Buzz
Thường thì, Excel có thể tự động phát hiện văn bản được phân cách bằng phím tab (hay còn gọi là tab delimited) và dán dữ liệu vào các cột tương ứng. Nếu không thì có thể dấu phân cách của Excel đã được thiết lập thành dấu khác, hoặc văn bản của bạn sử dụng dấu cách thay cho tab. Công cụ Text to Columns trong Excel có thể giúp bạn nhanh chóng lựa chọn dấu phân cách phù hợp và dán dữ liệu vào các cột đúng.
Các bước
Sao chép (copy) toàn bộ văn bản được phân cách bằng tab của bạn. Văn bản được phân cách bằng tab là kiểu định dạng lưu dữ liệu trong các ô thành tập tin văn bản. Mỗi ô được phân cách bằng phím tab, và mỗi bản ghi sẽ được hiển thị ở một dòng riêng biệt trong tập tin văn bản. Hãy lựa chọn toàn bộ văn bản bạn muốn sao chép trong Excel và sao chép chúng vào vùng nhớ tạm.
Lựa chọn ô trong Excel mà bạn muốn dán (paste) vào. Lựa chọn ô phía trên, ở góc trái mà bạn muốn dữ liệu của mình sẽ được dán vào. Dữ liệu của bạn sẽ lấp đầy các ô bên dưới và bên phải ô đã lựa chọn.
Dán dữ liệu. Trong các phiên bản Excel mới hơn và trong trường hợp dữ liệu của bạn được phân cách chuẩn chỉnh bằng phím tab, các ô thường sẽ được lấp đầy bằng đúng dữ liệu mong muốn. Mỗi chỗ được ngăn cách bằng phím tab sẽ được trực tiếp chuyển thành một ô dữ liệu mới. Nếu tất cả dữ liệu của bạn xuất hiện trong cùng một cột, có khả năng là dấu phân cách của Excel đã bị thay đổi từ tab thành dấu khác, chẳng hạn như dấu phẩy. Bạn có thể thay đổi lại thành tab bằng cách dùng công cụ Text to Columns.
Lựa chọn toàn bộ cột dữ liệu. Nếu dữ liệu của bạn được ngăn cách bằng tab và không được dán đúng như mong muốn, bạn có thể sử dụng công cụ Text to Columns của Excel để định dạng lại cho đúng. Để thực hiện điều này, bạn cần lựa chọn toàn bộ cột chứa tất cả dữ liệu đã dán.
- Bạn có thể nhanh chóng lựa chọn toàn bộ cột bằng cách nhấp vào chữ cái ở phía trên cùng.
- Bạn chỉ có thể sử dụng công cụ Text to Columns cho từng cột một.
Nhấp vào thẻ Data và chọn 'Text to Columns'. Bạn sẽ thấy tính năng này trong phần Công cụ Dữ liệu của thẻ Data.
- Nếu bạn đang sử dụng Office 2003, hãy nhấp vào thẻ Data và chọn 'Text to Columns'.
Lựa chọn 'Delimited' (Phân cách) và nhấp vào 'Next' (Tiếp theo). Điều này sẽ cho Excel biết phải tìm kiếm một dấu cụ cụ thể để phân cách ô.
Lựa chọn dấu phân cách dữ liệu. Nếu dữ liệu của bạn được phân cách bằng tab, hãy tích vào ô 'Tab' và bỏ tích ở mọi ô khác. Bạn cũng có thể tích vào nhiều dấu phân cách khác nhau nếu dữ liệu của bạn được ngăn cách theo kiểu khác. Trong trường hợp dữ liệu của bạn được phân cách bằng nhiều phím cách thay vì phím tab, hãy tích vào ô 'Space' và 'Treat consecutive delimiters as one' (Coï nhiều dấu phân cách liên tiếp là một). Lưu ý rằng điều này có thể gây ra vấn đề nếu có dấu cách không phải làm dấu phân cách trong dữ liệu của bạn.
Chọn định dạng cho cột đầu tiên. Sau khi chọn dấu phân cách, bạn có thể đặt định dạng dữ liệu cho từng cột được tạo ra. Bạn có thể chọn 'General', 'Text', hoặc 'Date'.
- Chọn 'General' cho số hoặc số và chữ.
- Chọn 'Text' cho dữ liệu chỉ là văn bản, như tên.
- Chọn 'Date' cho dữ liệu viết theo định dạng ngày tháng chuẩn.
Lặp lại quy trình với các cột khác. Chọn từng cột ở phần dưới cùng của cửa sổ và thiết lập định dạng. Bạn có thể bỏ qua cột đó khi chuyển đổi thành văn bản.
Hoàn tất quá trình phân tách. Khi đã định dạng xong các cột, nhấp vào Hoàn tất để áp dụng dấu phân cách mới. Dữ liệu sẽ được phân tách thành các cột theo cách bạn thiết lập trong Text to Column.
