Hướng dẫn sử dụng hàm IMPORTRANGE trên Google Sheets

Nếu công việc của bạn thường xuyên sử dụng Excel để thu thập dữ liệu hoặc tính toán, bạn sẽ quen thuộc với các hàm trong bảng tính này. Một trong những hàm phổ biến là hàm IMPORTRANGE. Tuy nhiên, cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets có khác với Excel không? Hãy cùng khám phá cách sử dụng hàm này trong bài viết dưới đây cùng Mytour nhé. 

Định nghĩa hàm IMPORTRANGE là gì?

Hàm IMPORTRANGE là một công cụ tính toán được sử dụng để trích xuất dữ liệu từ các bảng tính khác nhau và tổng hợp chúng vào một bảng tính duy nhất. Dưới đây là những lợi ích mà bạn cần biết khi sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets cụ thể. 

• Hỗ trợ nhanh chóng các thao tác trích xuất dữ liệu một cách chính xác và tiết kiệm thời gian. 
• Hỗ trợ người dùng dễ dàng kiểm soát thông tin một cách linh hoạt hơn. 
• Nhờ vào hàm tính IMPORTRANGE, dữ liệu từ tệp Sheet được trích xuất sẽ thay đổi. Dữ liệu trong bảng tính cuối cùng cũng sẽ tự động thay đổi tương ứng. 

Cấu trúc của hàm tính IMPORTRANGE là gì? 

Vậy công thức của hàm tính IMPORTRANGE là gì? Cấu trúc chi tiết của hàm tính IMPORTRANGE trong bảng tính Google Sheets là:

=IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”; “giá_trị_ô”). 

Các thành phần trong cấu trúc hàm bao gồm những nội dung sau: 

• Đường dẫn URL của Bảng tính là yếu tố quan trọng cho việc xác định tệp Google Sheet mà bạn muốn trích xuất dữ liệu. Đường dẫn URL cần được đặt trong dấu ngoặc kép để chỉ định ô chứa URL của bảng tính.
• Phạm vi ô giá trị là yếu tố xác định các cột hoặc hàng mà bạn muốn lấy dữ liệu. Giá trị của yếu tố này cần được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc tham chiếu đến ô chứa nội dung văn bản phù hợp trong bảng tính.

Hướng dẫn cách sử dụng hàm IMPORTRANGE

Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng hàm IMPORTRANGE với các điều kiện khác nhau mà bạn cần nắm để thực hiện từng bước cụ thể chi tiết: 

Trích xuất dữ liệu từ Google Sheet khác 

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm tính IMPORTRANGE trong Google Sheet để lấy dữ liệu từ một file khác. Để hiểu rõ hơn, chúng tôi sẽ minh họa bằng việc sử dụng file chứa danh sách sinh viên. 

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần sao chép đường dẫn URL của file chứa danh sách sinh viên. 

Bước 2: Thực hiện sử dụng cấu trúc hàm tính IMPORTRANGE trong bảng tính cuối cùng của bạn như sau: 

=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0’; ‘Danh sách sinh viên Đại Trà!A3:E7’)

=IMPORTRANGE(‘1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws’; ‘Danh sách sinh viên Đại Trà!A3:E8’)

Bước 3: Sau khi đã nhập công thức tính xong, bạn chỉ cần nhấn Enter và chờ hệ thống Loading. Khi kết quả tính toán hiển thị như hình mô tả dưới đây, nghĩa là bạn đã hoàn thành việc trích xuất dữ liệu. 

Với 3 bước hướng dẫn chi tiết như trên, bạn hoàn toàn có thể trích xuất vùng dữ liệu từ một file khác vào bảng tính của mình. 

Trích xuất dữ liệu từ Google Sheet qua các Sheet trong cùng một file 

Ngoài việc sử dụng hàm IMPORTRANGE để lấy dữ liệu từ hai file khác nhau, bạn có thể trích xuất dữ liệu từ các Sheet khác nhau trong cùng một file dữ liệu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm tính IMPORTRANGE giữa các Sheet trong cùng một file. 

