Hướng dẫn sử dụng hàm trừ trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng

Hàm trừ trong Excel có khả năng ứng dụng đa dạng trong nhiều tình huống. Bạn có thể thực hiện từ các phép tính đơn giản đến phức tạp trong thời gian ngắn. Do đó, việc hiểu rõ cách sử dụng hàm này sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất công việc đáng kể.

Excel không hỗ trợ hàm trừ trực tiếp; thay vào đó, người dùng cần thực hiện phép tính bằng dấu trừ “-” hoặc kết hợp với hàm SUM (hàm tổng). Bên cạnh đó, bạn còn có thể dùng hàm này để trừ nhiều ô, trừ theo tỷ lệ %, trừ ngày tháng và trừ ký tự.

Dưới đây là 4 cú pháp hàm trừ trong Excel mà bạn có thể áp dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng:

• “=(số 1 – số 2)”

• “=(số 1 – số 2 – số 3 – … – số n)”

• “=SUM(số 1 – số 2)”

• “=Số 1 – SUM(số 2 – số 3 – số n)”

Lưu ý: Dấu phân cách giữa các số có thể là dấu phẩy “,” hoặc dấu chấm phẩy “;”, tùy thuộc vào cài đặt Excel trên từng thiết bị.

Hàm tính hiệu trong Excel có thể được áp dụng theo nhiều phương pháp khác nhau như sau:

Ví dụ: Thực hiện phép tính trừ như sau: 20-8

Cách thực hiện: Đối với bài toán trên, bạn có hai cách làm như sau:

• Cách 1: Thực hiện phép trừ trực tiếp bằng cách nhập công thức “=20-8” rồi nhấn Enter.

• Cách 2: Áp dụng phương pháp hàm trừ giữa hai cột trong Excel bằng cách nhập số 20 vào ô A1 và số 8 vào ô B1. Tiếp theo, tại ô C1, bạn nhập công thức “=A1-B1” rồi nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Ví dụ: Tính tổng số học sinh yếu trong một lớp học bằng cách sử dụng hàm trừ cho nhiều ô.

Cách thực hiện: Bạn đặt dấu bằng ở đầu, sau đó lấy tổng số học sinh tại ô B1 trừ đi số học sinh giỏi ở ô B2, tiếp tục trừ học sinh khá ở ô B3 và học sinh trung bình tại ô B4. Cuối cùng, nhấn Enter để nhận kết quả.

Công thức cụ thể sẽ là: “=B1-B2-B3-B4” và nhấn Enter.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện phép trừ khác như: “=40-6-20-13” rồi bấm Enter.

Ví dụ: Tính tổng số học sinh yếu trong một lớp học bằng hàm SUM.

Cách thực hiện: Bạn áp dụng công thức: “=B1-SUM(B1)” và nhấn Enter để hoàn tất.

Ví dụ: Tính tỷ lệ % học sinh yếu trong lớp học.

Cách thực hiện: Bạn có thể thực hiện hàm tính hiệu trong Excel theo hai phương pháp sau:

• Cách 1: Sử dụng phép trừ “-” với nhiều ô bằng công thức “=B1-B2-B3-B4” và nhấn Enter.

• Cách 2: Kết hợp phép trừ “-” và hàm SUM với cú pháp “=B1-SUM(B1)” rồi bấm Enter.

Ví dụ: Trừ ngày 20/9/2024 cho ngày 15/8/2024.

Cách thực hiện: Tại ô A1, bạn ghi ngày 15/8/2024 và tại ô B1, bạn ghi ngày 20/9/2024. Kết quả có thể hiển thị dưới dạng ngày/tháng/năm hoặc tháng/ngày/năm tùy theo định dạng ngày trong file Excel của bạn, vì vậy cần chú ý viết chính xác để có kết quả đúng. Sau đó, bạn nhập công thức trừ thông thường là “=A1-B1” và sẽ nhận được kết quả là 36.

Để trừ ký tự trong Excel, bạn cần kết hợp các hàm theo hai cách sau:

• Hàm TRIM và SUBSTITUTE: Phép trừ cho hàm phân biệt ký tự. Trong đó: 

  • Hàm TRIM sẽ loại bỏ các khoảng trống thừa trong chuỗi ký tự. 

  • Hàm SUBSTITUTE sẽ thay thế văn bản trong một chuỗi nhất định.

• Hàm REPLACE, SEARCH, LEN: Phép trừ cho hàm không phân biệt ký tự. Trong đó: 

  • Hàm REPLACE dùng để thay đổi một phần của chuỗi văn bản sang chuỗi khác. 

  • Hàm SEARCH sẽ tìm kiếm vị trí của chuỗi văn bản trong chuỗi thứ hai, trả về điểm bắt đầu của chuỗi 1 tại ký tự đầu tiên ở chuỗi 2. 

  • Hàm LEN giúp xác định độ dài của chuỗi ký tự.

Ví dụ: Áp dụng hàm trừ cho câu “Em không hiểu”.

Cách thực hiện: Bạn có thể tiến hành phép trừ ký tự theo hai phương pháp sau:

• Phép trừ không phân biệt ký tự: Tại ô A1, bạn nhập từ “Em không hiểu”. Ở ô B1, bạn nhập chữ “Em không”. Sau đó, tại ô C1, gõ công thức: =TRIM(SUBSTITUTE(A1,B1,'')). 

• Phép trừ có phân biệt ký tự: Tại ô A1, bạn nhập từ “Em không hiểu”. Ở ô B1, nhập chữ “hiểu”. Sau đó, nhấn chuột vào ô C1 và gõ công thức: “=REPLACE(A1,SEARCH(B1,A1),LEN(B1),'')”. 

Dưới đây là một số điểm bạn cần lưu ý khi sử dụng hàm trừ trong Excel:

• Bạn có thể sử dụng các tùy chọn định dạng số như dấu phẩy để ngăn cách hàng nghìn hoặc dấu chấm cho phần thập phân nhằm hiển thị kết quả phép trừ.

• Excel cho phép bạn kết hợp phép trừ với nhiều hàm khác để đạt được kết quả mong muốn. 

• Nếu bạn viết sai công thức, chỉ cần một dấu chấm sai cũng khiến Excel không thể trả về kết quả, hoặc sẽ hiển thị lỗi như '#VALUE!' hoặc '#DIV/0!'

Bài viết trên đã chia sẻ rất chi tiết về hàm trừ trong Excel. Mặc dù phép trừ không được hỗ trợ trực tiếp, nhưng bạn có thể áp dụng rộng rãi cho tỷ lệ phần trăm, ngày tháng và cả ký tự. Điều này giúp việc tính toán dữ liệu trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn, vì vậy hãy thử áp dụng nhé!