Buzz
Excel Online được biết đến là một công cụ quan trọng của dịch vụ Microsoft 365. Công cụ này không chỉ hữu ích trong việc quản lý bảng tính trực tuyến mà còn là trợ thủ đắc lực giúp người dùng nâng cao hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, việc khai thác đầy đủ các tiện ích của công cụ này đôi khi gây khó khăn cho người dùng. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách sử dụng Excel trực tuyến, hãy đọc ngay bài viết của Mytour dưới đây.
Giới thiệu về công cụ Excel Online
Excel Online là một ứng dụng bảng tính trực tuyến được tích hợp trong dịch vụ Microsoft 365. Được phát triển bởi Microsoft, công cụ này cho phép người dùng truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ bảng tính mà không cần cài đặt phần mềm trên thiết bị. Đơn giản hóa việc làm việc với bảng tính, Excel Online đóng vai trò quan trọng trong công việc hàng ngày của học sinh và nhân viên văn phòng.
Các tính năng chính của Excel Online bao gồm khả năng tạo và chỉnh sửa bảng tính, sử dụng các công thức tính toán, định dạng ô và dữ liệu, tạo biểu đồ và nhiều tính năng khác giống với phiên bản desktop của Microsoft Excel. Bạn cũng có thể chia sẻ bảng tính với người khác để cộng tác trực tuyến. Qua đó làm cho quá trình làm việc nhóm trở nên hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để hiểu rõ hơn về các lợi ích đặc biệt mà công cụ mang lại, hãy đọc các nội dung dưới đây.
Lợi ích của việc sử dụng Excel Online
Việc sử dụng Excel Online mang lại nhiều lợi ích quan trọng với nhiều người dùng, đặc biệt là các đối tượng thường xuyên làm việc với máy tính như giáo viên, nhân viên văn phòng và học sinh. Dưới đây là một số lợi ích chính mà bạn có thể nhận được khi sử dụng công cụ trực tuyến này.
- Excel phiên bản trực tuyến cho phép bạn truy cập bảng tính từ bất kỳ thiết bị có kết nối internet. Điều này giúp bạn linh hoạt trong công việc mà không phụ thuộc vào một máy tính cụ thể.
- Nền tảng này cho phép bạn chia sẻ bảng tính với đồng nghiệp và cộng tác trực tuyến một cách dễ dàng. Mọi người có thể cùng nhau chỉnh sửa và cập nhật dữ liệu mà không làm mất tính nhất quán của công việc.
- Dữ liệu của người dùng được lưu trữ hoàn toàn trực tuyến qua tài khoản Google và tương thích tốt với phiên bản desktop của Microsoft Excel. Bạn có thể bắt đầu công việc trên một thiết bị và tiếp tục trên thiết bị khác mà không gặp gián đoạn.
- Giao diện đơn giản và tính năng tự động hóa của bảng tính trực tuyến giúp người dùng tiết kiệm thời gian và giảm công sức trong quản lý và phân tích dữ liệu.
- Người dùng cũng có thể xuất bảng tính dưới nhiều định dạng khác nhau và chia sẻ chúng một cách thuận tiện, giúp bạn trình bày và truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.
Hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản dành cho bạn
Để sử dụng bảng tính một cách đơn giản và nhanh chóng, bạn nên tham khảo các gợi ý dưới đây.
Điều kiện cần thiết trước khi sử dụng
Để sử dụng Excel Online, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của mình. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể đăng ký miễn phí trên trang chủ của nhà phát hành Microsoft. Sau đó, quá trình truy cập vào công cụ bảng tính trực tuyến này sẽ cần được người dùng cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố sau:
- Kiểm tra xem trình duyệt web bạn đang sử dụng có tương thích với Excel phiên bản trực tuyến hay không. Trong đó, Microsoft khuyến khích sử dụng phiên bản mới nhất của Edge, Chrome, Firefox hoặc Safari.
- Đảm bảo rằng bạn có kết nối internet ổn định để tránh mất dữ liệu khi làm việc và đảm bảo tính đồng bộ của bảng tính trực tuyến. Đồng thời, bạn hãy chắc chắn trình duyệt web trên thiết bị của mình đang chạy phiên bản mới nhất để có được một trải nghiệm làm việc mượt mà và tốt nhất với công cụ này.
- Đối với trường hợp sử dụng điện thoại, bạn cần đảm bảo rằng kích thước màn hình của thiết bị đủ lớn để làm việc hiệu quả mà không gặp khó khăn với các tính năng của phiên bản Excel trực tuyến.
Cách đăng nhập và truy cập vào công cụ Excel Online
Để bắt đầu sử dụng Excel Online và trải nghiệm các tính năng mạnh mẽ của ứng dụng này, bạn cần thực hiện những bước đơn giản sau đây:
Bước 1: Truy cập vào công cụ
Bước 2: Nhập mật khẩu
Ở bước này, bạn cần nhập chính xác mật khẩu của tài khoản Microsoft. Hãy nhớ rằng nếu bạn đăng nhập bằng email, hãy sử dụng mật khẩu liên quan đến địa chỉ email đã cung cấp ở bước trước. Sau khi nhập xong, nhấn “Đăng nhập” để tiếp tục vào giao diện của Excel.
Bước 3: Lựa chọn duy trì đăng nhập
Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy một tùy chọn “Duy trì đăng nhập trên máy tính”. Tại đây, bạn có thể chọn “Có” để tự động đăng nhập khi truy cập tiếp theo. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho những lần sử dụng sau. Hoặc bạn có thể chọn “Không” nếu chỉ muốn sử dụng một lần duy nhất.
