Buzz
1. Văn bản hành chính là gì?
Văn bản pháp luật là những tài liệu được các cơ quan có thẩm quyền ban hành theo đúng quy trình và hình thức pháp lý. Những văn bản này thể hiện ý chí của nhà nước, có tính bắt buộc và được đảm bảo thực thi bằng quyền lực nhà nước. Chúng bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật, và văn bản hành chính.
Văn bản hành chính là công cụ truyền tải các nội dung và yêu cầu từ cấp trên đến cấp dưới hoặc gửi ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tổ chức đến các cơ quan và người có thẩm quyền để giải quyết. Đây là loại văn bản thể hiện quy phạm hành chính của nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành các văn bản pháp quy và giải quyết các công việc trong quản lý. Văn bản hành chính có nhiều vai trò, từ thông báo, truyền đạt thông tin đến cụ thể hóa các quy định pháp lý và quản lý điều hành tổ chức.
Văn bản hành chính được sử dụng để truyền đạt các thông tin và yêu cầu từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc gửi ý kiến, nguyện vọng từ cá nhân hoặc tổ chức đến các cơ quan và cá nhân có thẩm quyền để xử lý. Loại văn bản này chủ yếu nhằm cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn các chính sách của nhà nước và hỗ trợ quá trình quản lý hành chính cũng như cung cấp thông tin pháp lý. Văn bản hành chính thuộc hệ thống văn bản do Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành.
2. Quy định về cách căn lề chuẩn cho văn bản hành chính
Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, có những quy tắc cụ thể về căn lề chuẩn cho văn bản hành chính. Văn bản cần được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) theo chiều dài của khổ giấy. Nếu văn bản chứa bảng, biểu mà không có phụ lục riêng, có thể trình bày theo chiều rộng. Các lề của trang văn bản cần được định dạng đúng chuẩn. Lề trang là khoảng trống giữa văn bản và cạnh của trang giấy khi in. Có 4 vị trí lề bao gồm: lề trái, lề phải, lề trên và lề dưới. Cụ thể như sau:
- Lề trên (Top) là khoảng cách từ mép trên của khổ giấy đến dòng đầu tiên của văn bản, được quy định là từ 20 mm đến 25 mm (2 cm đến 2,5 cm).
- Lề dưới (Bottom) là khoảng cách từ mép dưới của khổ giấy đến dòng cuối cùng của văn bản, được quy định là từ 20 mm đến 25 mm (2 cm đến 2,5 cm).
- Lề trái (Left) là khoảng cách từ mép trái của khổ giấy đến ký tự đầu tiên ở bên trái của văn bản, được quy định từ 30 mm đến 35 mm (3 cm đến 3,5 cm).
- Lề phải (Right) là khoảng cách từ mép phải của giấy đến ký tự cuối cùng bên phải của văn bản, được quy định từ 15 mm đến 20 mm (1,5 cm đến 2 cm).
Thực tế, nhiều người khi soạn thảo văn bản hành chính thường có thói quen điều chỉnh lề giấy một cách tùy tiện, điều này vi phạm các tiêu chuẩn quy định về cách trình bày văn bản hành chính. Do đó, khi soạn thảo văn bản hành chính, cần tuân thủ quy định của Nghị định 30. Các văn bản có thể sử dụng khổ giấy A4 hoặc A5 tùy theo từng loại văn bản. Phông chữ quy định là Times New Roman, màu đen, cỡ chữ trung bình là 13. Đảm bảo căn lề chính xác giúp các văn bản đồng bộ về mặt hình thức và nâng cao tính chuyên nghiệp.
3. Hướng dẫn cách căn lề trong văn bản hành chính trên Word mới nhất
Để căn chỉnh lề đúng theo quy định khi soạn thảo văn bản hành chính trên Word mới nhất, quý khách cần thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Truy cập vào tab Layout trên thanh công cụ và nhấp vào biểu tượng Margins.
Bước 2: Trong giao diện mới hiện ra, chọn tùy chọn Custom Margins nằm ở cuối danh sách để điều chỉnh lề văn bản hành chính.
Bước 3: Khi hộp thoại Page Setup hiện lên, nhập các thông số theo quy định của Nghị định 30.
Bước 4: Sau khi thiết lập các thông số cho lề trên, lề dưới, lề trái và lề phải, nhấn vào Set As Default và sau đó chọn OK để lưu và áp dụng các cài đặt lề mới cho tài liệu Word.
4. Quy định tổng quát về định dạng văn bản hành chính
Văn bản hành chính không chỉ có quy định về căn lề mà còn liên quan đến việc giãn dòng. Giãn dòng điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn văn. Theo Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, khoảng cách tối thiểu giữa các đoạn là 6pt, và khoảng cách giữa các dòng có thể là dòng đơn hoặc tối đa là 1,5 lines. Người soạn thảo cũng cần lưu ý kiểu chữ, phông chữ và cỡ chữ khi thực hiện văn bản hành chính.
Việc soạn thảo văn bản hành chính là nhiệm vụ thường xuyên của cán bộ, công chức và viên chức. Do đó, việc thực hiện đúng các quy định pháp luật trong việc soạn thảo là rất quan trọng và cần thiết.
