Hướng dẫn sử dụng hàm MID trong Excel một cách chính xác và hiệu quả kèm theo ví dụ minh họa

Hàm MID là một trong những hàm đặc thù trong Excel được sử dụng để tách dữ liệu, trích xuất chuỗi văn bản và phân tích ký tự trong chuỗi. Bạn đã biết cách sử dụng hàm MID sao cho chuẩn xác và hiệu quả nhất chưa? Hãy cùng Mytour khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

I. Giới thiệu về hàm MID

Để hiểu rõ cách sử dụng hàm MID, trước tiên hãy tìm hiểu hàm MID là gì trong Excel? Hàm MID là một trong những hàm trong các ứng dụng bảng tính như Microsoft Excel, Google Sheets,… dùng để trích xuất một phần của chuỗi văn bản dựa vào vị trí bắt đầu và số ký tự cần lấy.

Công thức của hàm MID trong Excel là: MID(text,start_num,num_chars)

Các tham số bao gồm:

• text: Chuỗi văn bản cần trích xuất.
• start_num: Vị trí bắt đầu của phần cần lấy. Nếu start_num là số dương, nó sẽ đếm từ trái sang phải bắt đầu từ ký tự đầu tiên. Nếu start_num là số âm, kết quả trả về sẽ là #VALUE!
• num_chars: Số lượng ký tự cần trích xuất. Nếu num_chars là số âm, hàm MID sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE!

Ví dụ: Khi sử dụng hàm MID, nếu bạn muốn trích xuất 2 ký tự từ vị trí thứ 5 của chuỗi số 2456MAG tại ô B2 trong Excel, bạn sẽ nhập công thức =MID(B2,5,2). Kết quả sẽ trả về là MA.

Ngoài việc hiểu cách dùng hàm MID và định nghĩa hàm MID là gì, những lưu ý về cách sử dụng hàm MID ở các ngôn ngữ khác cũng rất quan trọng, cụ thể như sau: 

• Các hàm này có thể không có sẵn ở tất cả các ngôn ngữ.
• Hàm MID luôn tính mỗi ký tự là 1.
• Hàm MID sẽ tính mỗi ký tự là 2 nếu bạn đã kích hoạt chế độ hỗ trợ DBCS và thiết lập ngôn ngữ đó làm mặc định. Nếu không, hàm MID sẽ tính mỗi ký tự là 1.
• Trong ngôn ngữ Python, để trích xuất một phần của chuỗi văn bản, bạn có thể sử dụng cú pháp text[start:end], trong đó start là vị trí bắt đầu và end là vị trí kết thúc của phần cần trích xuất.

II. Ví dụ minh họa cho các cách sử dụng hàm MID trong Excel

Để giúp bạn nắm rõ hơn về cách sử dụng hàm MID trong Excel, hãy cùng xem các ví dụ về việc trích xuất dữ liệu bằng hàm MID, như trích xuất họ hoặc tên,… trong phần dưới đây nhé!

1. Cách sử dụng hàm MID để trích xuất họ hoặc tên

• Trích xuất họ bằng hàm MID

Khi sử dụng hàm MID để trích xuất họ trong một chuỗi ký tự, bạn có thể kết hợp hàm MID với hàm SEARCH hoặc FIND. Dưới đây là cú pháp cùng ví dụ cụ thể để tách họ ra khỏi họ và tên.

Sử dụng hàm SEARCH để xác định vị trí của dấu cách, sau đó kết hợp với hàm MID để tách chuỗi con từ ký tự đầu tiên cho đến ký tự đứng trước dấu cách. Cú pháp như sau: 

=MID(text,start_num,SEARCH(find_text,within_text,[start_num]))

Hàm FIND hoạt động tương tự như hàm SEARCH, nhưng hàm FIND phân biệt giữa chữ hoa và chữ thường. Để kết hợp hàm MID với hàm FIND nhằm trích xuất họ, ta có công thức sau: 

=MID(text,start_num,FIND(find_text,within_text,[start_num]))

Theo công thức trên, các tham số được xác định như sau:

• text: Chuỗi văn bản cần trích xuất.
• start_num: Vị trí bắt đầu của phần cần trích xuất. 
• find_text: chuỗi ký tự cần tìm.
• within_text: chuỗi văn bản chứa chuỗi ký tự cần tìm.
• start_num (tùy chọn): vị trí bắt đầu tìm kiếm. Nếu không chỉ định, hàm sẽ tìm từ đầu chuỗi văn bản.

