Hướng dẫn sử dụng hàm COUNT, COUNTIF, COUNTA trong Excel một cách chi tiết

COUNT, COUNTIF, COUNTA và COUNTBLANK là những hàm rất quen thuộc trong Excel. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách sử dụng hàm COUNT, COUNTIF và COUNTA. Chúng khác nhau như thế nào và cách áp dụng từng loại hàm ra sao? Hãy cùng khám phá trong bài viết dưới đây từ Mytour nhé!

I. Các hàm đếm trong Excel bao gồm những hàm nào?

Các hàm COUNT, COUNTA, COUNTIF, COUNTIFS và COUNTBLANK được sử dụng để đếm số ô có chứa giá trị nhất định trong danh sách tham số. Nhờ vào hàm COUNT và các hàm liên quan, bạn có thể xác định số lượng mục trong một phạm vi hoặc dãy dữ liệu. Sự khác biệt giữa các hàm này bao gồm:

• Cách sử dụng hàm COUNT: Dùng để đếm các ô có chứa số, giá trị logic hoặc số dưới dạng văn bản;
• Hàm COUNTA: Dùng để đếm giá trị logic, văn bản và giá trị lỗi, miễn là ô không trống;
• Hàm COUNTIF/COUNTIFS: Dùng để đếm các số theo một điều kiện cụ thể;
• Hàm COUNTBLANK: Dùng để đếm số ô trống trong một phạm vi.

Dưới đây là video hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm COUNT và các hàm đếm khác liên quan:

II. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm COUNT trong Excel

Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm COUNT và các hàm đếm khác một cách chi tiết. Mỗi phần sẽ kèm theo ví dụ cụ thể và hình ảnh để bạn dễ hình dung hơn.

1. Công thức của hàm COUNT

Trước khi khám phá cách sử dụng hàm COUNT, bạn cần hiểu rõ công thức của nó. Công thức hàm COUNT được thể hiện như sau: “=COUNT(value1, [value2], …)”, trong đó:

• value1 là giá trị đầu tiên trong phạm vi tham chiếu, đây là phần bắt buộc;
• value2 là các ô tiếp theo trong phạm vi mà bạn muốn đếm.

Thường thì, bạn sẽ gặp nhiều bài toán sử dụng hàm COUNT có dạng “=COUNT(A2:C6)”, hơi khác so với công thức trên. Tuy nhiên, bạn có thể hiểu rằng trong phạm vi A2:C6 sẽ chứa các giá trị value1, value2,… Công thức gốc cho thấy rằng, bạn có thể nhập trực tiếp giá trị value để Excel thực hiện phép đếm.

2. Ví dụ minh họa cho cách tính hàm COUNT

Chúng ta sẽ khám phá cách sử dụng hàm COUNT thông qua ví dụ dưới đây về doanh thu quý I/2023 của các chi nhánh tại TPHCM:

Ví dụ 1: Để tính số lượng chi nhánh trong thành phố, chúng ta sẽ sử dụng hàm COUNT để đếm dữ liệu dạng chữ.

Bước 1: Nhập công thức vào ô tính là “=COUNT(value1, [value2], …)”. Trong ví dụ này, công thức sẽ là “=COUNT(B7:B14)”, trong đó:

• B7 là ô đầu tiên chứa dữ liệu trong phạm vi cần tìm (cột “Chi nhánh”);

• B14 là ô cuối cùng trong phạm vi dữ liệu cần tìm (cột “Chi nhánh”);
• B7:B14 là phạm vi dữ liệu, bao gồm các giá trị value1, value2,…

Bước 2: Nhấn Enter và kiểm tra kết quả. Trong ví dụ này, kết quả là 0. Điều này xảy ra vì hàm COUNT chỉ đếm các ô chứa số liệu, do đó không thể đếm được.

Ví dụ 2: Để tính số lượng chi nhánh hoạt động trong tháng 2, bạn sẽ sử dụng hàm COUNT với dữ liệu là số.

Bước 1: Nhập công thức vào ô tính là “=COUNT(value1, [value2], …)”. Trong ví dụ này, công thức sẽ là “=COUNT(E7:E14)”, cụ thể như sau:

• E7 đại diện cho ô dữ liệu đầu tiên trong phạm vi cần kiểm tra (cột “Doanh thu tháng 2”);

• E14 đại diện cho ô dữ liệu cuối cùng trong phạm vi cần kiểm tra (cột “Doanh thu tháng 2”);
• E7:E14 là toàn bộ phạm vi dữ liệu, bao gồm các giá trị value1, value2,…

Bước 2: Nhấn Enter và kiểm tra kết quả. Ở ví dụ này, kết quả là 6. Như vậy, trong tháng 2 chỉ có 6 chi nhánh đang hoạt động.

