Hướng dẫn sử dụng hàm đếm trong Excel một cách dễ hiểu và thực tiễn

Hàm đếm trong Excel là một công cụ thiết yếu giúp đếm số lượng phần tử trong một chuỗi dữ liệu. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình thống kê dữ liệu mà vẫn đảm bảo tính chính xác cho mọi loại tệp. Bài viết dưới đây sẽ trình bày các loại hàm COUNT, COUNTA, COUNTIF, COUNTIFS, COUNTBLANK cùng hướng dẫn chi tiết. Đừng bỏ lỡ nhé!

Với số lượng hàm đếm phong phú trong Excel, bạn có thể lựa chọn một trong những hàm phù hợp với nhu cầu của mình dưới đây:

• Hàm COUNT: Được sử dụng để đếm số lượng ô chứa giá trị số trong một phạm vi nhất định.

• Hàm COUNTIF: Dùng để đếm số ô trong phạm vi nhất định, nhưng phải thỏa mãn một điều kiện cụ thể.

• Hàm COUNTIFS: Được sử dụng để đếm số lượng ô trong phạm vi, thỏa mãn nhiều điều kiện cùng lúc.

• Hàm COUNTA: Sử dụng để đếm số ô trong phạm vi, có chứa giá trị như số, ngày tháng, hoặc văn bản,…

• Hàm COUNTBLANK: Dùng để đếm số ô trong phạm vi không chứa bất kỳ giá trị nào.

Hàm COUNT được áp dụng để đếm số lượng ô chứa số trong danh sách được chỉ định. Cú pháp cơ bản để sử dụng hàm COUNT trong Excel như sau:

Chẳng hạn, người dùng chọn một ô trống trong bảng tính để hiển thị kết quả. Sau đó, nhập cú pháp của hàm COUNT vào ô đó, chọn vùng dữ liệu theo yêu cầu và nhấn Enter để nhận kết quả cuối cùng. 

Hàm COUNTIF là một trong những hàm đếm hiệu quả trong Excel, cho phép bạn đếm số lượng ô trong một phạm vi mà thỏa mãn một điều kiện nhất định. Điều này giúp người dùng tối ưu hóa quá trình thống kê dữ liệu dựa trên các tiêu chí đặc biệt. 

Cú pháp cơ bản của hàm COUNTIF được trình bày như sau:

Ví dụ, bạn có bảng thống kê số lượng tồn kho của các mặt hàng như sau:

Bạn có thể áp dụng công thức =COUNTIF(C2,'>150') để đếm số lượng mặt hàng có tồn kho lớn hơn 150. Theo đó:

• C2:C11: Là vùng dữ liệu mà bạn muốn đếm.

• '>150: Dùng để đếm số ô trong phạm vi C2có giá trị lớn hơn 150.

Kết quả cho thấy số lượng mặt hàng tồn kho lớn hơn 150 là 8. 

Lưu ý rằng, hàm COUNTIF cho phép sử dụng ký tự '?' và '*' để đại diện cho các ký tự bất kỳ trong điều kiện. Hơn nữa, hàm này không phân biệt chữ thường và chữ hoa, khác với cách dùng hàm COUNT.

Hàm COUNTIFS được sử dụng để đếm số ô thỏa mãn nhiều điều kiện trong vùng dữ liệu đã chọn. Mỗi ô chỉ được tính nếu tất cả các điều kiện liên quan đều đúng.

Cú pháp cơ bản của hàm COUNTIFS như sau:

Ví dụ: Nhập công thức =COUNTIF(C2,'>150',D2,'1') để đếm số mặt hàng trong kho 1 còn tồn trên 150 sản phẩm. Sau khi thực hiện, kết quả cho thấy có 2 mặt hàng tại kho 1 còn tồn trên 150 sản phẩm.

COUNTA là hàm trong Excel được sử dụng để đếm các ô không trống trong một vùng dữ liệu cụ thể, bao gồm cả giá trị chuỗi và số, với cú pháp như sau:

Ví dụ: Trong bảng thống kê tình trạng nộp bài của học sinh, để biết số lượng bài đã nộp, bạn nhập công thức: =COUNTA(C2). Hệ thống sẽ trả về kết quả cho thấy có tổng cộng 6 học sinh đã nộp bài tập.

Hàm COUNTBLANK được sử dụng để đếm số ô trống trong một vùng dữ liệu đã chọn. Cú pháp cơ bản của hàm này trong Excel như sau:

Ví dụ: Nếu bạn muốn biết số lượng học sinh chưa nộp bài dựa vào bảng thống kê, hãy nhập công thức: =COUNTBLANK(C2). Kết quả từ hàm đếm trong Excel sẽ cho thấy có tổng cộng 8 học sinh chưa nộp bài tập.

Người dùng nên chú ý đến một số điểm quan trọng sau đây khi sử dụng hàm COUNT để đảm bảo hiệu quả công việc và độ chính xác cao:

• Chọn đúng phạm vi chứa các ô mà bạn muốn tính toán.

• Đảm bảo điều kiện bạn sử dụng đáp ứng đúng yêu cầu nếu áp dụng hàm đếm có điều kiện như COUNTIF hoặc COUNTIFS.

• Khi dùng hàm đếm cho ô chứa dữ liệu số, hãy chắc chắn rằng tất cả ô trong phạm vi đều có giá trị số để tránh kết quả không chính xác.

• Một số hàm có thể đếm cả ô trống như COUNTA; do đó, bạn nên sử dụng thêm hàm COUNTBLANK để kiểm tra lại kết quả nếu muốn loại bỏ hoặc bao gồm ô rỗng.

• Xem xét các trường hợp đặc biệt như đếm dựa trên nhiều điều kiện kết hợp hoặc đếm các giá trị duy nhất khi sử dụng hàm đếm có điều kiện.

• Kiểm tra và sửa lỗi trong công thức bằng công cụ kiểm tra lỗi của Excel. Đồng thời, hãy cẩn thận khi nhập các ký tự hàm để tránh mất thời gian rà soát và sửa lỗi.

Tóm lại, cách sử dụng hàm đếm trong Excel rất dễ hiểu và dễ áp dụng, không khó khăn như nhiều người tưởng. Chỉ cần điền đúng cấu trúc ngữ pháp và các điều kiện đã được chia sẻ chi tiết ở trên là bạn có thể áp dụng thành công!