Hướng dẫn sử dụng hàm Left trong Excel đơn giản với ví dụ dễ hiểu

Hàm Left trong Excel là một công cụ rất hữu ích và quen thuộc trong việc xử lý và phân tách dữ liệu. Hàm này mang lại hiệu suất cao trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cách sử dụng hàm Left một cách đơn giản cùng với các ví dụ minh họa dễ hiểu, ai cũng có thể áp dụng!

Hàm Left là một hàm cơ bản trong Excel, được sử dụng để tìm kiếm và truy xuất dữ liệu nhanh chóng, hoàn toàn tự động. Công thức của hàm rất đơn giản để ghi nhớ như sau:

Các tham số bao gồm:

• Text: Chuỗi ký tự hoặc văn bản cần truy xuất.

• Num_chars: Số lượng ký tự cần lấy từ bên trái.

Hàm Left trong Excel thực hiện những chức năng quan trọng như sau:

• Hàm cho phép trích xuất một số ký tự nhất định từ bên trái của chuỗi, giúp xử lý dữ liệu văn bản, phân tích và sắp xếp thông tin một cách nhanh chóng. 

• Khi làm việc với bảng dữ liệu lớn, hàm này có khả năng xử lý nhanh, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

• Sử dụng hàm Left để lấy mã số, tên hoặc các thông tin quan trọng khác một cách chính xác.

• Hàm còn hỗ trợ phân tích dữ liệu và tạo ra các báo cáo, giúp người dùng có cái nhìn tổng quan rõ ràng nhất.

• Người dùng có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất nhờ vào công cụ tự động hóa xử lý dữ liệu của hàm Left.

Cách sử dụng hàm Left cho phép bạn trích xuất các ký tự như chữ cái hoặc số ở bên trái của chuỗi, đưa chúng vào một ô khác mà không làm mất ký tự đầu tiên.

Người dùng chọn một ô bất kỳ và nhập cú pháp hàm =Left( > Chọn chuỗi ký tự cần lấy > nhấn dấu phẩy ';' > nhập số ký tự muốn lấy > nhấn dấu ngoặc phải ')' > nhấn Enter để hoàn tất.

Dưới đây là ví dụ cụ thể giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm Left trong Excel:

• Bước 1: Nhập công thức vào một ô bất kỳ trong bảng tính, nên chọn ô gần dữ liệu chuỗi để dễ dàng so sánh sau khi hoàn tất.

• Bước 2: Tiếp theo, bạn nhập công thức =Left(

• Bước 3: Tại phần Text, tùy theo yêu cầu của công thức, bạn chọn ô chứa chuỗi ký tự rồi nhấn dấu phẩy “;” 

+ Dấu phân cách giữa Text và Num_chars có thể là dấu phẩy “;” hoặc “,”

+ Excel sẽ thông báo lỗi nếu dấu ngăn nhập không chính xác để người dùng chỉnh sửa.

• Bước 4: Tại phần Num_chars, bạn nhập số ký tự cần lấy và nhấn dấu ngoặc phải “)”. Trong ví dụ trên, yêu cầu là lấy 3 ký tự từ bên trái, vì vậy bạn sẽ nhập số 3.

+ Không để ô trống, nếu không hệ thống sẽ tự động điền giá trị 0 hoặc 1.

+ Giá trị của Num_chars phải lớn hơn 0.

+ Công thức cần phải có dấu ngoặc phải “)” ở cuối cùng.

• Bước 5: Nhấn Enter để nhận chuỗi ký tự mà bạn mong muốn.

• Bước 6: Nếu bạn muốn lấy nhiều chuỗi ký tự, hãy giữ chuột tại ô vuông nhỏ ở góc phải ô dữ liệu và kéo xuống.

Lưu ý: Cách sử dụng này được áp dụng trên phiên bản Excel 2013 và Google Sheet trên máy tính. Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Excel 2003, 2007 và trên điện thoại với thao tác tương tự.

Nếu bạn muốn nâng cao hiệu quả khi sử dụng hàm Left trong Excel, hãy tham khảo một số mẹo hữu ích sau đây:

3.3.1. Cách trích xuất chuỗi con từ một chuỗi dữ liệu lớn ban đầu

Người dùng có thể dễ dàng xuất một phần chuỗi văn bản nằm trước một ký tự nhất định. Chẳng hạn, để cắt chuỗi bên trái dấu “-” trong cột A, bạn chỉ cần kết hợp hàm Left với hàm Len như sau: =LEFT(A2,LEN(A2)-3).