• Trích xuất tên với hàm MID

Giống như việc sử dụng hàm MID để trích xuất họ, khi trích xuất tên, bạn cũng cần kết hợp với hàm SEARCH hoặc FIND. Đặc biệt, để lấy được tên, bạn cần thêm hàm TRIM và hàm LEN.

• LEN(text) dùng để đếm số ký tự, cho biết tổng chiều dài của chuỗi gốc cần tách. Nếu không muốn sử dụng hàm LEN, bạn có thể thay thế bằng một số lớn hơn số ký tự cần trích xuất, ví dụ 100, 200. 
• TRIM(text) giúp loại bỏ khoảng trắng thừa trong chuỗi ký tự cần trích xuất tên. 

Dưới đây là công thức và ví dụ cụ thể để trích xuất tên từ họ và tên:

=TRIM(MID(text,SEARCH(find_text,within_text,[start_num]),LEN(text)))

Hoặc:=TRIM(MID(text,FIND(find_text,within_text,[start_num]),LEN(text)))

2. Cách sử dụng hàm MID để trích xuất chuỗi nằm giữa hai dấu cách

Để lấy một chuỗi ký tự nằm giữa hai dấu cách trong bất kỳ chuỗi văn bản nào, bạn có thể áp dụng hàm MID kết hợp với hàm FIND hoặc SEARCH để xác định vị trí của các dấu cách trong chuỗi đó.

Ví dụ: Trong ô B5 của file Excel có chuỗi văn bản “Hàm MID trong Excel”. Nếu bạn muốn trích xuất chuỗi “MID” nằm giữa hai dấu cách, bạn có thể sử dụng công thức sau:

=MID(B5,SEARCH(” “,B5)+1,SEARCH(” “,B5,SEARCH(” “,B5)+1)-SEARCH(” “,B5)-1))

Kết quả nhận được sẽ là chuỗi “MID“.

Hoặc bạn có thể dùng công thức =MID(B6,FIND(” “,B6)+1,FIND(” “,B6,FIND(” “,B6)+1)-FIND(” “,B6)-1))

Trong công thức này:

• Hàm FIND hoặc SEARCH được dùng để xác định vị trí của dấu cách đầu tiên trong chuỗi văn bản A1.
• Hàm FIND hoặc SEARCH lại được áp dụng để tìm vị trí của dấu cách thứ hai trong chuỗi A1, bắt đầu từ vị trí ngay sau dấu cách đầu tiên.
• Hàm MID được sử dụng để trích xuất phần văn bản nằm giữa hai dấu cách, với độ dài bằng khoảng cách giữa chúng trừ đi 1.

Lưu ý rằng nếu không tồn tại dấu cách thứ hai trong chuỗi, công thức này sẽ phát sinh lỗi.

3. Cách dùng hàm MID để trích xuất từ ký tự thứ N trong chuỗi văn bản

Ngoài việc trích xuất tên, họ hoặc các chuỗi ký tự nằm giữa các dấu cách, bạn có thể sử dụng hàm MID để lấy ra từ thứ N trong một chuỗi văn bản cụ thể.

Công thức:

=TRIM(MID(SUBSTITUTE(string,” “,REPT(” “,LEN(string))),(N-1)*LEN(string)+1, LEN(string)))

Trong đó:

• String: Chuỗi văn bản gốc.
• N là thứ tự của từ bạn muốn trích xuất.
• LEN: Hàm tính tổng chiều dài của chuỗi văn bản ban đầu.
• REPT: Hàm lặp lại một ký tự cụ thể với số lần xác định.
• SUBSTITUTE: Thay thế một ký tự bằng một ký tự khác.
• TRIM: Loại bỏ các khoảng trắng thừa.

Chẳng hạn, để lấy từ thứ 2 trong chuỗi văn bản ở ô B29, bạn có thể áp dụng công thức sau:

=TRIM(MID(SUBSTITUTE(B29,” “,REPT(” “,LEN(B29))),(2-1)*LEN(B29)+1, LEN(B29)))

Kết quả thu được từ văn bản gốc là: bánh

Tương tự, để lấy từ thứ 4 trong chuỗi văn bản ở ô B29, bạn có thể sử dụng công thức sau: 

=TRIM(MID(SUBSTITUTE(B29,” “,REPT(” “,LEN(B29))),(4-1)*LEN(B29)+1, LEN(B29)))

Kết quả thu được từ văn bản gốc là: nước

4. Cách sử dụng hàm MID để trích xuất một từ có chứa một hoặc nhiều ký tự nhất định

Bằng cách sử dụng hàm MID một cách chính xác và hiệu quả, bạn có thể trích xuất một từ có chứa các ký tự cụ thể. Lúc này, bạn có thể kết hợp hàm MID với các hàm REPT, MAX, SUBSTITUTE và FIND.

