Hướng dẫn sử dụng các hàm thống kê trong Excel đầy đủ, có ví dụ minh họa chi tiết

Buzz

Nội dung bài viết

Hàm thống kê trong Excel là gì?

Tại sao nên dùng hàm thống kê trong Excel?

Hướng dẫn sử dụng các hàm thống kê trong Excel đơn giản và nhanh chóng

Hàm COUNT

Hàm COUNTIF

Hàm COUNTIFS

Hàm COUNTBLANK

Hàm SUM

Hàm SUMIF

Hàm SUMIFS

Hàm RANK

Hàm AVERAGE

Hàm AVERAGEIF

Hàm AVERAGEIFS

Hàm MIN

Hàm MAX

Hàm ROW

Hàm ROWS

Hàm COLUMN

Hàm COLUMNS

Một số lỗi phổ biến khi sử dụng hàm thống kê trong Excel

Lỗi liên quan đến dấu phẩy, dấu chấm phẩy và dấu chấm

Lỗi #VALUE!

Lỗi không hiển thị số 0

Lỗi #N/A!

Lỗi #DIV/0!

Tóm tắt

Xem thêm

Các hàm thống kê trong Excel tuy không phức tạp nhưng có thể dễ gây nhầm lẫn cho người mới bắt đầu. Vì vậy, việc hiểu rõ cách sử dụng và ứng dụng các hàm này sẽ giúp việc tính toán trở nên dễ dàng hơn. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp chi tiết cách sử dụng kèm ví dụ minh họa.

Hàm thống kê trong Excel là gì?

Các hàm thống kê trong Excel được thiết kế để hỗ trợ phân tích dữ liệu, từ các phép tính cơ bản như đếm, tính tổng cho đến các phân tích nâng cao như tính giá trị trung bình, độ lệch chuẩn và dự đoán xu hướng.

Tại sao nên dùng hàm thống kê trong Excel?

Hàm thống kê Excel giúp xử lý dữ liệu hiệu quả, hỗ trợ phân tích và ra quyết định chính xác để đạt được mục tiêu công việc.

Tiết kiệm thời gian: Thực hiện nhanh các phép tính phức tạp trên lượng lớn dữ liệu, tránh tính toán thủ công.
Độ chính xác cao: Giảm thiểu sai sót khi xử lý dữ liệu lớn.
Phân tích hiệu quả: Cung cấp thông tin chi tiết về xu hướng, phân bố dữ liệu.
Ra quyết định chính xác: Dựa trên kết quả phân tích thống kê cụ thể.
Trình bày chuyên nghiệp: Dễ dàng tạo biểu đồ, báo cáo trực quan.

Hướng dẫn sử dụng các hàm thống kê trong Excel đơn giản và nhanh chóng

Mỗi mục đích khác nhau đòi hỏi bạn sử dụng những hàm thống kê phù hợp trong Excel để tính toán hiệu quả.

Hàm COUNT

Hàm COUNT là một trong những hàm thống kê cơ bản nhất trong Excel, dành cho người mới bắt đầu, giúp đếm số ô có chứa giá trị trong một vùng hoặc bảng dữ liệu được chọn trước.

Công thức hàm COUNT là =COUNT (giá trị 1,[giá trị 2],…). Trong đó:

giá trị 1: Tham số bắt buộc, có thể là một ô, vùng dữ liệu hoặc mảng giá trị.
giá trị 2: Tham số tùy chọn, cho phép chỉ định thêm các ô, vùng dữ liệu hoặc mảng giá trị khác.

Hàm COUNT duyệt qua các tham số, chỉ tính các giá trị là số. Các giá trị không phải số như văn bản, ngày tháng, giá trị logic và ô trống sẽ bị bỏ qua.

Hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF cho phép đếm số ô trong một vùng dữ liệu đáp ứng tiêu chí cụ thể. Đây là hàm hữu ích giúp phân tích và tóm tắt dữ liệu nhanh chóng.

