Hướng dẫn sử dụng Định dạng Có Điều Kiện trong Excel

Buzz

Nội dung bài viết

Các mẫu quy tắc định dạng có sẵn trong Định dạng Có Điều Kiện

Quy tắc đánh dấu màu ô theo giá trị - Highlight Cells Rules

Quy tắc xác định ô theo thứ hạng - Top / Bottom Rules

Dải Dữ Liệu - Đánh giá mức độ của từng giá trị

Màu Sắc Tự Động - Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng giảm dựa trên mức độ đậm nhạt của màu sắc

Tập Hình Biểu Tượng - Thêm biểu tượng vào giá trị ô

Tạo một quy tắc định dạng mới trong Excel

Xóa và quản lý quy tắc định dạng

Xem thêm

Đọc tóm tắt

- Excel có công cụ Định dạng Có Điều Kiện phong phú.
- Excel hỗ trợ tạo quy tắc định dạng mới.
- Các mẫu quy tắc định dạng có sẵn trong Excel.
- Cách cài đặt định dạng cho vùng dữ liệu.
- Quy tắc đánh dấu màu ô theo giá trị.
- Quy tắc xác định ô theo thứ hạng.
- Dải Dữ Liệu và Màu Sắc Tự Động.
- Tập Hình Biểu Tượng và tạo quy tắc mới.
- Xóa và quản lý quy tắc định dạng trong Excel.
- Hướng dẫn sử dụng Conditional Formatting trong Excel.

Excel có một công cụ Định dạng Có Điều Kiện khá phong phú cho người dùng. Tuy nhiên, nếu các kiểu định dạng có sẵn không đáp ứng được nhu cầu của bạn, Excel hỗ trợ người dùng có thể dễ dàng tạo ra các quy tắc mới.

Các mẫu quy tắc định dạng có sẵn trong Định dạng Có Điều Kiện

Vị trí của Định dạng Có Điều Kiện nằm trong thẻ Home. Để cài đặt định dạng cho một vùng / cột / dòng dữ liệu, bạn chọn (bôi đen) vùng dữ liệu đó. Chọn thẻ Home (1) và nhấn vào biểu tượng Định dạng Có Điều Kiện (2).

Quy tắc đánh dấu màu ô theo giá trị - Highlight Cells Rules

Lớn hơn: Giá trị lớn hơn.
Nhỏ hơn: Giá trị nhỏ hơn.
Trong khoảng: Giá trị trong khoảng.
Bằng: Giá trị bằng.
Văn bản chứa: Giá trị chứa một chuỗi ký tự nào đó.
Một ngày diễn ra: Giá trị chứa ngày tháng định sẵn.
Giá trị trùng lặp: Giá trị trùng lặp.

Ví dụ, trong bảng bạn muốn tìm các giá trị doanh thu lớn hơn 4.000.000.000 và bôi màu ô đó => Bạn chọn Lớn hơn. Mục giá trị so sánh bạn nhập số 4.000.000.000 (1). Mục định dạng bôi màu (2), bạn có thể lựa chọn các định dạng có sẵn của Excel hoặc tùy chỉnh bằng cách chọn Định dạng Tùy chỉnh.

Sau khi chọn xong các tùy chọn, bạn nhấn nút OK. Kết quả là các ô chứa giá trị lớn hơn 4.000.000.000 sẽ được bôi màu.

Quy tắc xác định ô theo thứ hạng - Top / Bottom Rules

Excel xác định thứ hạng của ô trong vùng dữ liệu và áp dụng định dạng cho ô đó.

Top 10 Ô: Định dạng cho 10 ô có giá trị lớn nhất.
Top 10 %: Định dạng cho 10% số lượng ô có giá trị lớn nhất.
Bottom 10 Ô: Định dạng cho 10 ô có giá trị nhỏ nhất.
Bottom 10%: Định dạng cho 10% số lượng ô có giá trị nhỏ nhất.
Trên Trung Bình: Định dạng cho ô lớn hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu.
Dưới Trung Bình: Định dạng cho ô nhỏ hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu.

Ví dụ, trong bảng, nếu bạn muốn định dạng màu các ô nhỏ hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu, bạn chọn Dưới Trung Bình. Cửa sổ tùy chọn định dạng hiển thị, bạn có thể lựa chọn các định dạng có sẵn của Excel hoặc tùy chỉnh bằng cách chọn Định dạng Tùy chỉnh. Sau đó, nhấn nút OK.

Dải Dữ Liệu - Đánh giá mức độ của từng giá trị

Với cách định dạng này, mức độ của từng ô trong vùng dữ liệu sẽ được đánh giá bằng cách sử dụng thanh dữ liệu có chiều dài khác nhau.

Màu Sắc Tự Động - Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng giảm dựa trên mức độ đậm nhạt của màu sắc

Quy tắc này sẽ sắp xếp thứ tự các ô trong dữ liệu và áp dụng màu sắc theo định dạng được chọn bởi người dùng.

