Hướng dẫn sử dụng hàm SUMIF trong Excel một cách dễ hiểu

Hàm SUMIF là một trong những hàm thông dụng nhất trong Excel, dùng để tính tổng các giá trị dựa trên các điều kiện đã định. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm này để thực hiện tính toán cùng với một số lưu ý quan trọng.

Hàm SUMIF trong Excel giúp tính tổng các giá trị thỏa mãn các điều kiện cụ thể. Mục tiêu của hàm này là tổng hợp các số trong một phạm vi mà đáp ứng tiêu chí đã cho, nhằm tiết kiệm thời gian. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng công thức SUMIF để tính tổng doanh thu của một đơn vị, doanh thu trong một khoảng thời gian nhất định, doanh số của một nhóm nhân viên hoặc tổng lương theo những điều kiện nhất định…

Công thức để tính hàm là =SUMIF(range, criteria,[sum_range])

Trong đó:

• Range: Đây là phạm vi các ô mà người dùng muốn xem xét theo tiêu chí Criteria, ví dụ như A1: A10.

• Criteria: Tiêu chí dùng để xác định các giá trị, có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi văn bản để tính tổng. Ví dụ như nhập các tiêu chí như “5”, “cherries“, “10/25/2014”, “<5”, “A1”...

• Sum_range: Đây là tham số tùy chọn để chỉ định các ô cần tính tổng. Nếu để trống sum_range, thì các ô trong phạm vi đánh giá sẽ được tính.

Hàm SUMIF có cách sử dụng rất đơn giản, người dùng chỉ cần nắm vững các bước là có thể thực hiện một cách nhanh chóng.

Quy trình xác định hàm SUMIF được thực hiện như sau:

• Bước 1: Xác định cột chứa điều kiện mà bạn muốn áp dụng.

• Bước 2: Tiếp theo, xác định điều kiện cho phép tính tổng.

• Bước 3: Sau đó, xác định vùng cần tính tổng.

• Bước 4: Cuối cùng, nhập công thức vào Excel.

Một ví dụ về việc áp dụng hàm Sumif trong báo cáo Doanh số của công ty ABC năm 2021 như sau:

• Trường hợp 1: Sử dụng hàm SUMIF trong Excel để tính tổng số sản phẩm của Quý 1 có tại hơn 50 chi nhánh.

Bạn cần xác định 3 tham số cho hàm SUMIF như sau:

+ Range: Phạm vi chứa số lượng chi nhánh bán, ví dụ trong trường hợp này là F3:F8.

+ Criteria: Được biểu thị là >50 và cần được đặt trong dấu “”. “>50” vì có ký hiệu toán học.

+ Sum_range: Đây là toàn bộ phạm vi cần tính tổng, trong trường hợp này là B3:B8.

Tại ô kết quả, ô H10 có công thức =SUMIF(F3:F8,'>50',B3:B8). Bạn chỉ cần nhấn Enter và tổng số sản phẩm Quý 1 là 195 có tại hơn 50 chi nhánh.

• Trường hợp 2: Tiếp tục từ bảng tính trên, bạn sẽ tính tổng số chi nhánh bán có sản phẩm Quý 1 bằng 47 bằng hàm SUMIF. 

+ Range: Phạm vi cột Quý 1 được xác định là B3:B8

+ Criteria: Điều kiện cần đạt là 47, bạn nhập vào“=47”. 

+ Sum_range: Phạm vi cột chứa số chi nhánh bán cần tính tổng là F3:F8

Tại ô H11, nơi bạn muốn hiển thị kết quả, hãy nhập công thức =SUMIF(B3:B8,'=47',F3:F8). Sau đó nhấn Enter và 73 sẽ là tổng số chi nhánh bán có số sản phẩm Quý 1 bằng 47 xuất hiện trên màn hình.

• Trường hợp 3: Tính tổng giá của tất cả sản phẩm có giá trên 200 bằng hàm SUMIF trong Excel. 

+ Range: Phạm vi cột chứa giá tiền là G3:G8.

+ Criteria: Điều kiện là giá tiền lớn hơn 200, bạn nhập vào “>200”.

+ Sum_range: Bạn có thể chọn phạm vi cột Giá tiền (G3:G8) hoặc để trống tùy ý.