Cú pháp hàm COUNTIF rất đơn giản: =COUNTIF (range, criteria). Trong đó:

Range là vùng dữ liệu cần kiểm tra, có thể là các ô liền kề hoặc không liền kề.
Criteria là điều kiện áp dụng để đếm, có thể là số, chuỗi văn bản, biểu thức logic hoặc tham chiếu đến ô khác.

Hàm COUNTIFS

Hàm COUNTIFS trong Excel trả về số ô thỏa mãn một tập hợp điều kiện. Các điều kiện có thể kiểm tra giá trị cụ thể, lớn hơn, nhỏ hơn hoặc nằm trong một khoảng nhất định.

Công thức hàm COUNTIFS: =COUNTIFS (Criteria_range1, Criteria1, [Criteria_range2, Criteria2],…). Trong đó:

Criteria_range1: Vùng dữ liệu đầu tiên cần kiểm tra.
Criteria1: Tiêu chí áp dụng cho vùng dữ liệu đầu tiên.
[Criteria_range2, Criteria2]…: Các cặp vùng dữ liệu và tiêu chí bổ sung (tùy chọn).

Hàm COUNTBLANK

Hàm COUNTBLANK là hàm thống kê Excel dùng để đếm số ô trống trong một phạm vi nhất định, giúp đánh giá mức độ hoàn thiện dữ liệu và phát hiện các vùng cần nhập liệu thêm.

Công thức hàm COUNTBLANK rất dễ nhớ: “=COUNTBLANK(Range)”, trong đó Range là vùng dữ liệu cần kiểm tra các ô trống, có thể là cột, hàng hoặc bất kỳ vùng chọn nào.

Hàm COUNTBLANK kiểm tra từng ô trong phạm vi, nếu ô không chứa giá trị nào (kể cả khoảng trắng), sẽ được tính là ô trống. Kết quả trả về là tổng số ô trống.

Hàm SUM

Hàm SUM là một trong những hàm thống kê phổ biến nhất, dùng để tính tổng các giá trị số. Hàm này cộng tất cả các số được nhập và trả về tổng của chúng.

Công thức hàm SUM rất đơn giản: “=SUM(số 1,[số 2],…)”. Trong đó:

số 1: Là đối số bắt buộc, có thể là một số, tham chiếu đến ô hoặc phạm vi chứa giá trị số.
[số 2],…: Đối số tùy chọn, thêm nhiều số hoặc phạm vi ô để tính tổng. Hàm SUM có thể xử lý tối đa 255 đối số.

Hàm SUMIF

Hàm SUMIF là một hàm thống kê phổ biến, dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên điều kiện nhất định. Công thức: “=SUMIF(range, criteria, [sum_range])”.

Range là vùng ô cần kiểm tra điều kiện.
Criteria là điều kiện áp dụng, có thể là số, biểu thức hoặc tham chiếu ô.
Sum_Range (tùy chọn) là phạm vi chứa giá trị cần tính tổng. Nếu không chỉ định, hàm sẽ lấy giá trị trong phạm vi đã kiểm tra.

Hàm SUMIFS

SUMIFS là hàm Excel dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên nhiều điều kiện khác nhau, mở rộng từ hàm SUMIF chỉ hỗ trợ một điều kiện.

SUMIFS kiểm tra vùng dữ liệu, nếu hàng nào đáp ứng tất cả các tiêu chí đã đặt, giá trị tương ứng sẽ được cộng vào tổng.

Công thức của hàm SUMIFS là “=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)”. Trong đó:

sum_range: Vùng chứa các giá trị cần tính tổng.
criteria_range1: Vùng dữ liệu cần kiểm tra điều kiện đầu tiên.
criteria1: Điều kiện áp dụng cho criteria_range1.
criteria_range2, criteria2, … (tùy chọn): Các cặp phạm vi và điều kiện bổ sung để xét thêm.

Hàm RANK

Hàm RANK trong Excel giúp sắp xếp và phân loại dữ liệu hiệu quả, xác định vị trí tương đối của một giá trị trong danh sách so với các giá trị khác.