III. Hướng dẫn cách đếm theo điều kiện bằng hàm COUNTIF/COUNTIFS

Hàm COUNTIF được sử dụng khi bạn muốn đếm số ô thỏa mãn một điều kiện nhất định trong cùng một vùng dữ liệu. Công thức của hàm COUNTIF là: “=COUNTIF(range, criteria)”, trong đó:

• range là vùng dữ liệu mà bạn cần đếm;

• criteria là điều kiện mà ô dữ liệu cần thỏa mãn; nếu không đáp ứng điều kiện, ô đó sẽ bị bỏ qua.

Hàm COUNTIFS được áp dụng khi bạn cần đếm các ô thỏa mãn nhiều điều kiện trong cùng một hoặc nhiều vùng dữ liệu khác nhau. Công thức được trình bày như sau: “=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1,[criteria_range2, criteria2],…)”, trong đó:

• criteria_range1 là vùng dữ liệu đầu tiên bạn muốn đếm, tương ứng với điều kiện đầu tiên;

• criteria1 là điều kiện đầu tiên mà ô dữ liệu cần đáp ứng; nếu không thỏa mãn, ô đó sẽ bị loại bỏ.

• Tương tự, chúng ta có criteria_range2 tương ứng với criteria2 và criteria_range3 liên quan đến criteria3,…

1. Đếm một điều kiện với hàm COUNTIF

Trở lại ví dụ về doanh thu, chúng ta sẽ áp dụng hàm COUNTIF để xác định có bao nhiêu chi nhánh có doanh thu tháng 3 vượt 50 tỷ đồng.

Bước 1: Nhập công thức vào ô trống như sau “=COUNTIF(range, criteria)”. Trong ví dụ này, công thức sẽ là “=COUNTIF(F7:F14,”>50″)”:

• F7:F14 là dải dữ liệu mà bạn cần thực hiện việc đếm;
• “>50” là điều kiện yêu cầu các ô có giá trị lớn hơn 50.

Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả. Trong trường hợp này, kết quả là 4. Điều này có nghĩa là có 4 chi nhánh có doanh thu trên 50 tỷ đồng trong tháng 3.

2. Đếm với từ 2 điều kiện trở lên bằng hàm COUNTIFS

Chúng ta sẽ xem xét một ví dụ khác. Giả sử bạn muốn biết có bao nhiêu chi nhánh có khoản phải thu cuối kỳ II/2023 lớn hơn 40 tỷ đồng nhưng nhỏ hơn 50 tỷ đồng. Cách sử dụng hàm COUNTIFS như sau:

Bước 1: Nhập vào ô tính công thức “=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1,[criteria_range2, criteria2],…)”. Trong ví dụ này, công thức sẽ là “=COUNTIFS(G7:G14,”>40″,G7:G14,”<50″)”, với:

• G7:G14 là dải dữ liệu đầu tiên cần đếm;
• “>40” là điều kiện yêu cầu các ô phải lớn hơn 40;
• “<50” là điều kiện yêu cầu các ô phải nhỏ hơn 50.

Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả. Trong ví dụ này, kết quả là 4. Như vậy, có 4 chi nhánh có khoản phải thu cuối quý II/2023 dưới 40 tỷ đồng và trên 50 tỷ đồng.

IV. Hướng dẫn cách đếm ô không trống với hàm COUNTA

Giống như hàm COUNT, hàm COUNTA có công thức như sau: =COUNTA(value1, [value2], …)”, trong đó:

• value1 là giá trị đầu tiên trong vùng tham chiếu, đây là phần bắt buộc;
• value2 là các ô tiếp theo trong phạm vi mà bạn muốn đếm.

Trong ví dụ trước, chúng ta sẽ đếm xem có bao nhiêu chi nhánh có khoản phải thu cuối kỳ IV/2022 bằng cách sử dụng hàm COUNTA. Hàm COUNTA sẽ chỉ đếm những ô có dữ liệu và bỏ qua các ô trống.