Trong file danh sách sinh viên, có hai Sheet là lớp chất lượng cao (CLC) và lớp Đại Trà. Dưới đây là các bước để trích xuất dữ liệu từ Sheet CLC sang Sheet Đại Trà chi tiết: 

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần sao chép đường dẫn link của file danh sách sinh viên. 

=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0’; ‘Danh sách sinh viên CLC!A3:E13’)

Công thức này được dùng để trích xuất vùng dữ liệu từ ô A3 đến ô E13 trong sheet của lớp chất lượng cao. 

Bước 3: Tiếp theo, bạn nhấn Enter và chờ hệ thống Loading. Khi bảng tính trích xuất vùng dữ liệu từ sheet của lớp chất lượng cao, kết quả sẽ hiển thị bên dưới. 

Sử dụng hàm tính IMPORTRANGE giúp kết nối thông qua các Sheet trong cùng một file một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. 

Những điều cần biết khi sử dụng hàm IMPORTRANGE có điều kiện 

Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi áp dụng hàm IMPORTRANGE có điều kiện để đạt hiệu quả và chính xác hơn trong Google Sheets: 

File Google Sheets cần phải được cấp quyền truy cập 

Nếu bạn sử dụng hàm tính IMPORTRANGE để kết nối với file Google Sheets không phải là của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn đã nhận được đầy đủ quyền truy cập. Chỉ khi có đủ quyền truy cập, bạn mới có thể truy xuất dữ liệu từ bất kỳ sheet nào trong file Google Sheets đó.

Quyền truy cập sau khi đã nhập công thức hàm IMPORTRANGE

Sau khi kết nối dữ liệu từ các file Google Sheets khác, bạn có thể gặp phải lỗi hiển thị là #REF!. Đây là thông báo lỗi xuất hiện khi bạn chưa cho phép quyền truy cập vào các file tính khác. Để khắc phục lỗi này, chỉ cần nhấn vào “Cho phép truy cập” để xác nhận quyền truy cập vào dữ liệu sau khi nhập công thức. Nếu không làm như vậy, dữ liệu sẽ không xuất hiện. 

Cách viết in hoa hoặc viết thường trong cú pháp hàm IMPORTRANGE

Khi nhập cú pháp của hàm tính IMPORTRANGE, bạn có thể viết in hoa hay viết thường tùy thích. Việc này không ảnh hưởng quá nhiều đến cách hoạt động của hàm.

Hướng dẫn cách kết hợp hàm IMPORTRANGE với các hàm khác

Hàm tính IMPORTRANGE có thể hoàn toàn kết hợp với các hàm khác có sẵn trong Google Sheet như hàm IF, hàm INDEX, hàm QUERY và hàm MATCH. Dưới đây là một số cách kết hợp mà bạn có thể tham khảo: 

Kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm IF

Mục đích của việc kết hợp hai hàm IMPORTRANGE và IF là để so sánh hai giá trị và trả về một trong hai kết quả. Kết quả đầu tiên sẽ được trả về nếu điều kiện đúng, kết quả thứ hai sẽ được trả về nếu điều kiện sai. Dưới đây là công thức cụ thể kết hợp hàm tính IMPORTRANGE với hàm IF: 

=IF(biểu_thức_logic;IMPORTRANGE(spreadsheet_url; chuỗi_dải_ô);giá_trị_nếu_sai)

Công thức này sẽ trả về kết quả “Kết quả đúng” nếu ô A1 có giá trị “Đúng”, và trả về kết quả “Kết quả sai” nếu ô A1 không có giá trị “Đúng”.

