Buzz
Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ để sắp xếp dữ liệu. Bài viết này giới thiệu tính năng quan trọng - sắp xếp dữ liệu theo thứ tự ABC.
Các bước
Sắp xếp theo thứ tự ABC
Định dạng dòng tiêu đề. Dòng tiêu đề là dòng chứa tên của các cột trong bảng tính. Dưới đây là vài cách để ngăn Excel tự động sắp xếp dòng này:
- Định dạng dòng tiêu đề khác nhau. Ví dụ, tô đậm hoặc thay đổi màu văn bản.
- Đảm bảo không có ô trống nào trong dòng tiêu đề.
- Nếu Excel vẫn sắp xếp, chọn dòng tiêu đề và sử dụng thanh menu ruy-băng ở trên cùng, nhấp vào Home → Editing → Sort & Filter → Custom Sort → My data has headers (Dữ liệu có tiêu đề).
Chọn cột cần sắp xếp. Bạn có thể bấm vào tiêu đề cột hoặc chữ cái phía trên cột đó (A, B, C, D, vv.).
Mở thẻ Dữ liệu. Bấm vào thẻ Dữ liệu ở trên cùng của màn hình để xem các tùy chọn về dữ liệu trong thanh ruy-băng trên bảng tính.
Tìm mục Sắp xếp và Bộ lọc. Trong thanh ruy-băng, hãy tìm vùng có nhãn Sắp xếp & Bộ lọc.
Nhấp vào nút A → Z. Để sắp xếp bảng theo thứ tự bảng chữ cái, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng A → Z trong mục Sắp xếp và Bộ lọc. Cột được chọn sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
Sắp xếp theo họ (áp dụng với cấu trúc tên tiếng Anh)
Cách này dùng khi bảng tính có họ và tên trong một ô. Nếu danh sách tên đầy đủ (họ trước, tên sau) ở một cột riêng, sắp xếp chỉ theo tên. Với hướng dẫn sau đây, bạn chia tên thành hai cột và sắp xếp theo cột họ.
Thêm một cột trống. Đặt cột này bên phải cột họ tên.
Nhập công thức cho phần tên. Điền công thức này vào ô đầu tiên của cột mới: =LEFT(A1,FIND(' ',A1)) và đảm bảo có khoảng trắng trong dấu ngoặc kép. Công thức này sao chép tất cả dữ liệu trước khoảng trắng trong cột tên đầy đủ.
- Bạn có thể thay A bằng chữ cái tên cột chứa danh sách họ và tên.
- Thay số 1 bằng số dòng bạn đang nhập.
Sao chép công thức cho cột. Chọn tiêu đề của cột mới, sao chép và dán công thức bạn vừa nhập. Tên sẽ tự động hiện trong cột này.
Tạo cột họ. Tạo cột mới bên phải cột tên. Sao chép và dán công thức này để điền họ vào cột:
- =RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(' ',A1))
Sắp xếp theo cột họ. Giờ đây, bạn có thể sắp xếp cột họ theo thứ tự ABC như đã mô tả trước đó.
Lời khuyên
- Nếu thanh menu 'ruy-băng' biến mất, hãy nhấp đúp vào bất kỳ tab nào để nó mở rộng lại.
- Bài viết này áp dụng cho Excel từ phiên bản 2003 trở lên. Nếu bạn sử dụng phiên bản cũ hơn, có thể bạn cần tìm các tùy chọn ở vị trí khác.