Cách sử dụng các tiện ích cơ bản trên Excel Online
Thực tế, phiên bản Excel trực tuyến cũng có nhiều tính năng tương đương với ứng dụng Excel thông thường. Do đó, cách sử dụng của hai phiên bản này cũng gần như giống nhau. Tuy nhiên, để nhanh chóng làm quen với các tính năng của bảng tính trực tuyến, bạn nên tham khảo các hướng dẫn chi tiết dưới đây.
Cách tạo một cửa sổ số mới trên Excel Online
Để bắt đầu tạo và làm việc trên một bảng tính mới trên Excel trực tuyến, người dùng cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn “Sổ làm việc trống”
Sau khi đăng nhập, bạn hãy bắt đầu bằng cách chọn “Sổ làm việc trống” hoặc “Tạo bảng tính mới” để truy cập vào giao diện chính của công cụ. Lưu ý, bạn có thể tìm thấy tùy chọn này trên màn hình chính hoặc trong danh sách các tệp đã làm việc gần đây.
Bước 2: Thao tác trên bảng tính mới tạo
Sau khi đã chọn tạo sổ làm việc mới, hệ thống sẽ mở ra một cửa sổ làm việc trống trên giao diện máy tính của bạn. Tại đây, bạn có thể thực hiện các thao tác tương tự như phiên bản Excel truyền thống như nhập nội dung, số liệu, tạo bảng, thêm màu sắc cho bảng tính và sử dụng các công cụ định dạng và công thức tính toán.
Bước 3: Lưu và tải xuống bản sao
Khi bạn đã hoàn thành công việc trên bảng tính mới, để lưu file Excel về máy tính của bạn, bạn cần nhấp vào tùy chọn “Tệp” ở góc trên cùng bên trái. Sau đó, tiếp tục nhấp vào mục “Tải xuống Bản Sao” để hoàn tất thao tác này. Lưu ý, phiên bản Excel Online sẽ tạo một bản sao của bảng tính và file được tải về máy tính sẽ được lưu dưới dạng .xlsx.
Cách đưa file Excel từ máy tính lên phiên bản Excel Online
Để tải một file Excel từ máy tính lên phiên bản Excel Online và tiếp tục chỉnh sửa, bạn nên thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Sau khi đăng nhập vào công cụ Excel trực tuyến, bạn hãy chọn “Đã lưu vào OneDrive” hoặc “OneDrive” từ thanh điều hướng bên trái của công cụ. Điều này sẽ đưa bạn đến vùng lưu trữ trực tuyến của bạn.
Bước 2: Sau đó, bạn nhấp vào tùy chọn “Tải lên” ở phía trên cùng và chọn “Thư mục” hoặc “Tệp” tùy thuộc vào việc bạn muốn tải lên một file hoặc một thư mục chứa nhiều file.
Bước 3: Trên cửa sổ mới, người dùng hãy chọn đúng file Excel mà bạn muốn tải lên từ máy tính của mình lên OneDrive. Sau đó, bạn nhấp vào “Mở” để xác nhận lựa chọn và file sẽ được tải lên hệ thống.
Bước 4: Sau khi file đã được tải lên thành công, bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa nội dung trực tiếp trên Excel Online. Đồng thời, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ và tính năng mà hệ thống cung cấp để thực hiện các thao tác chỉnh sửa và phân tích dữ liệu theo ý muốn.
Những lưu ý khi sử dụng công cụ Excel Online
Trong quá trình thao tác trên công cụ Excel trực tuyến, người dùng cũng nên chú ý đến một số điều quan trọng sau:
- Đảm bảo bạn có kết nối internet ổn định để tránh mất dữ liệu và đảm bảo tính đồng bộ của bảng tính.
- Excel phiên bản trực tuyến thường lưu trạng thái của bảng tính tự động. Tuy nhiên, người dùng cũng nên thường xuyên kiểm tra và sử dụng tùy chọn “Lưu” để đảm bảo độ an toàn trong quá trình thao tác.
- Nếu sử dụng máy tính cá nhân, hãy cân nhắc duy trì đăng nhập để tiết kiệm thời gian cho những lần truy cập sau.
- Khi chia sẻ bảng tính, bạn nên xác định rõ quyền truy cập cho người khác (xem, chỉnh sửa, hoặc cộng tác) để kiểm soát và bảo vệ dữ liệu của mình.
- Excel Online thường liên kết với dịch vụ OneDrive. Do đó, để sử dụng hiệu quả công cụ này, người dùng cần tìm hiểu về cách OneDrive hoạt động để quản lý lưu trữ và tìm kiếm file một cách dễ dàng hơn.
- Khi làm việc trên bảng tính lớn và phức tạp, người dùng nên sử dụng tính năng khôi phục lịch sử phiên làm việc để đảm bảo an toàn dữ liệu trước những lỗi và thao tác không mong muốn.
Lời kết
Ngoài những điều cần lưu ý đã nêu, bạn cũng nên thường xuyên kiểm tra và cập nhật ứng dụng Excel Online để sử dụng những tính năng mới và cải thiện hiệu suất công việc. Hy vọng rằng, nội dung trong bài viết hôm nay của Mytour sẽ giúp bạn nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả công cụ hữu ích của Microsoft. Cảm ơn bạn đã theo dõi và hẹn gặp lại quý đọc giả ở các bài viết tiếp theo!
