Hướng dẫn soạn thảo và trình bày văn bản theo chuẩn Việt Nam trên Word

Soạn thảo văn bản là công việc quen thuộc của đồng đội văn phòng, đặc biệt là các anh chị cán bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trình bày văn bản đúng theo chuẩn quy định của Việt Nam hiện nay. (Bài viết luôn cập nhật những Quy định và Nghị định mới nhất).

I. Hướng dẫn soạn thảo văn bản theo tiêu chuẩn Việt Nam

1. Khởi động ứng dụng gõ Tiếng Việt Unikey

Để việt bản văn bản một cách thuận tiện, hãy sử dụng ứng dụng Unikey với bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex. Điều này giúp tránh tình trạng lỗi Font.

Mở ứng dụng gõ Tiếng Việt Unikey

2. Các tính năng trên thanh Ribbon quan trọng cho việc trình bày văn bản

• Home: Tùy chỉnh Fonts chữ, cỡ chữ, căn lề.
• Insert: Chèn bảng biểu, hình ảnh và đồ thị.
• Page Layout: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
• References: Chèn mục lục, tiêu đề bảng biểu, đồ thị.
• Mailings: Hỗ trợ trộn tài liệu.
• Review: Chỉnh sửa cũng như đánh giá trên tài liệu.
• View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.

Trình bày văn bản

3. Thiết lập những chỉnh sửa phù hợp cho văn bản theo chuẩn Việt Nam

Để có một văn bản đúng chuẩn, việc hiểu rõ và áp dụng các quy tắc trong Word là hết sức quan trọng.

Bước 1: Chỉnh đơn vị đo mặc định của Word từ Inches sang Centimeters (cm) như sau:

Mở File > Chọn Options > Chọn Advanced > Ở mục Display, chuyển đổi từ Inches sang Centimeters (cm).

Mở File.

Mở File.

Chọn Options.

Chọn Options.

Chọn Advanced > Trong mục Display, đổi từ Inches thành Centimeters (cm)

Chọn Advanced > Trong mục Display, đổi từ Inches sang Centimeters (cm)

Bước 2: Cấu hình lại kích thước giấy như sau:

Vào thẻ Layout > Mục Page Setup > Chọn Size > Lựa chọn khổ giấy A4

Thay đổi kích thước giấy

Bước 3: Điều chỉnh lề cho văn bản theo chuẩn Việt Nam.

Vào thẻ Layout > Mục Page Setup > Chọn Margins > Chọn Custom Margins..

Vào thẻ Layout > Mục Page Setup > Chọn Margins > Chọn Custom Margins..

Hộp thoại Margins hiện lên, điều chỉnh lề theo tiêu chuẩn vàng là 2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự Top (trên) > Bottom (dưới) > Left (trái) > Right (phải).

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình là Chiều dọc (Portrait) hoặc Chiều ngang

Chỉnh

Bước 4: Lựa chọn Fonts chữ và cỡ chữ: Kiểu chữ chuẩn là Times New Roman và cỡ chữ 13 hoặc 14

Mẹo: Để có một văn bản đẹp và đúng quy chuẩn, hãy lựa chọn Font chữ phù hợp với hoàn cảnh và kiểm tra lại Font chữ và cỡ chữ trong đoạn văn tránh trường hợp chữ to chữ nhỏ nhé.

Chọn Font

Bước 5: Tiếp theo, bạn thực hiện soạn thảo văn bản. Khi văn bản đã được soạn thảo xong, hãy điều chỉnh giãn cách dòng cho toàn bộ văn bản.

Nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ văn bản > Nhấn vào ô Line and Paragraph Spacing

Nhấn vào ô Line and Paragraph Spacing

Ở ô Line Spacing, chọn 1,5 inches.

Line Spacing

Bước 6: Căn đều 2 bên của văn bản

Canh đều

Căn đều cả 2 bên của văn bản

Bước 7: Lưu File lại và hoàn thành.

