sửa. Bạn cũng có thể lưu file dưới tên khác nhau hoặc sử dụng tính năng “Lưu dưới dạng” để tạo bản sao lưu.

Ngoài ra, việc biết cách lưu file Word trong máy tính giúp bạn tổ chức nội dung văn bản vào các thư mục với nhiều định dạng khác nhau như docx, doc, pdf,…

Bạn có thể điều chỉnh cài đặt lưu trữ sao cho phù hợp với nhu cầu của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể bảo vệ file bằng mật khẩu, nén file để tiết kiệm dung lượng cho máy tính,…

Hướng dẫn 3 cách lưu file Word đơn giản nhất

Ba phương pháp lưu tệp Word trên máy tính sau đây sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức:

Cách lưu file Word đơn giản với lệnh Save

Bạn có thể thực hiện lưu file Word bằng lệnh Save theo 5 bước sau:

• Bước 1: Mở Microsoft Word và soạn thảo nội dung văn bản cần thiết. Sau khi hoàn thành, nhấn vào biểu tượng save ở góc trái trên màn hình.

• Bước 2: Sau đó, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn vị trí để lưu file Word xuất hiện. Nhấn vào Browse để chọn thư mục lưu file Word vào.

• Bước 3: Trên cửa sổ hiển thị, chọn vị trí lưu file Word. Sau đó, đặt tên cho tệp Word trong mục File name.

• Bước 4: Chọn loại thư mục để lưu tệp theo dạng Save as type. Bạn cũng có thể lưu tệp Word dưới các định dạng khác như Web Page hoặc PDF,…

• Bước 5: Nhấp vào Save để hoàn tất lưu file.

Hướng dẫn lưu file Word bằng Save as

• Bước 1: Trong file Word bạn đang soạn thảo, chọn tab File để lưu vào thư mục bất kỳ trên máy tính.
• Bước 2: Chọn Save as.

• Bước 3: Danh sách các lựa chọn về nơi lưu trữ tệp Word sẽ xuất hiện. Nhấn vào “Browse”. 
• Bước 4: Trên cửa sổ mở ra, chọn một vị trí để lưu file. Đặt tên cho tệp Word ở mục File Name.
• Bước 5: Chọn loại thư mục để lưu tệp Word ở Save as Type. Sau đó nhấp vào Save để hoàn tất lưu file.

Hướng dẫn lưu file Word với phím tắt

• Bước 1: Mở Microsoft Word và soạn thảo văn bản. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để mở danh sách tùy chọn.

• Bước 2: Tương tự như cách lưu file Word ở trên. Danh sách các lựa chọn về vị trí lưu trữ tệp sẽ hiện ra và bạn chỉ cần nhấp vào Browse.
• Bước 3: Trên cửa sổ mở ra, chọn một vị trí để lưu file. Đặt tên cho tệp Word ở mục File Name.

• Bước 4: Chọn loại thư mục để lưu tệp Word ở Save as Type. Phương pháp lưu tệp Word với phím tắt cũng cho phép người dùng lưu file dưới nhiều định dạng khác nhau.

• Bước 5: Tiếp theo, bạn chỉ cần nhấp vào Lưu để hoàn tất việc lưu file.

Hướng dẫn 2 phương pháp mở file Word đã lưu

Sau khi thực hiện lưu file Word theo cách này, bạn có thể mở lại file để tiếp tục công việc soạn thảo đã tạm dừng trước đó. Khi bạn đã chắc chắn rằng file Word đã được lưu vào một thư mục nào đó trên máy tính, sau đó dù bạn tắt hoặc khởi động lại máy tính, bạn vẫn có thể mở lại file để tiếp tục công việc.

Dưới đây là 3 cách mở file Word đã lưu trên máy tính mà bạn có thể tham khảo:

Hướng dẫn mở file Word bằng lệnh có sẵn

• Bước 1: Mở Microsoft Word và chọn tab File. Sau đó, chọn Mở.
• Bước 2: Tìm kiếm tệp Word trong danh sách hiển thị bên phải. Bạn có thể sử dụng thanh cuộn hoặc tìm kiếm nâng cao nếu biết tên file.

• Bước 3: Tương tự như khi lưu file, nếu sử dụng tìm kiếm nâng cao, bạn có thể chọn Duyệt.

• Bước 4: Trên cửa sổ xuất hiện, nhập tên file cần tìm vào ô Tìm kiếm.

• Bước 5: Nhấp vào tệp Word đã tìm thấy. Sau đó, nhấp vào Open để mở file.

