Hướng dẫn sử dụng hàm SUMIFS trong Excel để tính tổng theo nhiều điều kiện

Hàm SUMIFS trong Excel giúp người dùng dễ dàng tính tổng các giá trị phù hợp với nhiều điều kiện khác nhau. Nếu bạn chưa biết cách áp dụng hàm này, hãy tham khảo thông tin chi tiết dưới đây để hiểu rõ hơn!

SUMIFS được coi là một hàm cơ bản trong Excel, dùng để tính tổng các giá trị thỏa mãn nhiều điều kiện khác nhau. Chẳng hạn, nếu bạn có bảng dữ liệu bán hàng và muốn tính tổng doanh thu từ một sản phẩm trong một quý cụ thể, bạn có thể sử dụng SUMIFS để có kết quả nhanh chóng.

Công thức: =SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2,…)

Giải thích các tham số: 

• Sum_range là một hoặc nhiều ô được tính tổng, chỉ các ô chứa số mới được tính, còn ô trống và văn bản sẽ bị bỏ qua.

• criteria_range1 – dải ô được đánh giá theo các điều kiện, đây là tham số bắt buộc.

• criteria1 là điều kiện đầu tiên cần thỏa mãn, đây cũng là tham số bắt buộc. Bạn có thể đưa ra các điều kiện dưới dạng số, tham chiếu ô, biểu thức logic, văn bản hoặc một hàm Excel khác. Ví dụ: 10, “>= 10”, A1, “cherries” hoặc TODAY().

• criteria_range2, criteria2,..  là các dải và điều kiện bổ sung tùy chọn, tối đa có thể là 127 dải/điều kiện.

Cần lưu ý rằng hàm SUMIFS trong Excel hoạt động dựa trên biểu thức logic kiểu AND, nghĩa là mỗi ô trong dải sum_range sẽ được tính tổng chỉ khi tất cả các điều kiện đều thỏa mãn cho ô đó.

Cách áp dụng hàm SUMIFS có thể khác nhau tùy vào yêu cầu cụ thể của từng trường hợp. Dưới đây là một số ví dụ minh họa để áp dụng công thức này.

Đề bài: Giả sử có bảng dữ liệu về doanh số bán hàng, yêu cầu tính tổng doanh thu của cửa hàng A bằng cách sử dụng hàm SUMIFS.

Các bước thực hiện rất đơn giản như sau:

• Bước 1: Tại ô C2, người dùng nhập công thức =SUMIFS(B2:B7, A2:A7, “A”). Trong đó:

+ B2:B7 là cột chứa doanh số, là phạm vi mà bạn muốn tính tổng.

+ A2:A7 là cột chứa thông tin về các cửa hàng, là phạm vi mà bạn sẽ áp dụng điều kiện.

+ “A” là điều kiện dùng để tìm kiếm các cửa hàng A trong danh sách.

• Bước 2: Bạn nhấn Enter để xem kết quả tại ô C2. Doanh số của cửa hàng A là 21000.

Một trong những dạng bài toán phổ biến hiện nay là tính tổng với 2 điều kiện. Để thiết lập các điều kiện, bạn có thể sử dụng các toán tử so sánh như >, <, <=, =, và >=.

Đề bài: Giả sử bạn có bảng điểm của học sinh ở các lớp và cần tính tổng điểm của các học sinh nữ có điểm trên 8. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Nhập công thức =SUMIFS(D2:D9, B2:B9, “Nữ”, D2:D9, “8”) vào ô E2. Trong đó:

+ D2:D9 là phạm vi cột điểm cần tính tổng, được gọi là Sum_range.

+ B2:B9 là Criteria_range1: Phạm vi cột giới tính dùng để xác định điều kiện đầu tiên.

+ “Nữ” là Criteria1: Điều kiện đầu tiên để tìm kiếm các học sinh nữ.

+ D2:D9 là Criteria_range2: Phạm vi cột điểm để kiểm tra điều kiện thứ hai.

+ “8” là Criteria2: Điều kiện thứ hai để tìm kiếm các học sinh có điểm lớn hơn 8.

• Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả tại ô E2. Tổng điểm của học sinh nữ có điểm trên 8 là 17.5. 