Ta thấy rằng công thức này trừ đi 3, tức là loại bỏ 3 ký tự ở phía sau, đó là “-01”. Cuối cùng, người dùng chỉ cần nhấn Enter để nhận kết quả như ở cột D.

3.3.2. Cách “ép buộc” hàm trả về kết quả dưới dạng số

Kết quả mà hàm LEFT trả về là dạng văn bản (text). Nếu người dùng muốn giá trị trả về ở dạng số (number), có thể kết hợp với hàm VALUE để chuyển đổi chuỗi số thành số thực.

Chẳng hạn, để trích xuất ký tự số đầu tiên từ chuỗi trong ô A2 và chuyển đổi kết quả thành số, bạn cần sử dụng công thức: =VALUE(LEFT(A2,2)).

Tại cột D, kết quả thu được sẽ là dạng số thay vì dạng văn bản như hàm LEFT.

Ngoài khả năng phân tách chuỗi nhanh chóng, hàm Left còn có thể kết hợp với các loại hàm khác để sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây là những cách kết hợp và hướng dẫn sử dụng các hàm một cách chi tiết:

Khi kết hợp hàm LEFT với hàm SEARCH, bạn có thể trích xuất dữ liệu đứng trước một ký tự cụ thể. Công thức sẽ là: =LEFT(text, SEARCH(”ký tự truy xuất“, text)-1).

Các thao tác kết hợp này sẽ được minh họa rõ ràng qua ví dụ dưới đây:

• Bước 1: Trong bảng dữ liệu, yêu cầu là trích xuất phần “Họ” từ mục “Họ và tên”.

• Bước 2: Chọn một ô bất kỳ và nhập công thức =LEFT(B3, SEARCH(” “, B3)-1).

• Bước 3: Sau đó, nhấn Enter để nhận kết quả tương ứng.

Sử dụng hàm LEFT kết hợp với VALUE sẽ cho kết quả là những con số tương ứng với số ký tự cần trích xuất từ bên trái.

• Bước 1: Giả sử có bảng dữ liệu yêu cầu lấy 2 chữ số đầu tiên trong mục “Mã sinh viên”.

• Bước 2: Đầu tiên, nhập công thức =VALUE(LEFT(D3,2)) vào một ô mà bạn chọn.

• Bước 3: Cuối cùng, nhấn Enter để nhận được kết quả chính xác.

Khi kết hợp hàm LEN với LEFT, chúng ta có thể truy xuất dữ liệu và loại bỏ một số ký tự từ cuối chuỗi.

• Bước 1: Ta có bảng dữ liệu và yêu cầu là truy xuất dữ liệu bằng cách bỏ đi 4 ký tự cuối.

• Bước 2: Người dùng nhập công thức =LEFT(B3,LEN(B3)-3) vào ô mà mình chọn.

• Bước 3: Sau đó, bạn nhấn Enter để nhận kết quả cuối cùng.

Để thực hiện hàm LEFT một cách chính xác, bạn cần tuân thủ đúng công thức và các điều kiện dữ liệu. Nếu hàm không hoạt động, có thể do một số vấn đề phổ biến sau đây:

Nếu trong nguồn dữ liệu có một hoặc nhiều khoảng trắng, bạn nên sử dụng hàm Trim để xử lý lỗi, kết hợp với hàm Len để lấy đầy đủ họ và tên của sinh viên.

Khi số lượng ký tự Num_chars nhỏ hơn 0, nếu bạn kết hợp hàm LEFT với các hàm khác như Search hoặc Len, hàm này sẽ trả về lỗi #VALUE!. Để khắc phục, hãy kiểm tra lại công thức đã đúng chưa.

Lỗi phổ biến trong Excel là khi giá trị ngày tháng bị chuyển thành số. Bạn có thể sửa lỗi này bằng cách sử dụng hàm Left kết hợp với hàm Text như sau: Text(Value,'mmmm d/yyyy').

• K5: Đây là dữ liệu cần chuyển đổi

• d mmmm,yyy: Là định dạng ngày tháng chuyển đổi sang dạng văn bản.

Thông tin trên đã hướng dẫn cách sử dụng hàm Left trong Excel một cách đơn giản kèm theo ví dụ dễ hiểu. Đây là một hàm cơ bản trong Excel giúp phân tách dữ liệu nhanh chóng, nâng cao hiệu suất công việc. Chúc bạn thành công!