Hướng dẫn photo 2 mặt giấy A4 dễ dàng trên mọi dòng máy photocopy

Nếu bạn là nhân viên văn phòng và lần đầu làm quen với máy photocopy, cần photo 2 mặt giấy A4 nhưng chưa biết cách thực hiện? Việc photo 2 mặt từ file cứng hoặc file mềm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tài nguyên. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm cách photo 2 mặt đơn giản mà không tốn quá nhiều thời gian, hãy tham khảo phần chia sẻ của Mytour dưới đây nhé.

Ưu điểm của việc biết cách photo 2 mặt 

Trước khi thực hiện cách photo, chúng ta hãy cùng tìm hiểu một số lợi ích của thủ thuật này. Từ đó, bạn sẽ nắm rõ hơn những gì mình sẽ đạt được khi áp dụng các thao tác được giới thiệu trong bài viết này.

Tiết kiệm giấy

Khi photo 2 mặt, bạn có thể tận dụng cả hai mặt của tờ giấy, giúp giảm thiểu lượng giấy sử dụng xuống chỉ còn một nửa so với việc in một mặt. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí giấy mà còn góp phần bảo vệ môi trường. Trong bối cảnh nguồn tài nguyên thiên nhiên đang dần cạn kiệt, việc tiết kiệm giấy càng trở nên cấp bách hơn bao giờ hết.

Ngoài ra, việc in ấn hoặc sao chép tài liệu hai mặt giúp giảm đáng kể khối lượng tài liệu cần lưu trữ. Điều này giúp tiết kiệm không gian trong văn phòng hoặc nhà riêng, tạo sự gọn gàng và khoa học hơn trong công việc hàng ngày. Bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc tài liệu chồng chất, chiếm diện tích, hay cần mua thêm thiết bị lưu trữ như kệ sách hay hộp tài liệu.

Nâng cao tính chuyên nghiệp

Tài liệu photo 2 mặt thể hiện sự tinh tế và cẩn trọng trong từng chi tiết. Khi sử dụng tài liệu hai mặt trong các buổi thuyết trình hoặc họp mặt, bạn sẽ tránh được cảm giác rườm rà, luộm thuộm do phải cầm nhiều giấy tờ. Điều này giúp buổi làm việc trở nên suôn sẻ hơn, thông tin được truyền tải một cách liền mạch mà không bị gián đoạn bởi việc phải lật qua nhiều trang giấy.

Đối với các doanh nghiệp, việc nắm vững cách photo 2 mặt cũng góp phần tạo ấn tượng tốt về tính chuyên nghiệp và tối ưu hóa tài nguyên. Những công ty có chính sách sử dụng tài nguyên hiệu quả thường được đánh giá cao về trách nhiệm xã hội và khả năng quản lý thông minh. Khi khách hàng hay đối tác nhìn thấy một bộ tài liệu được in ấn gọn gàng và rõ ràng, họ sẽ cảm thấy tin tưởng hơn vào khả năng xử lý công việc của tổ chức.

Tiết kiệm thời gian

Khi bạn có thể sao chép hoặc in tài liệu hai mặt, quá trình xử lý sẽ trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc chỉ photo một mặt. Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc bận rộn, nơi thời gian là tài sản quý giá và việc xử lý nhanh chóng các tài liệu là cần thiết.

Ngoài ra, việc nắm rõ cách photo 2 mặt giúp giảm thiểu số lượng thao tác cần thực hiện. Thay vì phải in từng mặt giấy một và lật lại để in mặt sau, photo hai mặt tự động giúp hoàn thành công việc chỉ với một lần thao tác. Nhờ đó, thời gian photo được rút ngắn và giảm nguy cơ mắc phải lỗi trong quá trình lật giấy thủ công như in ngược hay sai thứ tự trang.

Hơn nữa, trong môi trường văn phòng, khi cần sao chép số lượng lớn tài liệu, việc photo nhanh sẽ giúp tăng tốc độ công việc, đặc biệt khi phải xử lý nhiều tài liệu hoặc báo cáo. Nhờ vậy, bạn có thể dành thời gian cho các công việc quan trọng hơn thay vì lãng phí thời gian cho việc sao chép hoặc in ấn thủ công.