Bước 1: Nhập công thức vào ô tính “=COUNTA(value1, [value2], …)”. Trong ví dụ này, công thức là “=COUNTA(C7:C14)”, trong đó:

• C7 là ô dữ liệu đầu tiên trong phạm vi mà chúng ta cần tìm (cột “khoản phải thu CK4/2022”);

• C14 là ô dữ liệu cuối cùng trong phạm vi mà chúng ta cần tìm (cột “khoản phải thu CK4/2022”);
• C7:C14 là toàn bộ phạm vi dữ liệu, bao gồm các giá trị value1, value2,… như đã nêu trong công thức gốc.

Bước 2: Nhấn Enter và kiểm tra kết quả. Trong ví dụ này, kết quả sẽ là 5. Như vậy, có 5 chi nhánh có khoản phải thu cuối kỳ IV/2022.

V. Hướng dẫn cách đếm ô trống với hàm COUNTBLANK

Khác với hàm COUNTA, hàm COUNTBLANK dùng để đếm số ô trống không chứa dữ liệu. Hàm này thường không được sử dụng độc lập mà thường đi kèm với các hàm khác. Công thức của hàm COUNTBLANK là “=COUNTBLANK(range)”, trong đó, range là phạm vi mà bạn muốn đếm ô trống.

Trong ví dụ ban đầu, chúng ta sẽ tìm xem có bao nhiêu chi nhánh không có khoản phải thu vào cuối kỳ II/2023 bằng cách sử dụng hàm COUNTBLANK. Chi tiết cách thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập vào ô tính công thức “=COUNTBLANK(range)”. Trong ví dụ này, công thức sẽ là “=COUNTBLANK(G7:G14)”. Trong đó, C7:C14 là phạm vi dữ liệu cần tìm các ô trống (cột “khoản phải thu CK2/2023”).

Bước 2: Nhấn Enter và xem kết quả. Trong ví dụ này, kết quả là 2. Như vậy, có 2 chi nhánh không có khoản phải thu vào cuối kỳ I/2023.

VI. Một số điểm cần lưu ý khi sử dụng hàm đếm trong Excel

1. Những điều cần chú ý khi sử dụng hàm COUNT:

Khi sử dụng hàm COUNT, ngoài các số, hàm này cũng sẽ đếm các giá trị số được định dạng dưới dạng “Text”. Tuy nhiên, nếu bạn chỉnh sửa bất kỳ ô nào trong vùng dữ liệu sau khi thực hiện phép đếm, số vừa chỉnh sửa sẽ không được tính do lỗi định dạng.

2. Những lưu ý khi sử dụng hàm COUNTIF/COUNTIFS:

Khác với hàm COUNT, hàm COUNTIF/COUNTIFS gặp nhiều vấn đề hơn. Dưới đây là các sự cố cùng với cách giải quyết:

Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến những điểm sau khi sử dụng hàm COUNTIF/COUNTIFS:

• Điều kiện không phân biệt chữ hoa và chữ thường (ví dụ: “Tên”, “TÊN” và “tên” được xem là giống nhau);
• Bạn có thể sử dụng dấu “?” để thay thế cho một ký tự bất kỳ và dấu “*” để thay thế cho một chuỗi ký tự bất kỳ;
• Nên lọc các ký tự không hợp lệ bằng hàm CLEAN hoặc TRIM để có kết quả chính xác hơn;
• Bạn có thể đặt tên cho vùng dữ liệu để thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng.

3. Những lưu ý khi sử dụng hàm COUNTA:

Hàm COUNTA sẽ đếm cả những ô có lỗi và những ô văn bản trống (chỉ có dấu cách). Khi bạn sao chép bảng từ internet, có thể bạn sẽ gặp tình huống này. Đối với các ô bị lỗi, bạn cần kiểm tra lại công thức và định dạng của ô đó. Các ô văn bản trống có thể khó phát hiện, vì vậy hãy sử dụng hàm CLEAN hoặc TRIM để làm sạch dữ liệu.

4. Những điều cần lưu ý khi sử dụng hàm COUNTBLANK:

Ô chứa văn bản trống (chỉ có dấu cách) vẫn được coi là có nội dung, vì vậy hàm COUNTBLANK sẽ không đếm ô này. Bạn nên sử dụng hàm CLEAN hoặc TRIM để làm sạch dữ liệu và giải quyết vấn đề này.