Hướng dẫn sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel một cách đơn giản kèm theo ví dụ chi tiết

Hàm HLOOKUP được sử dụng để dò tìm dữ liệu và trả về kết quả theo yêu cầu. Hàm này rất phổ biến trong việc giải quyết các bài toán từ đơn giản đến phức tạp trong Excel. Tùy thuộc vào tình huống và nhu cầu của người dùng, hàm có thể được kết hợp với nhiều hàm khác. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm này thông qua các ví dụ cụ thể.

HLOOKUP là hàm dùng để tìm kiếm dữ liệu trong bảng (table) theo hàng ngang và trả về kết quả theo cột (hàng dọc). Hàm này thường được sử dụng trong các bảng tính về nhân viên (để xếp loại, tìm tên) hoặc sản phẩm (để tìm tên, số lượng, đơn giá) dựa trên mã sản phẩm, mã vạch và tiêu chí xếp hạng.

Hàm HLOOKUP trong Excel rất được ưa chuộng tại các trường học, văn phòng, bệnh viện,... Ví dụ như dùng để xếp loại học sinh dựa trên bảng điểm, hoặc xác định mức lương cho từng vị trí nhân viên đã được thiết lập trước.

Cú pháp của hàm là = HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup). Trong đó, mỗi thành phần có ý nghĩa riêng như sau:

• Lookup_value: Giá trị cần dò tìm, có thể là ô tham chiếu hoặc văn bản.

• Table_array: Phạm vi mà hàm sẽ dò tìm, thường là một bảng dữ liệu.

• Row_index_num: Số thứ tự của hàng trong bảng mà bạn muốn lấy giá trị.

• Range_lookup: Loại kết quả trả về, có thể là dò tìm tương đối (Range_lookup = 1) hoặc dò tìm chính xác (Range_lookup = 0).

Bạn có thể tham khảo những ví dụ dưới đây để nắm rõ cách áp dụng HLOOKUP trong những tình huống cụ thể.

Bài toán: Có bảng dữ liệu (bảng 2) thể hiện mức điểm trung bình tương ứng với các loại xếp hạng. Nhiệm vụ là trả về kết quả xếp loại cho từng học sinh trong bảng 1. 

Trong trường hợp này, để tìm kiếm dữ liệu từ bảng 2 và trả kết quả về bảng 1, bạn có thể sử dụng hàm HLOOKUP.

• Bước 1: Nhập công thức =HLOOKUP(C4,$B$11:$F$12,2,1) vào ô D4.

• Bước 2: Hàm sẽ tìm giá trị gần nhất với ô C4 trong bảng 2. Nếu tìm thấy giá trị chính xác, hàm sẽ lấy xếp loại tương ứng trong hàng 2 (bảng 2) và trả kết quả về ô D4.

• Bước 3: Nhấp chuột vào ô D4 và kéo xuống để áp dụng công thức cho các ô còn lại trong cột D của bảng 1.

Bài toán: Có một bảng dữ liệu (bảng 2) thể hiện mức phụ cấp cho nhân viên phân chia theo từng chức vụ. Nhiệm vụ là trả về kết quả phụ cấp cho từng nhân viên trong bảng 1.

Cách sử dụng hàm HLOOKUP để giải quyết bài toán rất dễ dàng, giúp bạn tìm kiếm dữ liệu trong bảng 2 và trả về kết quả cho bảng 1.

• Bước 1: Tại ô D4, người dùng nhập công thức =HLOOKUP(C4,$B$11:$F$12,2,0).

• Bước 2: Hàm HLOOKUP sẽ tìm kiếm giá trị trong ô C4 (“Nhân viên”) trong bảng 2. Khi tìm thấy giá trị đúng, hàm sẽ lấy tiền phụ cấp tương ứng trong hàng 2 và trả kết quả về ô D4.

• Bước 3: Cuối cùng, bạn nhấp vào ô D4 và kéo xuống để áp dụng công thức cho các ô còn lại trong cột D.

Trong một số tình huống đặc biệt, người dùng có thể kết hợp hàm HLOOKUP với IF. Ví dụ dưới đây cho thấy nếu nhân viên thuộc nhóm A, B, C và số ngày làm việc trong tháng từ 20, 24, 26 (ngày) trở lên thì được đánh giá là “Đạt”. Ngược lại, nhân viên sẽ bị coi là “không đạt” trong các trường hợp khác.

• Bước 1: Ở ô E4, bạn nhập công thức =IF(D4=HLOOKUP(C4,$B$14:$F$15,2,0),'Đạt','Không Đạt').

• Bước 2: Hàm HLOOKUP sẽ tìm kiếm giá trị trong ô C4 (nhóm A) ở bảng 2 và trả về số ngày làm việc chỉ tiêu tương ứng. Tiếp theo, hàm IF sẽ so sánh số ngày làm việc thực tế của nhân viên tại ô D4 (20) với kết quả này. Nếu số ngày thực tế khớp với chỉ tiêu, kết quả sẽ là “Đạt”, ngược lại là “Không Đạt”.

Người dùng cần ghi nhớ một số điều quan trọng khi áp dụng hàm HLOOKUP trong bảng Excel.

• Hàm chỉ có thể tìm kiếm trong hàng đầu tiên của bảng dữ liệu.

• HLOOKUP không phân biệt giữa chữ hoa và chữ thường.

• Nếu không xác định rõ hoặc để giá trị range_lookup ở mặc định (TRUE), hàng tìm kiếm cần được sắp xếp theo thứ tự từ A đến Z để đảm bảo tra cứu chính xác.

• Khi tìm kiếm ngày tháng hoặc số, hàng đầu tiên trong dải ô không được xếp theo giá trị văn bản. Ví dụ, các số cần hiển thị chính xác theo dạng (1, 2, 10, 100) thay vì (1, 10, 100, 2) để tránh sai sót.

• Khóa tìm kiếm hỗ trợ mẫu ký tự đại diện và biểu thức chính quy.

• HLOOKUP hoạt động hiệu quả hơn nếu dải ô được sắp xếp theo dạng TRUE.

Hàm HLOOKUP có thể không hoạt động do những sự cố sau đây:

• Người dùng sẽ thấy thông báo lỗi N/A nếu HLOOKUP cố gắng tìm kiếm ở hàng trên cùng. Do đó, giá trị cần tìm phải nằm trong hàng đầu tiên của bảng.

• Nếu các số cần tra cứu hiển thị dưới dạng văn bản, hàm sẽ phản hồi bằng lỗi.

• HLOOKUP chỉ có thể xử lý các giá trị tra cứu ít hơn 255 ký tự; nếu vượt quá sẽ gặp lỗi #VALUE!.

• Để giữ nguyên mảng dữ liệu trong các công thức sao chép, bạn nên sử dụng dấu $ để thiết lập tham chiếu.

• Khi tham chiếu tới bảng tính ở file hoặc sheets khác, cần chỉ định đường dẫn chính xác để tránh lỗi HLOOKUP.

• Việc xóa hoặc chèn hàng trong bảng dữ liệu có thể làm thay đổi vị trí hàng tra cứu, dẫn đến HLOOKUP ngừng hoạt động. Bạn cần cập nhật chỉ mục hàng phù hợp và không có khoảng trắng.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel một cách đơn giản, kèm theo ví dụ cụ thể. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu và áp dụng hàm này hiệu quả hơn trong việc xử lý dữ liệu trong bảng tính Excel.