Hướng dẫn photo 2 mặt giấy A4 trên mọi dòng máy photocopy

Dưới đây, Mytour sẽ hướng dẫn bạn cách photo trên các dòng máy photocopy khác nhau. Bạn có thể chọn dòng máy mà công ty mình đang sử dụng để thực hiện thao tác chính xác nhất nhé.

Trên máy photocopy Ricoh

Máy photocopy Ricoh nổi tiếng với độ ổn định, bền bỉ và hiệu quả cao trong việc in ấn, sao chép tài liệu, do thương hiệu Nhật Bản hàng đầu trong lĩnh vực thiết bị văn phòng sản xuất. Vì vậy, thao tác trên dòng máy này cũng rất đơn giản.

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần khởi động máy photocopy và đặt tài liệu cần sao chép lên mặt kính. Tiếp theo, nhấn nút “Copy” để mở bảng điều khiển.

Bước 2: Tại bước này, bạn sẽ lựa chọn kích thước giấy và hướng in phù hợp.

Bước 3: Nếu bạn muốn in 2 tờ dữ liệu thành 1 tờ giấy hai mặt, chọn “Sided => 2 Sided”. Ngược lại, nếu bạn muốn in 1 tờ tài liệu hai mặt thành 1 tờ giấy hai mặt, chọn “2 Sided => 2 Sided”.

Bước 4: Sau đó, nhấn nút “Start” để máy bắt đầu quét nội dung của mặt 1 đã được đặt lên kính. Sau khi hoàn tất, bạn hãy lật ngược tài liệu và nhấn “Start” lần nữa. Cuối cùng, nhấn “Done” để máy bắt đầu in nhé.

Trên máy photocopy Toshiba

Tiếp theo với cách photo 2 mặt trên dòng máy Toshiba, nổi bật với hiệu suất mạnh mẽ và tốc độ xử lý nhanh chóng. Máy có khả năng xử lý hàng loạt tài liệu với tốc độ cao mà vẫn đảm bảo chất lượng in sắc nét, rõ ràng. Vì vậy, bạn có thể hoàn toàn yên tâm áp dụng thủ thuật này để in giấy 2 mặt.

Bước 1: Đầu tiên, hãy khởi động máy và đặt tài liệu cần in lên kính. Tại giao diện máy, bạn chọn “1 => 1 SIMPLEX”.

Bước 2: Trên màn hình máy photocopy, bạn sẽ thấy 5 tùy chọn hiển thị. Để thực hiện cách photo 2 mặt, bạn chỉ cần chú ý đến 2 tùy chọn. Thứ nhất là 1 => 2 DUPLEX (in 2 tờ một mặt thành 1 tờ hai mặt) và thứ hai là 2 => 2 DUPLEX (in 1 tờ hai mặt thành 1 tờ hai mặt).

Bước 3: Nhấn “Start” để máy bắt đầu quét tài liệu và chọn “Done” để xác nhận thông tin in.

Trên máy photocopy Canon

Khi nói đến Canon, hầu hết mọi người sẽ ngay lập tức nghĩ đến thương hiệu máy ảnh kỹ thuật số nổi tiếng. Tuy nhiên, thương hiệu này cũng sản xuất các dòng máy in được đánh giá cao về độ ổn định, bền bỉ và nhiều tính năng ưu việt. Máy photocopy Canon được thiết kế để đáp ứng nhu cầu in ấn và sao chép tài liệu cho cả văn phòng nhỏ lẫn các doanh nghiệp lớn.

Nếu bạn muốn thực hiện cách photo 2 mặt giấy A4 trên máy in Canon, hãy thực hiện theo 5 bước hướng dẫn dưới đây từ Mytour.

Bước 1: Trên máy in, người dùng hãy nhấn vào nút “Special Features”.

Bước 2: Trên màn hình giao diện, hãy tìm và chọn mục “Image Combination” rồi nhấn “Done”.