Tập Hình Biểu Tượng - Thêm biểu tượng vào giá trị ô

Với loại định dạng này, Excel gắn nhãn dữ liệu bằng các biểu tượng đặc biệt như mũi tên, đèn giao thông,...

Tạo một quy tắc định dạng mới trong Excel

Nếu các quy tắc định dạng có sẵn vẫn không đáp ứng được yêu cầu của bạn, bạn có thể tạo ra một quy tắc định dạng mới bằng cách:

Bước 1: Bạn bôi đen vùng dữ liệu cần thay đổi màu. Trên thẻ Home (1), nhấn vào biểu tượng Conditional Formatting (2) và chọn New Rule (3).

Bước 2: Cửa sổ New Formatting Rule sẽ hiển thị.

(1) Chọn Loại Quy tắc: Chọn kiểu phân loại dữ liệu bạn muốn thực hiện.

Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng: Bôi màu nền tất cả các ô dựa trên giá trị của vùng dữ liệu.
Định dạng chỉ các ô chứa dữ liệu cụ thể: Bôi màu nền ô chứa một dữ liệu nhất định.
Định dạng chỉ các giá trị xếp hạng đầu hoặc cuối: Bôi màu nền các ô xếp hạng đầu hoặc cuối trong vùng dữ liệu đã chọn.
Định dạng chỉ các giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn trung bình: Bôi màu nền các ô có giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn giá trị trung bình.
Định dạng chỉ các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp: Bôi màu nền các ô có giá trị duy nhất hoặc bị trùng lặp trong vùng dữ liệu đã chọn.
Sử dụng công thức để xác định các ô cần định dạng: Sử dụng công thức khác để tô màu.

(2) Chỉnh sửa Mô tả Quy tắc: Tuỳ chọn để đặt mô tả cho kiểu phân loại dữ liệu bạn đã chọn ở trên.

Với cài đặt trên, Mytour đã định dạng số từ lớn nhất (màu cam nhạt) đến nhỏ nhất (màu đậm). Kết quả thu được như sau:

Xóa và quản lý quy tắc định dạng

Để kiểm tra và quản lý quy tắc định dạng, bạn vào Conditional Formatting và chọn Manage Rules. Cửa sổ Manage sẽ xuất hiện, từ đó bạn có thể xem quy tắc đang được áp dụng cho mỗi ô. Ở đây, bạn có thể thêm mới, chỉnh sửa hoặc xóa các quy tắc định dạng.

Để xóa tất cả các định dạng của Conditional Formatting, bạn cần thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn chỉ cần bôi đen vùng dữ liệu cần xóa định dạng. Trên thẻ Home, nhấn vào biểu tượng Conditional Formatting và chọn Clear Rules.

Trong đó, Clear rules from selected Cells sẽ xóa định dạng ở các ô được chọn.

Clear rules from entire Sheet sẽ xóa toàn bộ định dạng trên trang tính hiện tại.

Trên đây Mytour đã hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ định dạng có điều kiện Conditional Formatting trong Excel. Chúc các bạn thành công!.

Nội dung được phát triển bởi đội ngũ Mytour với mục đích chăm sóc khách hàng và chỉ dành cho khích lệ tinh thần trải nghiệm du lịch, chúng tôi không chịu trách nhiệm và không đưa ra lời khuyên cho mục đích khác.

Nếu bạn thấy bài viết này không phù hợp hoặc sai sót xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email [email protected]

Các câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để tạo quy tắc định dạng mới trong Excel?

Bạn có thể tạo quy tắc định dạng mới trong Excel bằng cách bôi đen vùng dữ liệu, chọn thẻ Home, nhấn vào Định dạng Có Điều Kiện và chọn New Rule để bắt đầu.

Các quy tắc đánh dấu màu ô theo giá trị là gì?

Các quy tắc đánh dấu màu ô theo giá trị trong Excel bao gồm các tùy chọn như lớn hơn, nhỏ hơn, trong khoảng, và các giá trị trùng lặp, giúp bạn dễ dàng quản lý dữ liệu.

Có cách nào để xóa tất cả quy tắc định dạng trong Excel không?

Có, bạn có thể xóa tất cả quy tắc định dạng bằng cách bôi đen vùng dữ liệu, vào thẻ Home, nhấn vào Định dạng Có Điều Kiện và chọn Clear Rules.

Định dạng có điều kiện trong Excel có những lợi ích gì?

Định dạng có điều kiện trong Excel giúp người dùng trực quan hóa dữ liệu, dễ dàng phát hiện các giá trị quan trọng và cải thiện khả năng phân tích thông tin.

Có thể quản lý các quy tắc định dạng trong Excel như thế nào?

Bạn có thể quản lý các quy tắc định dạng bằng cách vào thẻ Conditional Formatting và chọn Manage Rules, từ đó thêm mới, chỉnh sửa hoặc xóa quy tắc định dạng.