Kết hợp hàm tính IMPORTRANGE với hàm QUERY

Sử dụng hàm IMPORTRANGE cùng với hàm QUERY giúp bạn dễ dàng tra cứu và lọc dữ liệu theo các điều kiện nhất định. Dưới đây là ví dụ cụ thể khi kết hợp hai hàm này: 

=QUERY(IMPORTRANGE(spreadsheet_url ; chuỗi_dải_ô); QUERY)

Ý nghĩa của các thành phần trong công thức bao gồm: 

• IMPORTRANGE(spreadsheet_url ; chuỗi_dải_ô): là hàm dùng để trích xuất dữ liệu từ một bảng tính khác.
• QUERY: là hàm dùng để lọc và sắp xếp dữ liệu đã trích xuất.

Sử dụng hàm tính IMPORTRANGE cùng với hàm INDEX, MATCH 

Hàm IMPORTRANGE cho phép bạn nhập dữ liệu từ một bảng tính khác vào bảng tính hiện tại. Hàm INDEX/MATCH giúp bạn tìm kiếm và lấy giá trị từ một mảng dữ liệu. Kết hợp hai hàm này, bạn có thể nhập dữ liệu từ một bảng tính khác và thực hiện các phép tính trên dữ liệu đó một cách dễ dàng.

=INDEX(IMPORTRANGE(‘URL Bảng tính’;Dải ô);MATCH(Giá trị cần tìm;IMPORTRANGE(URL Bảng tính;Mảng tìm kiếm)))

Ý nghĩa của các thành phần trong công thức này bao gồm: 

Cách xử lý vấn đề khi sử dụng hàm IMPORTRANGE với dữ liệu có kích thước lớn  

Thông thường, khi sử dụng hàm IMPORTRANGE để trích xuất dữ liệu quá lớn từ một bảng tính khác, Google Sheets sẽ báo lỗi #ERROR!. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể sử dụng một trong hai cách sau:

Cách 1: Chia vùng dữ liệu cần trích xuất thành nhiều phạm vi nhỏ hơn. Ví dụ, nếu vùng dữ liệu cần trích xuất có 52 cột.

=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0’; ‘Danh sách sinh viên Đại Trà!A2:E52’)

Tại ô G2, bạn sẽ nhập cấu trúc sau để có thể lấy được vùng dữ liệu nằm từ cột F3 đến cột H53 có trong file danh sách sinh viên. 

=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0’; ‘Lớp Đại Trà!F2:H52’)

Cách 2: Sử dụng hàm ARRAYFORMULA để chia vùng dữ liệu thành các phạm vi nhỏ hơn theo chiều ngang.

Dưới đây là công thức cần nhập để sử dụng hàm ARRAYFORMULA để sắp xếp hai hàng dữ liệu thành một hàng ngang kết hợp với hàm tính IMPORTRANGE để lấy dữ liệu từ dải ô A1:I7000 và A11:I17 trong file Google Sheets: 

=ARRAYFORMULA({IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=115033607′;’Danh sách sinh viên Đại Trà!A1:I10’);IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=115033607′;’Danh sách sinh viên Đại Trà!A11:I17’)})

4 lỗi thường gặp khi áp dụng hàm tính IMPORTRANGE trong Google Sheets

Dưới đây là một số vấn đề thường gặp khi sử dụng hàm tính IMPORTRANGE trong Google Sheets mà bạn cần biết: 

• Lỗi #N/A: Đây là lỗi phổ biến khi không tìm thấy giá trị hoặc dữ liệu trong bảng tính.
• Lỗi #VALUE: Đây là lỗi xuất hiện khi dữ liệu lấy về không phù hợp với công thức nhập vào.
• Lỗi #NAME: Đây là lỗi xảy ra khi nhập sai tên hàm.
• Lỗi #REF: Đây là lỗi xuất hiện khi không tìm thấy phạm vi ô hoặc trang tính được chỉ định trong công thức.

Tổng kết

Thông qua bài viết này, bạn đã có thể hiểu rõ về định nghĩa, công thức và cách sử dụng của hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets. Bên cạnh đó, bạn cũng biết được các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm này. Hy vọng thông tin đã cung cấp sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện các thao tác liên quan.