II. Cấu trúc của 1 văn bản theo quy định Việt Nam

Cấu trúc 1 văn bản theo quy định Việt Nam

Trong đó:

• 1: Quốc hiệu
• 2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
• 3: Số, ký hiệu văn bản
• 4: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
• 5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
• 5b: Trích yếu nội dung công văn
• 6: Nội dung văn bản
• 7a,7b,7c: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
• 8: Dấu của cơ quan, tổ chức
• 9a,9b: Nơi nhận
• 10a: Dấu chỉ mức độ mật
• 10b: Dấu chỉ mức độ khẩn
• 11: Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
• 12: Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
• 13: Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
• 14: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
• 15: Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

III. Quy định quan trọng khi soạn thảo văn bản theo Tiêu chuẩn Việt Nam

1. Sử dụng phông chữ Times New Roman

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, bắt buộc sử dụng phông chữ tiếng Việt Times New Roman với bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.

2. Sử dụng khổ giấy A4 cho mọi văn bản

Tất cả văn bản hành chính đều áp dụng khổ giấy A4 (210mm x 297mm)

3. Đổi cách đánh số trang văn bản

Số trang văn bản được căn giữa theo chiều ngang, ở phần lề trên, bắt đầu từ số 1, sử dụng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, không hiển thị số trang thứ nhất.

4. Ghi rõ tên cơ quan chủ quản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải là tên chính thức, đầy đủ, và là chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức; tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.

Đối với tên cơ quan chủ quản ở địa phương, phải kèm theo tên tỉnh, thành phố thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đặt trụ sở.

Được phép sử dụng viết tắt cho các cụm từ thông dụng.

Tên cơ quan ban hành văn bản viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, đứng, đậm, được canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản. Trong đó, tên cơ quan chủ quản viết bằng chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 đến 13.

Cụm từ được viết tắt:

1. Nghị quyết (riêng biệt): NQ
2. Quyết định (riêng biệt): QĐ
3. Chỉ thị (riêng biệt): CT
4. Quy chế: QC
5. Quy định: QyĐ
6. Thông cáo: TC
7. Thông báo: TB
8. Hướng dẫn: HD
9. Chương trình: CTr
10. Kế hoạch: KH
11. Phương án: PA
12. Đề án: ĐA
13. Dự án: DA
14. Báo cáo: BC
15. Biên bản: BB
16. Tờ trình: TTr
17. Hợp đồng: HĐ
18. Công văn
19. Công điện: CĐ
20. Bản ghi nhớ: GN
21. Bản cam kết: CK
22. Bản thỏa thuận : TTh
23. Giấy chứng nhận: CN
24. Giấy ủy quyền: UQ
25. Giấy mời: GM
26. Giấy giới thiệu: GT
27. Giấy nghỉ phép: NP
28. Giấy đi đường: ĐĐ
29. Giấy biên nhận hồ sơ: BN
30. Phiếu gửi: PG
31. Phiếu chuyển: PC
32. Thư công

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản là tên đặc trưng của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ khái quát biểu hiện nội dung chủ yếu của văn bản.

Ghi chú:

• Tên loại và trích yếu được căn giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm.
• Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ 13 đến 14, đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

6. Thêm yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ ban hành văn bản ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản

Chú ý:

• Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành.
• Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14 trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Sau đó, mỗi căn cứ phải xuống dòng và kết thúc bằng dấu chấm phẩy. Dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.

7. Chữ ký của người có thẩm quyền

Nghị quyết mới đã thêm chữ ký số của người có thẩm quyền.

Chú ý:

Hình ảnh và vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền hiển thị như hình ảnh chữ ký trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

8. Dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức

Phần này là phần mới được thêm vào, vui lòng không bỏ sót phần này.

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản được thực hiện như sau:

- Văn bản cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử chỉ thực hiện ký số trên văn bản chính và không ký số lên văn bản kèm theo;

- Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

9. Bổ sung quy định về Phụ lục

Trong trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo, văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó.

• Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
• Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
• Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không cần điền thông tin tại các vị trí này.
• Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
• Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
• Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản.

Đây là cách soạn thảo, trình bày và các quy định viết văn bản chuẩn Việt Nam mà Mytour đã nghiên cứu. Các Quy định và Nghị định sẽ được cập nhật thường xuyên, theo phiên bản mới nhất. Nếu có thắc mắc, hãy để lại bình luận dưới đây. Chúc bạn thành công!