Cụ thể như sau: 

• SUBSTITUTE và hàm REPT sẽ thay thế tất cả các khoảng trống trong chuỗi gốc bằng 99 khoảng trắng.
• FIND được dùng để tìm và xác định vị trí của ký tự mong muốn. Sau đó, bạn trừ 50 trong công thức để lấy lại 50 ký tự nằm giữa 99 khoảng trắng trước chuỗi ký tự cần lấy trong dữ liệu gốc.
• MAX được sử dụng để xử lý trường hợp chuỗi kết quả mong muốn nằm ở đầu dữ liệu gốc. 
• MID giúp lấy 99 ký tự tiếp theo và trả về chuỗi kết quả kèm theo khoảng trắng.
• TRIM giúp loại bỏ tất cả khoảng trắng trong kết quả. 

Ví dụ: Lọc giá tiền nằm trong đoạn văn bản khi sử dụng hàm MID.

Để lọc giá tiền từ đoạn văn bản trong ví dụ này, bạn hãy nhập công thức sau đây kết hợp với cách sử dụng hàm MID: 

=TRIM(MID(SUBSTITUTE(B30,” “,REPT(” “,99)),MAX(1,FIND(“VNĐ”,SUBSTITUTE(B30,” “,REPT(” “,99)))-50),99))

5. Cách để hàm MID trả về một giá trị số

Thường thì hàm MID sẽ trả về một chuỗi ký tự dưới dạng text. Tuy nhiên, nếu bạn muốn hàm MID cung cấp một giá trị số, bạn có thể sử dụng hàm VALUE(text) để chuyển đổi chuỗi thành số. Công thức sẽ như sau:

=VALUE(MID(text,start_num,num_chars))

Ở đây, VALUE(text) là hàm trong các ứng dụng bảng tính dùng để chuyển đổi một chuỗi văn bản thành giá trị số. 

• Nếu chuỗi không phải là số, hàm sẽ trả về lỗi “#VALUE!”.
• Nếu chuỗi là số, hàm sẽ trả về giá trị số tương ứng.

Chúng ta hãy xem một ví dụ cụ thể: Trích xuất số trong ô dữ liệu QYDN234 ở ô B49 và chuyển đổi thành định dạng số. 

Nhập công thức =VALUE(MID(B49,5,3)). Kết quả trả về sẽ là số “123”.

III. Một số điểm cần lưu ý khi sử dụng hàm MID trong Excel để đảm bảo chính xác

Dưới đây là một số điểm cần lưu ý để sử dụng hàm MID trong Excel một cách chính xác khi trích xuất một phần của chuỗi văn bản:

• Vị trí bắt đầu và độ dài phải là số: không thể sử dụng văn bản hoặc ô chứa văn bản. Nếu muốn dùng văn bản làm vị trí bắt đầu hoặc độ dài, bạn cần dùng hàm VALUE để chuyển đổi nó thành số.
• Vị trí bắt đầu cần nằm trong phạm vi của chuỗi: Nếu vị trí bắt đầu vượt quá độ dài chuỗi hoặc là giá trị âm, hàm MID sẽ trả về chuỗi rỗng.
• Độ dài không được lớn hơn độ dài chuỗi: Nếu độ dài yêu cầu lớn hơn độ dài chuỗi từ vị trí bắt đầu, hàm MID sẽ chỉ trích xuất phần chuỗi từ vị trí bắt đầu cho đến hết chuỗi.

• Chuỗi văn bản phải được đặt trong dấu ngoặc kép: Khi nhập chuỗi văn bản vào hàm MID, bạn cần chắc chắn rằng chuỗi đó nằm trong dấu ngoặc kép. Nếu không, Excel có thể hiểu sai và báo lỗi.
• Hàm MID không phân biệt giữa chữ hoa và chữ thường: nếu chuỗi bạn muốn trích xuất có cả ký tự in hoa và in thường, bạn cần đảm bảo rằng vị trí bắt đầu và độ dài phù hợp với chuỗi gốc.