Hướng dẫn mở file Word bằng phím tắt

• Bước 1: Nếu bạn đã sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S để lưu file Word, khi mở file Word đó, chỉ cần nhấn Ctrl + O trên bàn phím để mở file.

• Bước 2: Chọn Open để tìm kiếm tệp Word trong danh sách bên phải.
• Bước 3: Chọn Browse để sử dụng tìm kiếm nâng cao và tìm kiếm tên tệp Word đã lưu.

• Bước 4: Trên cửa sổ hiển thị, nhập tên file Word bạn muốn tìm vào ô Tìm kiếm. Việc nhớ tên file là rất quan trọng khi tìm và mở file trên máy tính.

• Bước 5: Nhấn vào tệp Word đã tìm thấy. Sau đó, nhấp vào Open để mở file và tiếp tục chỉnh sửa.

Hướng dẫn thay đổi thư mục mặc định lưu tệp Word

Đôi khi người dùng muốn thay đổi thư mục mặc định để lưu file Word để dễ dàng trong việc tìm kiếm và quản lý file. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau để thay đổi thư mục mặc định lưu tệp Word:

• Bước 1: Trong file Word, nhấp vào tab File và mở hộp thoại tùy chỉnh. Sau đó, nhấp vào Options.

• Bước 2: Khi đó, Word sẽ hiển thị bảng tùy chọn. Trong mục Lưu Tài liệu, bạn tìm mục “Thư mục lưu tệp mặc định”. Sau đó, nhấp vào Browse… để thay đổi thư mục lưu tệp Word mặc định. Chọn xong, nhấp OK để hoàn tất thay đổi.

Thường thì thư mục mặc định để lưu file Word là Documents trong ổ C: trên máy tính. Tuy nhiên, nếu bạn muốn lưu file Word vào các ổ đĩa khác, đây là cách tối ưu cho dung lượng lưu trữ.

Hướng dẫn đổi tên file Word đã lưu

Ngoài việc tìm hiểu cách lưu và thay đổi thư mục lưu file Word, nhiều người cũng quan tâm đến cách đổi tên cho các file Word đã lưu trên máy tính. Việc đổi tên file Word giúp dễ dàng trong việc tìm kiếm và quản lý file hơn. Dưới đây là cách đổi tên file:

• Bước 1: Mở file Word đã lưu như hướng dẫn ở trên. Sau đó, chọn tab File.

• Bước 2: Chọn Save as và chọn vị trí để lưu file. Lưu ý: Ở bước này chỉ được chọn Save as, không được chọn Save. Nếu chọn Save, tệp sẽ lưu ngay và không thể đổi tên được.

• Bước 3: Tại ô File Name, xóa hết tên cũ và nhập tên mới. Sau đó, nhấp Save để hoàn tất.

Các câu hỏi thường gặp về Microsoft Word 

Ngoài việc tìm hiểu cách lưu tệp Word trên máy tính, nhiều người cũng có những thắc mắc sau đây:

Có phần mềm Word nào miễn phí không?

Hiện nay có một số chương trình Word miễn phí như: AbiWord, LibreOffice, OpenOffice, Microsoft WordPad, Apple computers, TextEdit – Included,…

Ai có thể dùng Microsoft Word?

Ngày nay, hầu hết các công việc đều yêu cầu người ta thành thạo các kỹ năng văn phòng như soạn thảo văn bản. Vì vậy, phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word là cần thiết cho giáo viên, nhân viên văn phòng, sinh viên, học sinh, và nhiều đối tượng khác.

Ứng dụng của Microsoft Word là gì?

Microsoft Word là một phần mềm đa dụng nên nó được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực ngành nghề hiện nay.

• Đối với nhân viên văn phòng, họ có thể sử dụng Microsoft Word để soạn thảo nhiều loại văn bản như biên bản, hợp đồng, báo cáo,…
• Với các bạn học sinh, sinh viên, họ dùng Microsoft Word để soạn thảo bài tập, báo cáo, tiểu luận, các nghiên cứu,…

Việc đổi tên file Word có ảnh hưởng đến nội dung bên trong không?

Việc đổi tên file Word ở bất kỳ phiên bản nào cũng không ảnh hưởng đến nội dung bên trong tệp. Ngoại trừ trường hợp bạn thay đổi các nội dung bên trong file.

Bài viết trên đã chia sẻ các thông tin về cách lưu file Word để mọi người hiểu rõ hơn. Đây là phần mềm mà bạn thường sử dụng trong công việc và học tập. Vì vậy, bạn nên nắm vững những thao tác cơ bản như lưu file Word để sử dụng phần mềm hiệu quả.