Tại ô H12 nơi hiển thị kết quả, bạn nhập công thức =SUMIF(G3:G8,'>200') và nhấn Enter, tổng giá tiền của tất cả các sản phẩm có giá trên 200 là 650.

Dưới đây là những lưu ý quan trọng để bạn sử dụng hàm SUMIF hiệu quả hơn:

• Khi bỏ qua biến số sum_range, tổng sẽ được tính dựa trên phạm vi Range.

• Trong Criteria, ký hiệu toán học và chữ cái cần được bao quanh bởi dấu ngoặc kép.

• Phạm vi số không cần dùng dấu ngoặc kép.

• Các ký tự ? và * có thể được sử dụng trong Criteria. Một dấu hỏi khớp với một ký tự đơn, trong khi một dấu sao phù hợp với bất kỳ chuỗi nào. Để tìm kiếm dấu hỏi hay dấu sao, hãy đặt dấu ngã (~) trước ký tự đó.

• Bạn có thể sử dụng các toán tử so sánh như ', <, =, <, =, <=' trong tiêu chí.

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến cách sử dụng hàm SUMIF, kèm theo giải đáp chính xác để giúp BẠN hiểu rõ hơn về vấn đề mà mình đang gặp phải:

Có nhiều nguyên nhân khiến hàm SUMIF trong Excel không hoạt động, bao gồm:

• Công thức hàm SUMIF chỉ cho phép một điều kiện duy nhất. Nếu bạn cần tính tổng với nhiều tiêu chí, hãy sử dụng hàm bổ sung để đáp ứng tất cả các điều kiện hoặc tạo công thức với nhiều điều kiện khác nhau (OR).

• Range và sum_range cần phải có cùng kích thước để công thức hoạt động chính xác; nếu không, kết quả có thể bị sai lệch. Microsoft Excel sẽ tự động xác định phạm vi tổng mà không phụ thuộc vào khả năng cung cấp của người dùng. Sum_range xác định ô bên trái phạm vi tính tổng, phần còn lại sẽ phụ thuộc vào hình dạng và kích thước của đối số phạm vi.

Hầu hết các hàm SUMIF trong Excel có thể tham chiếu đến các trang tính và bảng tính khác đang mở. Ví dụ, để tính tổng các giá trị trong ô F2:F9 của Sheet 1 trong bảng tính 1:

Công thức = SUMIF ([Book1.xlsx] Sheet1! $A$2:$A$9, 'apples', [Book1.xlsx] Sheet1! $F$2:$F$9).

Khi Book 1 được đóng lại, công thức sẽ không hoạt động vì các phạm vi được tham chiếu bởi hàm SUMIF đã không còn mở, do đó không thể truy cập vào các mảng. Hàm SUMIF sẽ trả về thông báo lỗi #VALUE! vì không có mảng nào được phép trong range và đối số sum_range.

Nếu các ô trong bảng tính Excel được coi là “trống”, điều này có nghĩa là chúng không chứa bất kỳ nội dung nào, không có chuỗi có độ dài bằng 0, và không có công thức nào được trả về từ các hàm Excel khác. Trong trường hợp này, bạn sẽ sử dụng “=” làm tiêu chí, ví dụ, công thức = SUMIF (A2: A10, '=', C2: C10).

Nếu ô “trống” chứa các chuỗi có độ dài bằng không, bạn có thể sử dụng “” làm tiêu chí, ví dụ công thức = SUMIF (A2: A10, '', C2: C10). Cả hai công thức này sẽ kiểm tra các ô trong cột A, và nếu tìm thấy bất kỳ ô trống nào, giá trị tương ứng từ cột C sẽ được cộng vào.

Nếu bạn muốn tạo công thức để tính tổng cho các ô không trống, hãy dùng “<>” làm tiêu chí. Hành động này sẽ cộng tất cả các ô có nội dung khác rỗng, bao gồm các chuỗi có độ dài bằng không. Ví dụ, bạn có thể tính tổng doanh thu cho tất cả các khu vực có cột B không trống với công thức =SUMIF(B2:B10, “<>”, C2:D10).

Trên đây là hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu về cách sử dụng hàm SUMIF trong Excel. Bạn chỉ cần xác định đúng phạm vi cột cần đáp ứng tiêu chí và phạm vi cột cần tính tổng là đã hoàn tất. Nếu bạn cần tính tổng theo nhiều điều kiện, hãy sử dụng hàm SUMIFS để thực hiện nhanh hơn.