Buzz
Excel có tính năng giúp bạn dễ dàng sao chép công thức cho cả dòng hoặc cột, nhưng không phải lúc nào cũng mang lại kết quả như bạn mong đợi. Khi gặp lỗi #REF và /DIV0, đừng lo lắng - bạn không cần chỉnh sửa từng ô trong bảng tính. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn một số cách đơn giản để sao chép công thức sang những ô khác.
Các bước
Sử dụng Tìm kiếm và Thay thế để sao chép công thức một cách chính xác
Mở bảng tính Excel. Chắc hẳn sẽ có lúc bạn phải xử lý bảng tính lớn với nhiều công thức, và muốn sao chép đầy đủ thông tin. Việc thay đổi mọi thông tin thành tham chiếu ô tuyệt đối sẽ có phần khó khăn, đặc biệt khi bạn muốn xem lại thông tin gốc ngay sau đó. Hãy áp dụng phương pháp này để nhanh chóng di chuyển công thức với tham chiếu ô tương đối đến nơi khác mà không cần thay đổi tham chiếu. Với bảng tính mẫu sau đây, chúng ta sẽ sao chép công thức từ cột C sang cột D mà không thay đổi yếu tố nào.
| Cột A | Cột B | Cột C | Cột D | |
|---|---|---|---|---|
| dòng 1 | 944 | Ếch | =A1/2 | |
| dòng 2 | 636 | Cóc | =A2/2 | |
| dòng 3 | 712 | Thằn lằn | =A3/2 | |
| dòng 4 | 690 | Rắn | =A4/2 |
- Nếu bạn muốn sao chép công thức trong một ô, hãy chuyển sang bước cuối cùng ("Thử các cách khác") của phần này.
Nhấn Ctrl + H để mở cửa sổ Tìm. Phím tắt này hoạt động trên cả máy tính Windows và macOS.
Tìm và thay dấu "=" thành ký tự khác. Nhập "=" vào trường "Find what" (Tìm gì), rồi nhập ký tự khác vào ô "Replace with" (Thay thế bằng). Nhấp vào Replace All (Thay thế toàn bộ) để chuyển toàn bộ công thức (thường bắt đầu bằng dấu bằng) vào phần chữ bắt đầu bằng ký tự khác. Luôn dùng ký tự mà bạn chưa sử dụng trong bảng tính. Ví dụ, thay bằng dấu # hay &, hoặc chuỗi ký tự dài hơn, chẳng hạn như ##&.
| Cột A | Cột B | Cột C | Cột D | |
|---|---|---|---|---|
| dòng 1 | 944 | Ếch | ##&A1/2 | |
| dòng 2 | 636 | Cóc | ##&A2/2 | |
| dòng 3 | 712 | Thằn lằn | ##&A3/2 | |
| dòng 4 | 690 | Rắn | ##&A4/2 |
- Không sử dụng ký tự * hay ? để tránh gặp khó khăn ở các bước sau.
Sao chép và dán ô. Tô sáng ô mà bạn muốn sao chép, và ấn Ctrl + C (trên Windows) hoặc Cmd + C (trên Mac) để sao chép. Tiếp theo, chọn ô mà bạn muốn dán thông tin, và ấn Ctrl + V (trên Windows) hoặc Cmd + V (trên Mac) để dán. Vì chúng không còn được xem là công thức, nên sẽ được sao chép chính xác.
| Cột A | Cột B | Cột C | Cột D | |
|---|---|---|---|---|
| dòng 1 | 944 | Ếch | ##&A1/2 | ##&A1/2 |
| dòng 2 | 636 | Cóc | ##&A2/2 | ##&A2/2 |
| dòng 3 | 712 | Thằn lằn | ##&A3/2 | ##&A3/2 |
| dòng 4 | 690 | Rắn | ##&A4/2 | ##&A4/2 |
Sử dụng Find & Replace (Tìm và Thay thế) một lần nữa để đảo ngược thay đổi. Bây giờ bạn đã có các công thức theo ý muốn, hãy dùng "Replace All" (Thay thế toàn bộ) một lần nữa để đảo ngược thay đổi. Trong bảng tính mẫu sau đây, chúng ta sẽ tìm chuỗi ký tự "##&" và thay bằng dấu "=" một lần nữa, để những ô đó trở thành công thức ban đầu. Bây giờ bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa bảng tính như thường lệ:
| Cột A | Cột B | Cột C | Cột D | |
|---|---|---|---|---|
| dòng 1 | 944 | Ếch | =A1/2 | =A1
|
| dòng 2 | 636 | Cóc | =A2/2 | =A2/2 |
| dòng 3 | 712 | Thằn lằn | =A3/2 | =A3/2 |
| dòng 4 | 690 | Rắn | =A4/2 | =A4/2 |
Thử một phương pháp khác. Nếu cách trước không hiệu quả, hoặc nếu bạn lo lắng về việc vô tình thay đổi nội dung trong ô khác bằng tính năng 'Thay toàn bộ', bạn có thể thử vài cách sau đây:
Điền công thức theo cột hoặc hàng
Nhập công thức vào một ô trống. Chương trình Excel giúp người dùng dễ dàng nhân bản công thức theo cột hoặc dòng bằng cách "điền" thông tin vào các ô. Tương tự như với mọi công thức khác, bạn sẽ nhập dấu = trước, rồi nhập hàm hoặc phép tính mà bạn muốn. Chúng ta sẽ dùng một bảng tính mẫu đơn giản, và cộng số ở cột A với cột B. Ấn Enter hoặc Return để xem kết quả.
