Buzz
Windows 10 tích hợp sẵn công cụ sao lưu có tên là Lịch sử Tệp. Người dùng có thể sử dụng công cụ này để bảo vệ email (Outlook) khỏi những rủi ro không mong muốn. Thực hiện theo hướng dẫn chi tiết sao lưu email (Outlook) bằng Lịch sử Tệp Windows 10 dưới đây để hiểu rõ cách thực hiện.
Cách sao lưu email (Outlook) bằng Lịch sử Tệp Windows 10
Sử dụng File History một cách linh hoạt
Mặc dù có nhiều phần mềm từ bên thứ ba có tính năng đa dạng, nhưng File History tích hợp sẵn trên Windows 10 cung cấp khả năng sao lưu dữ liệu. Người dùng có thể sử dụng File History trên Windows 10 để đưa dữ liệu từ hệ thống của mình lên các ổ đĩa khác. Sau đó, có thể khôi phục lại các file này nếu chúng bị lỗi hoặc bị xóa.
Nhấn tổ hợp phím Windows + I để mở cửa sổ Cài đặt, sau đó chọn Cập nhật & Bảo mật => Sao lưu.
Chọn ổ đĩa để lưu trữ bản sao lưu
Trong mục Sao lưu, bạn sẽ thấy lựa chọn Thêm ổ đĩa. Nhấn chọn và chọn một ổ đĩa mà bạn muốn dùng để sao lưu các file.
Bạn cũng có thể chọn các ổ đĩa khác trên hệ thống. Tuy nhiên, lựa chọn sử dụng ổ đĩa ngoại là lựa chọn phù hợp nhất để đảm bảo an toàn dữ liệu trong trường hợp máy tính gặp sự cố. Chuyển đổi giữa các hệ thống cũng trở nên dễ dàng hơn.
Nếu không thấy lựa chọn Thêm ổ đĩa, điều đó có nghĩa là một trong các ổ đã được chọn. Nhấn Tùy chọn khác để xem ổ nào đã được chọn. Nếu đó không phải là ổ bạn muốn, cuộn xuống và nhấn chọn Dừng sử dụng ổ đĩa. Quay lại trang trước và thực hiện theo hướng dẫn trước đó.
Sau khi đã chọn xong ổ đĩa, File History sẽ tự động được kích hoạt. Nếu không, chỉ cần trượt thanh Tự động sao lưu tập tin của tôi sang BẬT.
Đặt chu kỳ sao lưu
Đối với ổ sao lưu đã chọn, bước tiếp theo là cài đặt chu kỳ sao lưu cho Lịch sử Tệp.
Mặc định Sao lưu tập tin của tôi được thiết lập là Mỗi giờ. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi thành các khung giờ hoặc phút khác nhau, thậm chí là ngày. Tùy thuộc vào cách bạn muốn cập nhật các bản sao lưu, lựa chọn sao lưu hàng ngày là một giải pháp lý tưởng.
Mục Giữ sao lưu của tôi xác định khoảng thời gian bao lâu các bản sao lưu sẽ được giữ trên ổ. Mặc định Giữ sao lưu của tôi được đặt là Mãi mãi, nhưng bạn có thể thay đổi thành 1 tháng hoặc 1 năm, tùy ý. Ngoài ra, Cho đến khi cần dung lượng sẽ xóa các tập tin khi ổ đầy.
Chọn thư mục để sao lưu
Bước tiếp theo là chọn những thứ bạn muốn sao lưu. Nếu bạn đang ở trang chính của Sao lưu, hãy nhấp vào Tùy chọn khác.
Trên trang này có mục có tên là Sao lưu các thư mục này. Mặc định đã có một số thư mục được chọn từ tài khoản người dùng, ví dụ như thư mục Downloads, Documents, Pictures và một số thư mục được di chuyển từ vị trí khác.
Các tập tin Outlook được lưu trữ trong C:\Users\TÊN\Documents\Outlook Files, vì vậy các tập tin này sẽ tự động được thêm vào.