Hàm RANK giúp bạn xác định vị trí của một giá trị trong danh sách theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Công thức của hàm là “=RANK(number, ref, [order])”. Trong đó:

number: Giá trị mà bạn muốn biết thứ hạng.
ref: Vùng dữ liệu chứa các giá trị để so sánh với number.
[order]: (Tùy chọn) Quy định thứ tự sắp xếp. Nếu order là 0 hoặc không nhập, hàm xếp hạng theo thứ tự giảm dần (giá trị lớn nhất đứng đầu). Nếu order khác 0, hàm xếp hạng theo thứ tự tăng dần (giá trị nhỏ nhất đứng đầu).

Hàm AVERAGE

Hàm AVERAGE được dùng để tính giá trị trung bình của một tập hợp số trong Excel. Hàm thực hiện phép cộng tất cả các số được cung cấp và chia tổng cho số lượng giá trị. Công thức của hàm là =AVERAGE(number1, [number2],…). Trong đó:

number1: Đối số bắt buộc, đại diện cho số đầu tiên, tham chiếu ô hoặc vùng dữ liệu mà bạn muốn tính giá trị trung bình.
[number2], …: Các đối số tùy chọn, cho phép thêm tối đa 255 số, tham chiếu ô hoặc vùng dữ liệu vào phép tính trung bình.

Hàm AVERAGEIF

Hàm AVERAGEIF giúp tính giá trị trung bình của các ô đáp ứng một điều kiện cụ thể. Đây là công cụ hữu ích khi bạn cần phân tích dữ liệu theo tiêu chí nhất định hoặc tập trung vào nhóm dữ liệu cụ thể. Công thức hàm là “AVERAGEIF(range, criteria, [average_range])”. Trong đó:

range: Vùng dữ liệu cần kiểm tra điều kiện.
criteria: Điều kiện để xác định các ô sẽ được tính trung bình. Có thể là số, biểu thức logic, hoặc chuỗi văn bản.
[average_range]: (Tùy chọn) Vùng dữ liệu chứa các giá trị cần tính trung bình. Nếu không chỉ định, hàm sẽ tính trung bình các giá trị trong phạm vi range.

Hàm AVERAGEIFS

Hàm AVERAGEIFS là công cụ mạnh mẽ trong Excel cho phép tính giá trị trung bình của một tập hợp ô dựa trên nhiều điều kiện khác nhau. So với hàm AVERAGEIF, hàm này hỗ trợ việc áp dụng nhiều tiêu chí lọc. Công thức của hàm AVERAGEIFS là “=AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)”. Cụ thể:

average_range: Vùng dữ liệu chứa các giá trị cần tính trung bình.
criteria_range1: Vùng dữ liệu dùng để so sánh với tiêu chí đầu tiên.
criteria1: Tiêu chí đầu tiên để lọc dữ liệu.
[criteria_range2, criteria2], …: Các cặp vùng dữ liệu và tiêu chí bổ sung (tùy chọn).

Hàm MIN

Hàm MIN giúp bạn xác định giá trị nhỏ nhất trong một dải ô hoặc bảng dữ liệu đã chọn. Công thức để sử dụng hàm MIN là “=MIN(number1, number2, …)”, trong đó number1, number2 là các giá trị hoặc tham chiếu đến ô chứa giá trị bạn muốn tính.

Hàm MAX

Ngược lại với hàm MIN, hàm MAX trong Excel được dùng để tìm giá trị lớn nhất trong một phạm vi hoặc bảng dữ liệu. Để sử dụng hàm MAX, bạn áp dụng công thức “=MAX(number1, number2, …)”, với number1, number2 là các giá trị hoặc tham chiếu ô chứa dữ liệu cần tính.

Hàm ROW

Hàm ROW là một công cụ cơ bản và hữu ích trong Excel giúp xác định số thứ tự hàng của một ô trong bảng tính. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và phân loại dữ liệu một cách hiệu quả.

