Buzz
Khi tạo mới bài thuyết trình trong PowerPoint, việc lưu là rất quan trọng để sau này có thể chỉnh sửa hoặc xem lại. Microsoft PowerPoint cho phép bạn lưu tập tin vào máy tính hoặc có thể lưu vào đám mây bằng OneDrive. Bạn cũng có thể xuất và chia sẻ bài thuyết trình trực tiếp từ PowerPoint.
Lưu và Lưu Như
PowerPoint cung cấp hai phương thức lưu tập tin: Lưu và Lưu Như. Hai tùy chọn này có chức năng tương tự nhau, chỉ khác biệt nhỏ:
- Lưu: Khi tạo và chỉnh sửa bài thuyết trình, bạn dùng lệnh Lưu để lưu các thay đổi. Bạn cần thường xuyên lưu khi làm việc. Khi lưu tập tin, bạn chỉ cần chọn tên và vị trí lưu tập tin lần đầu. Sau đó, bạn chỉ cần nhấn Lưu để lưu với tên và vị trí trước đó.
- Lưu Như: Bạn dùng lệnh này để tạo bản sao của bài thuyết trình mà vẫn giữ nguyên bản. Khi dùng Lưu Như, bạn chọn tên hoặc vị trí khác cho bản sao đã tạo.
Về OneDrive
Đa số tính năng trong Microsoft Office, bao gồm PowerPoint, hướng đến việc lưu và chia sẻ tài liệu trực tuyến qua OneDrive - một dịch vụ lưu trữ trực tuyến cho tài liệu và tập tin. Nếu muốn sử dụng OneDrive, đảm bảo bạn đã đăng nhập vào PowerPoint bằng tài khoản Microsoft của bạn.
Cách lưu bài thuyết trình:
Việc lưu bài thuyết trình là rất quan trọng mỗi khi bạn bắt đầu một dự án mới hoặc thay đổi nội dung hiện có. Lưu sớm và thường xuyên có thể giúp tránh mất nội dung. Đồng thời, hãy chú ý đến vị trí lưu bài thuyết trình để dễ dàng tìm kiếm sau này.
1. Xác định vị trí và nhấp chuột vào lệnh Lưu trên thanh Quick Access Toolbar.
Nếu đây là lần đầu tiên bạn lưu tập tin, hộp thoại Lưu dưới dạng sẽ xuất hiện trong Xem backstage.
Sau đó, bạn cần chọn nơi lưu tập tin và đặt tên cho nó. Nhấn Duyệt để chọn một vị trí trên máy tính. Bạn cũng có thể nhấn vào OneDrive để lưu tập tin vào OneDrive.
Hộp thoại Lưu dưới dạng sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu bài thuyết trình.
5. Đặt tên cho tập tin bài thuyết trình, sau đó nhấn Lưu.
6. Bài thuyết trình đã được lưu lại. Bây giờ hãy nhấn Lưu một lần nữa để lưu các thay đổi khi bạn chỉnh sửa bài thuyết trình.
* Bạn cũng có thể sử dụng lệnh
Sử dụng Lưu dưới dạng để tạo một bản sao
Nếu muốn giữ nguyên bản gốc và lưu một phiên bản khác của bài thuyết trình, bạn có thể tạo một bản sao. Ví dụ, nếu có tập tin có tên là Trình bày cho Khách hàng, bạn có thể lưu nó dưới dạng Trình bày cho Khách hàng 2. Nhờ vậy, bạn có thể chỉnh sửa tập tin mới nhưng vẫn có thể so sánh với bản gốc khi cần.
Để làm điều này, bạn sẽ nhấn vào lệnh Lưu Dưới dạng trong chế độ xem Backstage. Tương tự như khi lưu tập tin lần đầu tiên, bạn cần chọn vị trí lưu và đặt cho tập tin một cái tên.
Để thay đổi vị trí lưu mặc định
Nếu bạn không muốn sử dụng OneDrive, bạn có thể cảm thấy phiền lòng vì OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu. Nếu bạn tìm thấy vị trí thuận tiện hơn, bạn có thể thay đổi nơi lưu tập tin mặc định, chẳng hạn như Máy Tính Này.
1. Nhấn vào tab Tệp để mở cửa sổ Backstage.
2. Nhấn vào Tùy chọn.
3. Hộp thoại Cài đặt PowerPoint sẽ hiện ra. Chọn Lưu, đánh dấu vào ô bên cạnh Lưu vào Máy Tính mặc định, rồi nhấn OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.