| Cột A | Cột B | Cột C | |
|---|---|---|---|
| dòng 1 | 10 | 9 | 19 |
| dòng 2 | 20 | 8 | |
| dòng 3 | 30 | 7 | |
| dòng 4 | 40 | 6 |
Nhấp vào góc phải dưới của ô có công thức cần sao chép. Con trỏ sẽ trở thành dấu + in đậm.
Nhấp và kéo con trỏ trên cột hoặc dòng mà bạn muốn nhân bản công thức. Công thức đã nhập sẽ tự động được nhập vào các ô mà bạn đã tô sáng. Tham chiếu ô tương đối sẽ tự động cập nhật theo ô trong cùng vị trí tương đối thay vì giữ nguyên. Sau đây là bảng tính mẫu hiển thị công thức đã dùng và kết quả:
| Cột A | Cột B | Cột C | |
|---|---|---|---|
| dòng 1 | 10 | 9 | =A1+B1 |
| dòng 2 | 20 | 8 | =A2+B2 |
| dòng 3 | 30 | 7 | =A3+B3 |
| dòng 4 | 40 | 6 | =A4+B4 |
| Cột A | Cột B | Cột C | |
|---|---|---|---|
| dòng 1 | 10 | 9 | 19 |
| dòng 2 | 20 | 8 | 28 |
| dòng 3 | 30 | 7 | 37 |
| dòng 4 | 40 | 6 | 46 |
- Bạn cũng có thể nhấp đúp vào dấu cộng để điền thông tin vào cả cột thay vì kéo. Chương trình Excel sẽ dừng điền thông tin vào cột khi thấy ô trống. Nếu dữ liệu tham chiếu có khoảng trống, bạn sẽ phải lặp lại bước này để điền cột bên dưới khoảng trống đó.
- Một cách khác để nhân bản công thức cho cả cột là chọn ô ngay bên dưới ô chứa công thức và ấn Ctrl + D.
Sao chép công thức vào nhiều ô bằng cách dán
Nhập công thức vào một ô. Tương tự như với mọi công thức khác, bạn sẽ nhập dấu = trước, rồi nhập hàm hoặc phép tính cần dùng. Trong bảng tính mẫu đơn giản dưới đây, chúng ta sẽ cộng số trong cột A với cột B. Khi bạn ấn Enter hoặc Return, kết quả liền hiển thị.
| Cột A | Cột B | Cột C | |
|---|---|---|---|
| dòng 1 | 10 | 9 | 19 |
| dòng 2 | 20 | 8 | |
| dòng 3 | 30 | 7 | |
| dòng 4 | 40 | 6 |
Chọn ô và nhấn Ctrl + C (trên Windows) hoặc Command + C (trên Mac). Đây là cách sao chép công thức vào bộ nhớ tạm.
Chọn ô mà bạn muốn dán công thức đã sao chép. Nhấp vào một ô và rê chuột lên xuống hoặc sử dụng các phím mũi tên. Các ô sẽ được dán công thức không nhất thiết phải liền kề với ô có công thức mà bạn đã sao chép. Bạn có thể nhấn phím Control trong khi chọn để sao chép các ô và vùng không liền kề.
Nhấn Ctrl + V (trên Windows) hoặc Command + V (trên Mac) để dán thông tin. Bây giờ công thức đã hiển thị trong các ô được chọn.