Công thức sử dụng hàm ROW rất đơn giản: =ROW([reference]). Trong đó, reference là tham chiếu tùy chọn đến ô hoặc dải ô. Nếu không chỉ định reference, hàm sẽ tự động trả về số thứ tự của hàng chứa công thức đó.

Hàm ROWS

Hàm ROWS trong Excel dùng để đếm tổng số hàng trong một dải ô đã chọn. Đây là công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích, đặc biệt khi làm việc với bảng tính lớn và phức tạp, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.

Hàm ROWS cho bạn biết có bao nhiêu hàng trong một mảng hoặc vùng tham chiếu. Nhờ vậy, bạn có thể nhanh chóng xác định số lượng hàng trong bảng tính, cột hoặc bất kỳ vùng dữ liệu nào bạn chọn.

Công thức của hàm ROWS là “=ROWS(array)”. Trong đó, array là đối số duy nhất và bắt buộc, đại diện cho vùng dữ liệu mà bạn muốn đếm số hàng. Bạn có thể trực tiếp nhập mảng vào công thức hoặc tham chiếu đến một dải ô trên bảng tính.

Hàm COLUMN

Hàm COLUMN trong Excel giúp bạn xác định vị trí cột của một ô hoặc cột so với cột đầu tiên trong dãy ô bạn đang tham chiếu. Công thức của hàm COLUMN rất dễ nhớ: =COLUMN([reference]).

Hàm COLUMNS

Hàm COLUMNS được dùng để đếm số lượng cột có trong một vùng dữ liệu hoặc mảng. Về cơ bản, hàm này giúp bạn xác định số cột có trong phạm vi ô mà bạn cung cấp.

Hàm COLUMN giúp bạn nhanh chóng nắm bắt cấu trúc của bảng tính, rất hữu ích khi làm việc với các vùng dữ liệu lớn hoặc phức tạp. Công thức của hàm này đơn giản: =COLUMN(array).

Một số lỗi phổ biến khi sử dụng hàm thống kê trong Excel

Khi làm việc với các hàm thống kê trong Excel, bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến khiến các hàm không hoạt động đúng hoặc trả về kết quả sai. Những lỗi này thường do lỗi đánh máy hoặc cách sử dụng hàm không chính xác. Dưới đây là những lỗi bạn cần chú ý:

Lỗi liên quan đến dấu phẩy, dấu chấm phẩy và dấu chấm

Một lỗi phổ biến khi nhập công thức trong Excel là sai sót với các dấu phân cách. Đôi khi, bạn cũng có thể mắc phải lỗi liên quan đến việc sử dụng khoảng trắng không đúng cách giữa các thành phần của hàm.

Vì vậy, khi làm việc với các hàm thống kê, bạn cần phải rất cẩn thận khi nhập công thức. Hãy chắc chắn rằng bạn kiểm tra kỹ lưỡng các dấu phân cách và khoảng trắng để đảm bảo hàm hoạt động chính xác.

Lỗi #VALUE!

Lỗi #VALUE! thường xảy ra khi có sự sai sót trong tính toán, thường do công thức hoặc tham chiếu ô không chính xác. Để khắc phục, hãy kiểm tra kỹ lưỡng công thức và các ô dữ liệu liên quan.

Lỗi không hiển thị số 0

Một lỗi phổ biến khi nhập các dãy số bắt đầu bằng số 0, chẳng hạn như số điện thoại hoặc số tài khoản ngân hàng, là số 0 bị mất. Lỗi này thường do thiếu các ký tự phụ hoặc chưa thay đổi đúng định dạng. Để khắc phục, bạn có thể thêm dấu ‘ trước số 0 hoặc đổi định dạng thành văn bản.

Lỗi #N/A!

Lỗi #N/A! thường xuất hiện khi hàm không thể tìm thấy kết quả hoặc công thức có vấn đề. Để sửa lỗi này, hãy kiểm tra lại công thức và vùng dữ liệu để đảm bảo mọi thứ được nhập chính xác.

