Hướng dẫn sử dụng hàm Vlookup trong Excel: Cú pháp và ví dụ thực tế

 CHÚ Ý: Tải ngay 70+ bài tập Excel cơ bản và nâng cao

Cách thực hiện này giúp bạn:
- Áp dụng hàm Vlookup trong công việc
- Kết hợp hàm Vlookup với các hàm Excel khác
- Sửa lỗi hàm VLOOKUP khi gặp

Hàm VLOOKUP trong Excel là công cụ tìm kiếm giá trị theo cột và trả về phương thức hàng dọc. Đây là một công cụ thường được sử dụng để thống kê và tìm kiếm dữ liệu theo cột. Trong bài viết này, Mytour sẽ hướng dẫn bạn về 2 cách cơ bản sử dụng hàm này.

Ví dụ về hàm Vlookup và bài tập trong Excel.

Cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel

I. Khám phá Hàm Vlookup

Hàm Vlookup là một công cụ cơ bản và quan trọng trong Excel, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và trả về thông tin theo cột. Việc thành thạo hàm Vlookup sẽ nâng cao khả năng làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

II. Cú pháp của Hàm Vlookup

 Hãy nhớ cú pháp này:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Dưới đây là chi tiết:

III. Ví dụ về hàm Vlookup trong Excel

1. Sử dụng phương pháp tìm kiếm tương đối:

VD: Dựa vào bảng xếp hạng quy định điểm và xác định xếp loại học lực cho danh sách sinh viên dưới đây:

Mẫu về hàm Vlookup trong excel

Chúng ta áp dụng công thức tại ô D6 như sau: =VLOOKUP(C6,$C$16:$D$20,2,0)
Kết quả thu được:

Kết quả khi sử dụng hàm Vlookup

2. Phương pháp dò tìm tuyệt đối

Với phương pháp dò tìm tuyệt đối, bạn sẽ nhận thấy thông tin chi tiết hơn so với cách dò tìm tương đối.

Ví dụ về dò tìm tuyệt đối khi sử dụng hàm Vlookup

Để điền thông tin quê quán của nhân viên, chúng ta sử dụng công thức Vlookup cho ô E6 như sau: =VLOOKUP(A6,$D$12:$F$17,2,0)
A6 là giá trị cần tìm kiếm
$D$12:$F$17 là bảng dữ liệu tìm kiếm
2 : số thứ tự cột dữ liệu trên bảng tìm kiếm
0 : Kiểu tìm kiếm chính xác

Tương tự để điền vào ô trình độ của nhân viên, ta thực hiện như sau:

Với ô F6 có công thức : =VLOOKUP(A6,$D$12:$F$17,3,0)

Kết quả sử dụng hàm Vlookup tìm giá trị tuyệt đối

3. Giá trị tương đối và giá trị tuyệt đối

Với giá trị tuyệt đối, bạn sẽ đạt được kết quả chính xác nhất. Các giá trị tuyệt đối không thay đổi địa chỉ dù xuất hiện ở các cột, ô mới. Chúng ta sử dụng giá trị tuyệt đối khi cần tìm kiếm thông tin chính xác nhất, và giá trị tương đối khi muốn kết quả chính xác hoặc gần chính xác nhất. Để hiểu thêm, bạn có thể tham khảo bài viết về tham chiếu các hàm trong Excel.

IV. Kết hợp Hàm Vlookup với Hlookup, Left, Right, Match

Trong nội dung trước, Mytour đã hướng dẫn bạn về cơ bản của hàm Vlookup. Để giúp bạn áp dụng kiến thức một cách thực tế và chi tiết hơn, chúng tôi sẽ đưa ra một bài toán cụ thể như sau. Bài toán này kết hợp giữa hàm Vlookup và các hàm khác trong Excel như Hlookup, Left, Right và Match.