Để thêm thư mục mới, hãy nhấp chọn Thêm một thư mục, sau đó duyệt đến thư mục bạn muốn thêm trên hệ thống và nhấp chọn Chọn thư mục này. Chọn thư mục Outlook nếu bạn không muốn sao lưu thư mục Documents.
Để xóa một thư mục khỏi danh sách, chọn thư mục đó và nhấp chọn Xóa.
Ngoài ra, bạn có thể loại bỏ thư mục khỏi bản sao lưu. Điều này hữu ích nếu bạn muốn sao lưu một thư mục với nhiều thư mục con và muốn loại bỏ một số thư mục con không cần thiết.
Cuộn xuống mục Ngoại trừ các thư mục này, nhấp chọn Thêm một thư mục. Duyệt đến thư mục mà bạn muốn loại bỏ, sau đó nhấp chọn Chọn thư mục này.
Lịch sử File và Outlook
Trước khi sao lưu email (Outlook) bằng Lịch sử Tệp Windows 10, hãy chú ý đến những điểm sau:
Lịch sử Tệp chỉ sao lưu các file hiện không được sử dụng. Điều này có nghĩa là nếu bạn đang mở Outlook, các file của bạn sẽ không được sao lưu.
Vì vậy, để đảm bảo các file Outlook được sao lưu tốt nhất, hãy đóng chương trình khi Lịch sử Tệp đang hoạt động, hoặc thiết lập tần suất sao lưu sao cho bạn không bỏ sót bất kỳ file nào.
Bên cạnh đó, kích thước của các file Outlook có thể lên đến vài GB.
Lịch sử Tệp không quản lý các bản sao lưu. Mặc dù bản sao lưu sẽ ngày càng tăng lên, chỉ cần cập nhật các file thay đổi kể từ lần quét cuối cùng và xóa các file cũ, nhưng Lịch sử Tệp không thực hiện điều này.
Thay vào đó, Lịch sử Tệp sẽ nhận biết sự thay đổi và sao lưu lại toàn bộ các file một lần nữa. Nếu kích thước của file Outlook lớn, dung lượng ổ đĩa sẽ nhanh chóng đầy. Để giải quyết vấn đề này, bạn chỉ cần thiết lập Lịch sử Tệp lưu trữ bản sao lưu cho đến khi ổ đĩa đầy.
Ngoài ra, bạn có thể truy cập Cài đặt => Cập nhật & Bảo mật => Sao lưu => Tùy chọn khác => Xem các tùy chọn nâng cao => Cài đặt nâng cao => Dọn dẹp phiên bản để xóa các bản sao lưu định kỳ.
Tại đây, bạn có thể dọn dẹp các bản sao lưu cũ đi. Trong menu Xóa tệp, bạn thiết lập là Tất cả trừ phiên bản mới nhất rồi click chọn Dọn dẹp.
Phương án thay thế cho Lịch sử Tệp
Nếu Lịch sử Tệp không phù hợp, bạn có thể tìm kiếm trên mạng một số cách để sao lưu dữ liệu Outlook tự động và cách thiết lập Outlook tự động tạo kho lưu trữ, mà bạn có thể đặt để lưu trữ trên ổ đĩa ngoài.
Outlook an toàn
Áp dụng theo các bước trên, hãy đảm bảo rằng các file Outlook của bạn được lưu trữ an toàn. Hãy nhớ rằng phòng tránh luôn quan trọng hơn là chữa trị, vì vậy hãy sao lưu các file của bạn thường xuyên để đề phòng mọi tình huống xấu.
Dưới đây là cách để sao lưu email (Outlook) bằng Windows 10 File History. Bạn cũng có thể tìm kiếm trên mạng để tìm các giải pháp sao lưu Outlook khác để bảo vệ file Outlook của bạn. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, hãy để lại trong phần bình luận dưới bài viết, Mytour sẽ trả lời ngay lập tức.