Sử dụng AutoRecover
PowerPoint tự động lưu bản trình bày vào thư mục tạm khi bạn đang làm việc trên chúng. Nếu quên lưu hoặc gặp sự cố, bạn có thể khôi phục file bằng AutoRecover.
Để kích hoạt AutoRecover
1. Mở PowerPoint. Nếu có phiên bản tự động lưu của một file, bảng Khôi phục Tài liệu sẽ xuất hiện.
2. Click để mở một file đã lưu sẵn. Bài thuyết trình sẽ được khôi phục.
* Mặc định, PowerPoint tự động lưu sau mỗi 10 phút. Nếu chỉnh sửa bài thuyết trình trong thời gian ít hơn 10 phút, PowerPoint có thể không tạo phiên bản tự động lưu.
* Nếu không tìm thấy file mong muốn, bạn có thể duyệt toàn bộ các file tự động lưu từ cửa sổ Backstage. Chỉ cần chọn tab File, click Quản lý Bài thuyết trình, rồi chọn Khôi phục Bài thuyết trình chưa lưu.
Xuất Bài thuyết trình
Mặc định, các bài thuyết trình PowerPoint được lưu dưới dạng file .pptx. Tuy nhiên, đôi khi cần sử dụng các định dạng khác như PDF, PowerPoint 97 - 2003. Xuất bài thuyết trình từ PowerPoint sang các loại file khác là điều dễ dàng, bao gồm:
- Video
- Package for CD: Lựa chọn này cho phép bạn lưu bài thuyết trình cùng với Microsoft PowerPoint Viewer, một trình chiếu slide đặc biệt mà bất kỳ ai cũng có thể tải về.
- Handouts: Tạo phiên bản tài liệu trình chiếu để in.
- Định dạng file khác: Lưu bài thuyết trình dưới các định dạng khác như PNG, PowerPoint 97-2003.
Để xuất bài thuyết trình
Ví dụ, trong bài viết này, chúng ta sẽ lưu bài thuyết trình dưới dạng file PowerPoint 97-2003.
1. Nhấp vào tab Tệp để mở Xem backstage.
2. Chọn Xuất, sau đó chọn tùy chọn mong muốn. Ở đây, bài viết sẽ chọn Đổi Loại Tệp.
3. Chọn loại tệp, sau đó nhấp vào Lưu Như.
4. Hộp thoại Lưu Như sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu bài thuyết trình, nhập tên file, rồi nhấp vào Lưu.
* Bạn cũng có thể sử dụng menu thả xuống Lưu dưới dạng trong hộp thoại Lưu Như để lưu bài thuyết trình ở các định dạng file khác nhau. Hãy chọn một định dạng mà người khác có thể mở được.
Chia sẻ bài thuyết trình
Chia sẻ và làm việc cùng nhau trên bài thuyết trình PowerPoint thật đơn giản và tiện lợi qua OneDrive. Trước đây, để chia sẻ tệp với người khác, bạn có thể gửi nó như một tệp đính kèm trong email. Tuy nhiên, điều này có thể tạo ra nhiều phiên bản của cùng một tệp, gây khó khăn trong việc quản lý.
Khi chia sẻ bài thuyết trình từ PowerPoint, bạn có thể cho phép người khác truy cập vào tệp đó. Thao tác này giúp bạn và những người được chia sẻ có thể chỉnh sửa bài thuyết trình mà không cần phải quản lý nhiều bản sao khác nhau.
* Để chia sẻ một bài thuyết trình, trước hết bạn cần lưu nó vào OneDrive.
Để chia sẻ bài thuyết trình
1. Click tab Tệp để mở xem Backstage, sau đó click Chia sẻ.
2. PowerPoint sẽ chuyển về giao diện thông thường và mở bảng Chia sẻ ở phía bên phải của cửa sổ. Ở đây, bạn có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu, xem danh sách ai có quyền truy cập tài liệu, và phân quyền cho người khác có thể chỉnh sửa hoặc chỉ xem tài liệu.
Video hướng dẫn về cách lưu và chia sẻ bài thuyết trình PowerPoint
Dưới đây là cách lưu và chia sẻ file bài thuyết trình trong PowerPoint. Hy vọng bài học PowerPoint này sẽ hữu ích với các bạn.