Dưới đây là dữ liệu trong hai bảng:
- Bảng 1: BẢNG THỐNG KÊ TIÊU THỤ GẠO
- Bảng 2: BẢNG TRA TÊN HÀNG, TÊN HÃNG SẢN XUẤT VÀ ĐƠN GIÁ

Yêu cầu cần giải quyết:

Câu 1: Dựa trên 2 ký tự bên trái và 2 ký tự bên phải của Mã SP trong Bảng 1, hãy tra trong Bảng 2 để điền giá trị cho cột Tên Hàng - Tên Hãng Sản xuất (Tính dữ liệu cho cột C5:C10).
VD: KD-NĐ nghĩa là gạo Khang Dân - Nam Định.
Câu 2: Điền Đơn Giá cho mỗi mặt hàng dựa vào Mã SP ở Bảng 1 và tra ở Bảng 2 (Tính dữ liệu cho cột D5:D10).
Câu 3: Tính thành tiền = Số lượng * Đơn giá

Đáp án:

Câu 1:
- Giải thích: Chúng ta cần xây dựng công thức để lấy dữ liệu Tên Hàng và Tên Tỉnh Sản xuất. Ghép 2 công thức này lại để có đáp án cho Câu 1.

 + Lấy Tên hàng: Sử dụng 2 ký tự bên trái của cột Mã SP ở Bảng 1 (A5:A10) so với 2 ký tự trong cột Mã Hàng ở Bảng 2. Áp dụng Hàm Vlookup: =VLOOKUP(LEFT(A5,2),$A$15:$B$20,2,FALSE)

+ Lấy Tên Tỉnh Sản xuất: Sử dụng 2 ký tự bên phải của cột Mã SP(A5:A10) ở Bảng 1 so với 2 ký tự trong 'Hàng' Mã gạo - Tên tỉnh sản xuất ở Bảng 2, vùng dữ liệu lấy sẽ (A16:E20).
 >> Sử dụng hàm Hlookup: = HLOOKUP(RIGHT(A5,2),$C$16:$E$20,2,FALSE)

= HLOOKUP(RIGHT(A5,2),$C$16:$E$20,2,FALSE)
Sau khi nhập xong, bạn cũng tiếp tục bấm Enter, nếu ra từ 'Nam Định', tức là bạn đã hoàn thiện được thêm 40% đáp án Câu 1 rồi. Lúc này bạn đã hình dung ra đáp án rồi đúng không nào. Công việc tiếp theo ghép 2 hàm này lại để tính toán được dữ liệu trong cột Tên Hàng - Tên Tỉnh Sản xuất

+ Ghép 2 công thức: Sử dụng dấu gạch ngang để ngăn cách 2 công thức. Hàm sẽ như sau =+vlookup&' - '&hlookup (Không có dấu = ở đầu hàm Hlookup)
Tại C5:
C5=+VLOOKUP(LEFT(A5,2),$A$15:$B$20,2,FALSE)&' - '&HLOOKUP(RIGHT(A5,2),$C$16:$E$20,2,FALSE)
Bấm Enter để xem kết quả, Nếu ra chuẩn đáp án thì phải là 'Khang Dân - Nam Định'
Điều này đã xong ở ô C5, bạn có thể kéo xuống C10 để áp dụng cho các ô tiếp theo.
Ví dụ:
C6=+VLOOKUP(LEFT(A6,2),$A$15:$B$20,2,FALSE)&' - '&HLOOKUP(RIGHT(A6,2),$C$16:$E$20,2,FALSE)
Đã xong Câu 1, tiếp theo chúng ta giải Câu 2.

C6=+VLOOKUP(LEFT(A6,2),$A$15:$B$20,2,FALSE)&' - '&HLOOKUP(RIGHT(A6,2),$C$16:$E$20,2,FALSE)
Đã xong Câu 1, tiếp theo chúng ta giải Câu 2.

Câu 2: Tính Đơn giá
Công thức tại ô D5: D5=+VLOOKUP(LEFT(A5,2),$A$16:$E$20,MATCH(RIGHT(A5,2),$A$16:$E$16,0),FALSE)

Câu 3: Tính thành tiền
Công thức tính thành tiền tại ô F5: E5=+D5*E5

V. Các lỗi thường gặp khi dùng hàm Vlookup

1. Lỗi #N/A

Lỗi #NA là gì? #NA xuất hiện khi công thức không tìm thấy giá trị phù hợp. Trong hàm Vlookup, #NA xuất hiện khi điều kiện tìm kiếm không có trong vùng điều khiển, đặc biệt là cột đầu tiên của hàm.