Sử dụng tham chiếu ô tương đối và tuyệt đối
Sử dụng tham chiếu ô tương đối trong công thức. Trong công thức Excel, "tham chiếu ô" là địa chỉ của ô. Bạn có thể nhập tham chiếu ô này theo cách thủ công, hoặc nhấp vào ô mà bạn muốn dùng trong khi nhập công thức. Ví dụ, bảng tính sau đây có công thức tham chiếu đến ô A2:
| Cột A | Cột B | Cột C | |
|---|---|---|---|
| dòng 2 | 50 | 7 | =A2*2 |
| dòng 3 | 100 | ||
| dòng 4 | 200 | ||
| dòng 5 | 400 |
Tìm hiểu ý nghĩa của tham chiếu tương đối. Trong công thức Excel, tham chiếu tương đối sử dụng vị trí tương đối của địa chỉ ô. Trong ví dụ mẫu, ô C2 có công thức “=A2” là tham chiếu tương đối đến ô giá trị thứ hai bên trái. Nếu bạn sao chép công thức này vào ô C4, giá trị vẫn tham chiếu đến ô thứ hai bên trái, nhưng bây giờ là “=A4”.
| Cột A | Cột B | Cột C | |
|---|---|---|---|
| dòng 2 | 50 | 7 | =A2*2 |
| dòng 3 | 100 | ||
| dòng 4 | 200 | =A4*2 | |
| dòng 5 | 400 |
- Cách này cũng áp dụng được với ô bên ngoài bảng tính nhưng trong cùng dòng và cột. Nếu bạn đã sao chép công thức từ ô C1 vào ô D6 (không hiển thị), Excel sẽ thay đổi tham chiếu "A2" thành ô trong cột liền kề bên phải (C→D) và xuống 5 dòng (2→7), hoặc "B7".
Sử dụng tham chiếu tuyệt đối. Giả sử bạn không muốn Excel tự động thay đổi công thức của mình. Thay vì sử dụng tham chiếu ô tương đối, bạn có thể biến nó thành tuyệt đối bằng cách thêm biểu tượng $ trước cột hoặc dòng cần giữ nguyên, bất kể bạn sao chép công thức từ đâu. Sau đây là các bảng tính mẫu hiển thị công thức gốc với cỡ chữ to và in đậm, cùng kết quả khi bạn thực hiện thao tác sao chép và dán nó vào ô khác:
-
Cột tương đối, dòng tuyệt đối (B$3): Công thức có tham chiếu tuyệt đối đến dòng 3, nên nó luôn tham chiếu đến dòng 3:
Cột A Cột B Cột C dòng 1 50 7 =B$3 dòng 2 100 =A$3 =B$3 dòng 3 200 =A$3 =B$3 dòng 4 400 =A$3 =B$3
-
Cột tuyệt đối, dòng tương đối ($B1): Công thức có tham chiếu tuyệt đối đến cột B, nên nó luôn tham tham chiếu đến cột B.
Cột A Cột B Cột C dòng 1 50 7 =$B1 dòng 2 100 =$B2 =$B2 dòng 3 200 =$B3 =$B3 dòng 4 400 =$B4 =$B4
-
Cột và dòng tuyệt đối ($B$1): Công thức có tham chiếu tuyệt đối đến cột B của dòng 1, nên nó luôn tham chiếu đến cột B của dòng 1.
Cột A Cột B Cột C dòng 1 50 7 =$B$1 dòng 2 100 =$B$1 =$B$1 dòng 3 200 =$B$1 =$B$1 dòng 4 400 =$B$1 =$B$1
Sử dụng phím F4 để chuyển đổi giữa tuyệt đối và tương đối. Tô sáng tham chiếu ô trong công thức bằng cách nhấp vào đó và nhấn F4 để tự động thêm hoặc xóa biểu tượng $. Tiếp tục nhấn F4 đến khi tham chiếu tuyệt đối hoặc tương đối mà bạn muốn đã được chọn, rồi nhấn Enter hoặc Return.
Lời khuyên
Nếu sao chép công thức đến ô mới và thấy hình tam giác màu xanh lá, Excel đã nhận diện lỗi khả thi. Hãy xem kỹ công thức để tìm ra nguyên nhân.
Nếu vô tình thay dấu = thành dấu ? hay * trong phương pháp 'sao chép công thức chính xác', việc tìm kiếm '?' hay '*' sẽ không cho bạn kết quả như mong đợi. Bạn có thể khắc phục sự cố bằng cách tìm kiếm '~?' hay '~*'.
Chọn ô và ấn Ctrl + ' (dấu nháy đơn) để sao chép công thức của ô bên trên vào đó.