Khi người dùng muốn tính tổng dựa trên nhiều nhóm điều kiện khác nhau, có thể áp dụng nhiều hàm SUMIFS đồng thời. Ví dụ dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm SUMIFS:

Giả sử bạn có bảng dữ liệu doanh số bán hàng của hai cửa hàng, yêu cầu tính tổng doanh số tháng 1 của cửa hàng A và tháng 2 của cửa hàng B.

Các bước thực hiện chi tiết như sau:

• Bước 1: Nhập hàm =SUMIFS(C2:C7, A2:A7, “A”, B2:B7, “Tháng 1”) + SUMIFS(C2:C7, A2:A7, “B”, B2:B7, “Tháng 2”) vào ô D2.

• Bước 2: Nhấn Enter và xem kết quả hiển thị tại ô D2. Tổng doanh số của cửa hàng A trong tháng 1 và cửa hàng B trong tháng 2 là 13000. 

Cách dùng hàm SUMIFS với dữ liệu ngày tháng cũng giống như các loại dữ liệu khác như văn bản và số.

Đề bài: Giả sử có bảng dữ liệu về số lượng sản phẩm được giao trong từng ngày và yêu cầu tính tổng số lượng sản phẩm giao trong 7 ngày vừa qua.

Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Nhập hàm =SUMIFS(C2:C7,B2:B7,'='&TODAY()-7) vào ô F2. Trong đó:

+ C2:C9: Là cột chứa số lượng, phạm vi để tính tổng.

+ B2:B9: Là cột ngày giao hàng, phạm vi để xét điều kiện đầu tiên.

+ “=”&TODAY()–7: Lấy dữ liệu cho 7 ngày gần đây, xét điều kiện thứ hai.

• Bước 2: Người dùng nhấn Enter để xem kết quả tại ô F2. Tổng số sản phẩm giao trong 7 ngày gần nhất là 251.

Khi áp dụng hàm SUMIFS, người dùng có thể gặp phải một số lỗi như sau:

Lỗi #VALUE! xảy ra khi hàm SUMIFS tham chiếu đến ô hoặc phạm vi trong workbook đã bị đóng. Để khắc phục, bạn cần mở workbook được nhắc đến trong công thức và nhấn F9 để làm mới công thức.

Lỗi này xảy ra khi người dùng cố gắng khớp chuỗi dài hơn 255 ký tự, dẫn đến kết quả không chính xác. Để khắc phục, bạn nên rút ngắn chuỗi hoặc sử dụng hàm CONCATENATE và dấu &.

Lỗi này thường xảy ra khi các đối số không có số hàng và cột tương ứng. Để giải quyết, bạn cần điều chỉnh lại phạm vi của các đối số. Ví dụ, nếu sum_range là (C2:C10) nhưng Criteria Range là (A2:A12&B2:B12), thì hàm SUMIFS (C2:C10,A2:A12,A14,B2:B12,B14) sẽ trả về #VALUE!. Bạn nên đổi sum_range thành C1:C12.

Dưới đây là một số điểm quan trọng khi áp dụng hàm SUMIFS để đạt được độ chính xác tối ưu:

• Phạm vi sum_range sẽ chỉ được cộng nếu từng ô trong vùng đó thỏa mãn điều kiện đã đặt ra.

• Các ô trong sum_range chứa TRUE sẽ được tính là 1, còn FALSE sẽ tính là 0.

• Đảm bảo rằng Criteria Range có số hàng, kích thước và số cột tương đồng với sum_range.

• Người dùng có thể sử dụng ký tự đại diện (?) hoặc (*) thay vì chuỗi cụ thể trong điều kiện. Khi sử dụng các ký tự này, cần thêm dấu ~ ở trước.

• Hàm SUMIFS có thể kết hợp với hàm AND để xử lý nhiều điều kiện cùng lúc.

• Các chuỗi trong điều kiện cần được đặt trong dấu ngoặc kép (“).

• Tham chiếu ô trong điều kiện không cần đặt trong dấu ngoặc kép.

• Hàm SUMIFS có thể làm việc với nhiều phạm vi, nhưng không nên dùng các hàm như Year vì chúng trả về một mảng.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng hàm SUMIFS trong Excel để tính tổng theo nhiều điều kiện. Hy vọng rằng bài viết cùng các ví dụ cụ thể sẽ giúp bạn nắm rõ hơn về cách sử dụng hàm trong thực tế, từ đó làm việc hiệu quả hơn.

tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức!