Hướng dẫn sử dụng hàm MID trong Excel một cách dễ dàng

Hàm MID trong Excel nổi bật với khả năng sắp xếp dữ liệu, giúp người dùng cải thiện hiệu quả công việc. Do đó, nếu bạn chưa biết cách áp dụng hàm MID vào bảng tính, sẽ là một thiếu sót lớn. Ngay bây giờ, hãy tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu cú pháp cũng như cách sử dụng chi tiết cho mọi trường hợp.

Hàm MID trong Excel được sử dụng để trích xuất một phần của chuỗi văn bản dựa trên vị trí bắt đầu và độ dài của phần muốn lấy. Đây là một trong những hàm phổ biến trong Excel và có vai trò quan trọng trong việc xử lý dữ liệu.

Chức năng chính của hàm MID trong Excel là trích xuất một phần nội dung từ chuỗi văn bản cụ thể. Điều này thực sự rất hữu ích khi người dùng cần lấy dữ liệu để thống kê hoặc tổng hợp. Cụ thể như sau:

• Hàm MID cho phép trích xuất tên người dùng từ địa chỉ email của họ. 

• Sử dụng hàm MID giúp tách biệt ngày, tháng và năm từ một chuỗi văn bản.

• Người dùng có thể lấy toàn bộ số điện thoại từ danh sách thông tin liên lạc.

Cú pháp của hàm MID trong Excel được thiết lập như sau: 

MID (Text, Start_num, Num_chars)

Trong đó:

• Text: Chuỗi ký tự (được đặt trong dấu ngoặc kép) hoặc phạm vi dữ liệu chứa chuỗi ký tự mà bạn muốn trích xuất phần ở giữa.

• Start_num: Vị trí bắt đầu của chuỗi ký tự. 

• Num_chars: Số lượng ký tự mà bạn cần trích xuất.

Lưu ý: Dấu phẩy “,” trong công thức trên có thể được thay thế bằng dấu chấm phẩy “;” tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng. Nếu sử dụng sai dấu, ứng dụng sẽ báo lỗi và bạn cần điều chỉnh lại dấu cho đúng.

Hàm MID trong Excel có rất nhiều ứng dụng với các nội dung và ví dụ cụ thể như sau:

Ví dụ: Trích xuất họ từ danh sách sinh viên trong lớp.

Cách thực hiện: Để lấy họ từ ô B2, trước tiên bạn cần dùng hàm SEARCH để xác định vị trí của dấu cách. Sau đó, áp dụng hàm MID để lấy dữ liệu từ ký tự đầu tiên cho đến ký tự trước dấu cách. Bạn cũng cần trừ đi 1 để lấy ký tự cuối cùng của họ mà không bao gồm dấu cách.

Cú pháp để trích xuất họ như sau: =MID(B2,1,SEARCH(' ', B2)-1).

Ví dụ: Trích xuất tên từ danh sách sinh viên trong lớp học.

Cách thực hiện: Dùng hàm TRIM để đảm bảo khoảng trắng giữa các từ được giữ nguyên. Sau đó, bạn sử dụng hàm SEARCH để tìm kiếm vị trí của dấu cách (“ ”) trong chuỗi và trả về vị trí chính xác. Thêm vào đó, bạn cũng cần dùng hàm LEN để xác định độ dài của chuỗi gốc, vì chiều dài họ tên của mỗi học sinh có thể khác nhau.

Cú pháp để trích xuất tên: =TRIM(MID(B2,SEARCH(' ',B2), LEN(B2)))

Ví dụ: Bạn muốn trích xuất tên đệm vào ô C2 từ danh sách học sinh trong cột B2.

Cách thực hiện: Bạn sử dụng 3 hàm SEARCH trong công thức với các mục đích như sau:

• Hàm SEARCH đầu tiên được dùng để tìm vị trí của dấu cách đầu tiên trong cột B2, sau đó thêm 1 để dữ liệu trích xuất nằm ngay sau dấu cách đầu tiên.

• Hàm SEARCH thứ hai giúp xác định vị trí của dấu cách thứ hai trong cột B2.

• Hàm SEARCH thứ ba có nhiệm vụ tính toán khoảng cách giữa hai dấu cách.

Cú pháp để trích xuất chuỗi ký tự nằm giữa hai dấu cách là: =MID(B2,SEARCH(' ',B2)+1,SEARCH(' ',B2,SEARCH(' ',B2)+1)-SEARCH(' ',B2)-1)

Việc sử dụng hàm MID trong Excel để tách chữ từ một vị trí bất kỳ có phần phức tạp hơn. Để thực hiện điều này, bạn cần kết hợp 5 hàm khác nhau như dưới đây:

• Hàm TRIM: Giúp loại bỏ các khoảng trắng thừa.

• Hàm MID: Sử dụng để trích xuất một chuỗi con từ văn bản.

• Hàm SUBSTITUTE: Dùng để thay thế hai ký tự cho nhau.

• Hàm REPT: Cho phép lặp lại một ký tự nhất định với số lần xác định.

• Hàm LEN: Xác định tổng chiều dài của chuỗi văn bản ban đầu.

Cú pháp để tách chữ từ một vị trí bất kỳ trong nội dung là:

=TRIM(MID(SUBSTITUTE(string, ' ', REPT(' ', LEN(string))), (N-1)*LEN(string)+1, LEN(string)))

Trong công thức này:

• String: Văn bản gốc mà bạn muốn trích xuất dữ liệu từ đó.

• N: Vị trí thứ tự của từ mà bạn muốn lấy ra.

Ví dụ: Trích xuất từ vị trí bất kỳ trong câu “Hôm trước bão về miền Bắc”.

Cách thực hiện: Kết hợp hàm MID với các hàm TRIM, SUBSTITUTE, REPT và LEN để tách từ ở vị trí mong muốn một cách chính xác.

Cú pháp thực hiện: 

=TRIM(MID(SUBSTITUTE(A2, ' ', REPT(' ', LEN(A2))), (1-1)*LEN(A2)+1, LEN(A2)))

Ví dụ: Lọc giá trị tiền tệ trong các văn bản.

Cách thực hiện: Kết hợp 6 loại hàm sau đây:

• Hàm SUBSTITUTE: Thay thế khoảng trắng trong văn bản bằng 99 khoảng trắng.

• Hàm REPT: Thực hiện chức năng tương tự như hàm SUBSTITUTE.

• Hàm FIND: Tìm kiếm ký tự mà bạn muốn trích xuất (k).

• Hàm MAX: Xác định số tiền xuất hiện đầu tiên trong văn bản gốc.

• Hàm TRIM: Loại bỏ mọi khoảng trắng và trả về giá trị tiền tệ kèm theo.

• Hàm MID: Trích xuất dữ liệu theo các điều kiện nhất định từ văn bản có sẵn.

Cú pháp để trích xuất một hoặc nhiều ký tự cụ thể: 

=TRIM(MID(SUBSTITUTE(A1,' ',REPT(' ',99)),MAX(1,FIND('k',SUBSTITUTE(A1,' ',REPT(' ',99)))-50),99))

Để hàm MID trong Excel có thể trả về giá trị số, bạn cần kết hợp nó với hàm VALUE.

Ví dụ: Bạn muốn trích xuất chuỗi số từ mã bưu chính của các tỉnh.

Cách thực hiện: Bạn tiến hành tách ra 5 ký tự (để lấy một số), bắt đầu từ ký tự thứ 15 thông qua hàm MID và hàm VALUE.

Cú pháp sử dụng hàm MID để trả về số: =VALUE(MID(A1,15,5))

Khi áp dụng hàm MID, bạn cần lưu ý một vài vấn đề như sau:

• Hàm MID trong Excel chỉ cho phép trích xuất chuỗi ký tự theo dạng văn bản. Do đó, nếu bạn muốn có được một con số chính xác, bạn cần kết hợp với hàm VALUE.

• Nếu đối số Start_num nhỏ hơn 1, kết quả sẽ hiện lỗi #VALUE.

• Trong trường hợp đối số Start_num lớn hơn tổng số ký tự trong chuỗi văn bản gốc, giá trị nhận được sẽ là chuỗi rỗng.

• Nếu đối số Num_chars nhỏ hơn 0, kết quả trả về sẽ là #VALUE; còn nếu bằng 0, sẽ cho ra chuỗi rỗng.

• Khi tổng của hai đối số Start_num và Num_chars lớn hơn tổng số ký tự trong chuỗi văn bản gốc, hàm sẽ trích xuất từ vị trí Start_num đến ký tự cuối cùng trong chuỗi văn bản đó.

Như vậy, bài viết đã cung cấp những khái niệm và cách sử dụng hàm MID trong Excel một cách chi tiết. Đây là kiến thức bổ ích giúp bạn trích xuất dữ liệu hoặc con số quan trọng từ văn bản gốc. Hy vọng rằng bạn sẽ nắm vững cách thao tác và áp dụng hàm MID một cách chính xác trong công việc của mình.