Tham khảo: Cách sửa lỗi #N/A trong Excel

2. Lỗi #REF!

Lỗi #REF! xảy ra khi chỉ số cột không xác định đúng. Ví dụ, khi Col_index_num là 3, nhưng Table_array chỉ có 2 cột (B2:C10). Điều này dẫn đến lỗi #REF!

Tham khảo: Cách sửa lỗi #REF! trong Excel

3. Lỗi #VALUE!

Lỗi #VALUE! xuất hiện khi Col_index_num nhỏ hơn 1 trong công thức. Ví dụ, trong trường hợp Col_index_num bằng 0, sẽ gây ra lỗi #VALUE!

Tham khảo: Cách sửa lỗi #VALUE! trong Excel

4. Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? xuất hiện khi thiếu dấu ngoặc kép ('') cho Lookup_value. Ví dụ: Cải xoăn thiếu ngoặc kép ('') gây lỗi. Sửa lỗi bằng cách thay Cải xoăn thành 'Cải xoăn'.

Tham khảo: Cách sửa lỗi #NAME? trong Excel

VI. Một số lưu ý khi dùng hàm VLOOKUP

1. Tận dụng tham chiếu tuyệt đối

Tham chiếu tuyệt đối giúp bạn sao chép công thức từ cột này sang cột khác mà không gặp sự thay đổi.

Ví dụ: Công thức tại ô C13 là =VLOOKUP(B13,$B$2:$C$10,2,0). Khi sao chép công thức cho ô C14, Table_array sẽ không bị thay đổi.

2. Tránh lưu giá trị số dưới dạng văn bản.

Nếu dữ liệu số trong bảng dữ liệu đang ở dạng văn bản như trong ví dụ dưới đây của cột A. Khi bạn nhập công thức =VLOOKUP(A8$A$2:$B$5,2,0) trong cột doanh thu, dữ liệu sẽ trả về lỗi #N/A. Để chuyển dữ liệu text về số, bạn chỉ cần chọn Home => Chọn Wrap Text => Chọn Number.

3. Bảng dò tìm chứa những giá trị bị trùng

Nếu bảng biểu của bạn có nhiều giá trị trùng nhau, hàm VLOOKUP sẽ trả về kết quả đầu tiên nó tìm thấy từ trên xuống dưới. Ví dụ, trong bảng trả về kết quả Táo bằng 97 thay vì 23 ở dưới.

- Giải pháp 1: Nếu bạn muốn loại bỏ giá trị trùng lặp, bạn bôi đen bảng dò tìm và chọn Data => Chọn Remove Duplicates

- Phương án 2: Sử dụng Bảng Tổng Hợp (Pivot Table) để lọc danh sách kết quả.

Với cả hai cách dùng tìm kiếm tương đối và tuyệt đối của hàm VLOOKUP, bạn có thể dễ dàng thống kê dữ liệu trên bảng tính Excel. VLOOKUP giúp bạn lọc ra các chi tiết cần thiết để tạo báo cáo, đảm bảo công việc của bạn chính xác và tiết kiệm thời gian. Đây là một công cụ quan trọng trong quá trình xử lý bảng tính.

Để hiểu rõ hơn và nâng cao kỹ năng của bạn, bạn cũng có thể tham khảo về hàm HLOOKUP trong Excel mà Mytour đã giới thiệu. HLOOKUP giúp bạn thực hiện tìm kiếm và tham chiếu theo cột hoặc dòng, tùy thuộc vào điều kiện bạn đặt ra.

Ngoài hàm tìm kiếm VLOOKUP trong Excel, bạn có thể khám phá Hàm COUNTIF, một công cụ đếm linh hoạt, cho kết quả chính xác dựa trên điều kiện ban đầu.

Hàm tính toán trong Excel mang đến nhiều lựa chọn, và Hàm SUMIF là một công cụ quan trọng. Hàm SUMIF là giải pháp tính tổng dữ liệu theo điều kiện, giúp bạn tổng hợp thông tin mà không cần tính tổng toàn bộ dữ liệu trong bảng Excel.

Khi nói đến việc sử dụng Excel, không thể bỏ qua Hàm MID. Đây là hàm cơ bản hỗ trợ cắt những chuỗi ký tự trong bảng tính Excel. Hàm MID thường được sử dụng để trích xuất các phần quan trọng từ những chuỗi dài, giúp bạn làm việc với dữ liệu một cách linh hoạt.