Bước 3: Tại đây, bạn cần chọn lệnh “4 on 1” và “Option”. Tiếp theo, tùy chỉnh vị trí in tài liệu và nhấn “Done”.

Bước 4: Bạn cần thiết lập vị trí khay in mặc định cho máy và nhấn “OK” để xác nhận.

Bước 5: Đặt một mặt tài liệu lên kính quét và nhấn “Start” để máy bắt đầu in. Sau đó, lật mặt còn lại và nhấn “Start” lần nữa. Cuối cùng, nhấn “Done” để hoàn tất lệnh in.

Cách photo 2 mặt từ file trên máy tính kết nối với máy in

Việc in từ file mềm ra giấy rất phổ biến trong các hoạt động văn phòng, vì ngày nay hầu hết mọi người đều sử dụng máy tính để soạn thảo văn bản và muốn in trực tiếp từ đó. Vì vậy, Mytour đã tổng hợp các thao tác in 2 mặt từ file trên máy tính kết nối với máy in để bạn dễ dàng thực hiện.

Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy khởi động máy tính và truy cập vào chức năng “Devices and Printers” hoặc “Printers & Scanners” (tùy thuộc vào loại máy tính của bạn).

Bước 2: Một danh sách các máy in sẽ xuất hiện. Hãy chọn tên máy in Ricoh, Toshiba hoặc Canon mà bạn cần. Sau đó, tiếp tục chọn “Printer Properties”.

Bước 3: Trong hộp thoại vừa mở, bạn hãy thêm vào mục “Preferences”.

Bước 4: Trong phần “Duplex”, bạn sẽ thấy 4 tùy chọn xuất hiện là Off, Open to left, Open to top và Booklet. Tùy chọn phổ biến nhất cho cách photo 2 mặt là Open to left.

Bước 5: Cuối cùng, mở file tài liệu trên máy tính và tiến hành lệnh in cũng như thực hiện các thiết lập tương tự như các bước đã hướng dẫn.

Những lưu ý khi in 2 mặt trên máy photocopy

Không phải tất cả các máy in đều hỗ trợ tính năng in hai mặt tự động. Vì vậy, trước khi bắt đầu, bạn cần kiểm tra xem máy in của mình có chức năng in 2 mặt (duplex printing) hay không. Nếu không, bạn sẽ phải in hai mặt theo cách thủ công, tức là in mặt trước rồi lật giấy để in mặt sau. Trong trường hợp này, bạn cần phải cẩn thận để tránh tình trạng lộn xộn trang hoặc in sai thứ tự.

Khi in từ máy tính, bạn cần thiết lập đúng chế độ in 2 mặt. Hầu hết các phần mềm như Microsoft Word hay PDF Reader đều cung cấp tùy chọn này. Trên giao diện in, bạn hãy chọn “Print on both sides” hoặc “Duplex printing”. Đảm bảo rằng bạn chọn chế độ phù hợp với loại tài liệu, có thể là in dọc hoặc in ngang để tránh in ngược nội dung.

Ngoài ra, hãy kiểm tra kích thước và hướng giấy để đảm bảo tài liệu in ra đúng kích thước và vị trí. Điều này đặc biệt quan trọng khi in tài liệu có hình ảnh, bảng biểu hoặc đồ họa, vì nếu hướng giấy không khớp, nội dung có thể bị lệch hoặc không đúng vị trí như mong muốn.

Cuối cùng, nếu in nhiều trang, bạn nên chọn thứ tự in hợp lý. Một số máy in cho phép in trang lẻ trước rồi trang chẵn sau, hoặc in theo thứ tự từ trên xuống dưới hoặc từ dưới lên. Việc này sẽ giúp bạn tránh phải sắp xếp lại thứ tự trang sau khi in và giữ cho tài liệu được sắp xếp đúng cách.

Kết luận

Vậy là, Mytour đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin về thủ thuật cách photo 2 mặt trên các dòng máy photocopy. Dù trong môi trường văn phòng hay học tập, việc thành thạo kỹ năng photo 2 mặt không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn góp phần bảo vệ môi trường thông qua việc sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả.