Buzz
Việc nén file Word giúp giảm dung lượng file và tiết kiệm không gian lưu trữ. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn phân vân về cách nén file Word sao cho hiệu quả mà không làm mất dữ liệu quan trọng. Bài viết này sẽ giới thiệu các phương pháp và công cụ giúp nén file Word một cách đơn giản, dễ thực hiện.
Các phương pháp nén file Word dễ làm, không mất dữ liệu1. Nén file Word bằng WinRAR
Khi nén file Word, WinRAR là một trong những công cụ mạnh mẽ và phổ biến nhất hiện nay. Đây là phần mềm nén và giải nén file được sử dụng rộng rãi trên nhiều nền tảng. Dưới đây là các bước chi tiết để nén file Word bằng WinRAR:
Bước 1: Lựa chọn các file Word cần nén, nhấn chuột phải vào một trong các file đó và chọn “Thêm vào tập tin nén…” hoặc “Add to archive…”
Chọn “Thêm vào tập tin nén…” hoặc “Add to archive…” để bắt đầu nén file.
Chọn tên và định dạng nén cho file.Bước 3: Nếu bạn muốn bảo vệ file nén bằng mật khẩu, hãy chọn tùy chọn “Set password…” để tạo mật khẩu cho tập tin nén.
Chọn “Set password…” để nhập mật khẩu cho tập tin nén.
Nhập mật khẩu vào cả hai ô “Enter password” và “Reenter password” để xác nhận mật khẩu.Bước 5: Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên, quay lại cửa sổ ban đầu và nhấn OK. File của bạn sẽ được nén thành công.
Nhấn OK để hoàn tất quá trình nén file Word.2. Cách giảm dung lượng file Word
Ngoài việc tìm hiểu cách nén file Word, chúng ta cũng sẽ khám phá các phương pháp giảm dung lượng file Word mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng và nội dung của tài liệu. Dưới đây là 2 cách đơn giản để thực hiện điều đó:
2.1. Sử dụng trang web SmallPDF.com
Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập vào trang web SmallPDF.com để bắt đầu.
Bước 2: Tìm kiếm và chọn công cụ “Compress PDF” hoặc “Nén PDF” trên trang web.
Truy cập vào website SmallPDF.com để thực hiện nén file.Bước 3: Kéo và thả file cần nén vào trang hoặc bấm vào
Bấm vào “Chọn tệp” để chọn và tải file bạn muốn giảm dung lượng.Bước 4: Lựa chọn giữa hai chế độ nén: Nén cơ bản (giảm ít dung lượng) hoặc Nén mạnh (giảm dung lượng nhiều, có phí).
Chọn giữa hai phương án nén phù hợp với nhu cầu của bạn.Bước 5: Click vào “Chọn tùy chọn” để bắt đầu giảm dung lượng của file.
Click vào “Chọn tùy chọn” để tiến hành giảm dung lượng của file.Bước 6: Chọn “Tải file xuống” để tải về file đã được giảm dung lượng.
Nhấn vào “Tải file xuống” để tải lại file đã giảm kích thước.2.2. Nén hình ảnh trực tiếp trong file Word
Bước 1: Mở tài liệu Word có chứa các hình ảnh cần giảm dung lượng.
Bỏ chọn ở ô “Apply only to this picture”
Trong đó:
- Print (220 ppi): Chế độ tối ưu nhất để in ấn file Word với chất lượng xuất sắc trên hầu hết các máy in và màn hình.
- Web (150 ppi): Chế độ giảm dung lượng file Word để dễ dàng chia sẻ lên các trang web.
- E-mail (96 ppi): Chế độ giảm dung lượng file Word khi gửi qua email.
- Use document resolution: Chế độ mặc định giảm dung lượng file Word.
3. Cách giải nén file Word với WinRAR
Khi tìm hiểu về cách nén file Word, bạn cũng đừng quên học cách giải nén file Word với WinRAR. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết cho bạn.
3.1. Giải nén nhanh chóng
Một trong những cách giải nén phổ biến là sử dụng tùy chọn “Giải nén Ở đây” (Extract here) để giải nén trực tiếp tại vị trí hiện tại mà không cần tạo thư mục mới cho các tập tin.
Bước 1: Nhấn chuột phải vào file bạn muốn giải nén từ danh sách đã chọn.
Bước 2: Chọn tùy chọn “Giải nén Ở đây” hoặc “Extract Here” để bắt đầu quá trình giải nén tập tin.
Chọn tùy chọn “Giải nén Ở đây” (Extract here) để thực hiện giải nén tập tin của bạn.Bước 3: Tập tin đã được giải nén thành công và có thể sử dụng ngay.
3.2. Giải nén tại vị trí bạn muốn lưu trữ
Khi bạn đã hoàn thành việc nén file Word và muốn giải nén tập tin ở một vị trí khác, hãy làm theo các bước dưới đây:
Bước 1: Nhấp chuột phải vào tập tin bạn muốn giải nén, rồi chọn một trong các tùy chọn sau:
- Extract file: WinRAR sẽ mở file nén để bạn có thể chọn tệp muốn giải nén.
- Extract to: WinRAR sẽ giải nén toàn bộ nội dung và lưu vào một thư mục mới có tên giống file gốc.
Chọn "Extract to" hoặc "Extract file..." để bắt đầu giải nén file.Bước 2: Chọn thư mục mà bạn muốn lưu trữ các tập tin giải nén.
Chọn thư mục để giải nén các tập tin vào đó.Bước 3: Tập tin đã được giải nén thành công vào thư mục bạn đã chọn.
4. Các phương pháp giúp giảm dung lượng file Word
Ngoài việc hướng dẫn cách nén file Word, Mytour xin chia sẻ một số phương pháp hiệu quả để giảm dung lượng của file Word mà không làm ảnh hưởng đến nội dung.
-
Nén ảnh: Giảm dung lượng tài liệu Word bằng cách nén ảnh. Bạn chỉ cần chọn ảnh và sử dụng tính năng “Compress Pictures” để làm nhỏ kích thước ảnh.
-
Xóa các nội dung không cần thiết: Kiểm tra tài liệu và loại bỏ những phần không cần thiết như văn bản, hình ảnh, bảng biểu hoặc định dạng thừa.
-
Giảm chất lượng và kích thước ảnh: Điều chỉnh độ phân giải hoặc chất lượng ảnh để làm giảm dung lượng của file Word.
-
Sử dụng lưu trữ nén: Sử dụng phần mềm như RAR hoặc ZIP để nén toàn bộ file Word, giúp giảm kích thước file.
-
Sử dụng công cụ nén trực tuyến: Các công cụ trực tuyến như SmallPDF.com hoặc ilovepdf.com có thể nén file Word mà không cần cài đặt phần mềm.
-
Lưu dưới định dạng khác: Nếu không cần thiết, bạn có thể lưu file Word dưới các định dạng như PDF hoặc TXT để giảm dung lượng file.
-
Chuyển đổi hình ảnh sang liên kết: Nếu tài liệu chứa nhiều hình ảnh, bạn có thể chuyển đổi các hình ảnh đó thành các liên kết thay vì lưu trữ trực tiếp trong file Word.
-
Chú ý khi chèn đối tượng: Khi chèn bảng tính Excel hoặc PowerPoint vào tài liệu Word, hãy điều chỉnh kích thước của chúng để không làm tăng dung lượng tài liệu.
-
Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh: Sau khi chèn ảnh vào Word, tắt tính năng chỉnh sửa ảnh để ngừng thay đổi và giúp giảm dung lượng file.