Lỗi #DIV/0!

Lỗi này thường xảy ra khi công thức hàm thống kê của bạn không được kiểm tra tính chính xác. Đây là lỗi phép tính liên quan đến việc chia cho số 0 hoặc lỗi công thức do phép chia với số 0. Để khắc phục, bạn cần kiểm tra và điều chỉnh công thức cho phù hợp.

Tóm tắt

Qua bài viết này, bạn đã học cách sử dụng các hàm thống kê trong Excel một cách nhanh chóng và hiệu quả. Việc hiểu rõ cách sử dụng các hàm này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong việc tính toán và phân tích dữ liệu.

Nội dung được phát triển bởi đội ngũ Mytour với mục đích chăm sóc khách hàng và chỉ dành cho khích lệ tinh thần trải nghiệm du lịch, chúng tôi không chịu trách nhiệm và không đưa ra lời khuyên cho mục đích khác.

Nếu bạn thấy bài viết này không phù hợp hoặc sai sót xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email [email protected]

Các câu hỏi thường gặp

Hàm thống kê trong Excel có vai trò gì trong phân tích dữ liệu?

Hàm thống kê trong Excel hỗ trợ phân tích dữ liệu bằng cách thực hiện các phép tính như đếm, tính tổng, tính giá trị trung bình và độ lệch chuẩn, giúp ra quyết định chính xác hơn.

Tại sao nên sử dụng hàm COUNT trong Excel để đếm ô có giá trị?

Hàm COUNT trong Excel giúp bạn nhanh chóng đếm số ô chứa giá trị trong một vùng dữ liệu, rất hữu ích cho việc phân tích và tóm tắt dữ liệu, tiết kiệm thời gian đáng kể.

Công thức của hàm SUMIF trong Excel được sử dụng như thế nào?

Công thức hàm SUMIF trong Excel được sử dụng như sau: =SUMIF(range, criteria, [sum_range]), giúp tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên điều kiện nhất định, cải thiện khả năng phân tích dữ liệu.

Hàm AVERAGEIFS có gì khác biệt so với hàm AVERAGEIF trong Excel?

Hàm AVERAGEIFS cho phép tính giá trị trung bình dựa trên nhiều điều kiện khác nhau, trong khi AVERAGEIF chỉ hỗ trợ một điều kiện, giúp bạn phân tích dữ liệu một cách linh hoạt hơn.

Làm thế nào để khắc phục lỗi #VALUE! khi sử dụng hàm trong Excel?

Để khắc phục lỗi #VALUE!, bạn cần kiểm tra lại công thức và tham chiếu ô, xác định nguyên nhân gây ra lỗi, chẳng hạn như kiểu dữ liệu không hợp lệ hoặc tham số không chính xác.

Hàm COUNTBLANK có tác dụng gì trong việc phân tích dữ liệu?

Hàm COUNTBLANK giúp bạn đếm số ô trống trong một phạm vi, từ đó đánh giá mức độ hoàn thiện của dữ liệu và xác định các vùng cần bổ sung thông tin.

Cách sử dụng hàm RANK trong Excel để phân loại dữ liệu?

Hàm RANK giúp xác định vị trí tương đối của một giá trị trong danh sách so với các giá trị khác, thông qua công thức =RANK(number, ref, [order]), hỗ trợ sắp xếp và phân loại dữ liệu.

Tại sao hàm MAX và MIN lại quan trọng trong phân tích dữ liệu?

Hàm MAX và MIN giúp xác định giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trong một dải ô, rất quan trọng trong việc phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về phân phối và biến động của giá trị.

Hàm ROWS trong Excel có tác dụng gì trong việc quản lý dữ liệu?

Hàm ROWS giúp bạn đếm tổng số hàng trong một vùng dữ liệu đã chọn, hỗ trợ bạn quản lý và tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả, đặc biệt khi làm việc với bảng tính lớn.