Buzz
Mail Merge là tính năng hữu ích của Microsoft giúp tiết kiệm thời gian khi gửi văn bản cố định cho nhiều người.
Hướng dẫn trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016 và các phiên bản trước.
Bước 1: Mở văn bản Word cần trộn thư, chọn Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard để bắt đầu.
Bước 2: Chọn loại văn bản cần trộn trong Word, ví dụ, chọn Thư nếu bạn muốn viết GIẤY MỜI, sau đó chọn Tiếp theo: Tài liệu bắt đầu.
Bước 3: Tại đây, chọn tài liệu bắt đầu để trộn thư. Nếu bạn đã mở văn bản Word cần trộn từ đầu, hãy chọn Sử dụng tài liệu hiện tại, sau đó chọn Tiếp theo: Chọn người nhận.
Bước 4: Trong bước này, thêm danh sách tên, địa chỉ... để Word tự động thêm thông tin vào GIẤY MỜI. Nếu chưa có, chọn Tạo danh sách mới để tạo mới, nếu đã có danh sách thông tin trong file Excel:
Thì bạn chọn Sử dụng danh sách có sẵn, sau đó chọn Duyệt để mở đến file có sẵn đó (file Excel).
Trong cửa sổ Chọn Nguồn Dữ Liệu, bạn chọn đến file danh sách và nhấn Mở.
Chọn sheet chứa danh sách địa chỉ và nhấn OK.
Trong hộp thoại Người Nhận Kết Hợp Thư, mặc định tất cả người nhận đều được chọn. Nếu bạn muốn không gửi đến ai, hãy bỏ chọn trước tên người đó. Sau khi đã chọn xong, bạn nhấn OK.
Nhấn Tiếp theo: Viết Thư Của Bạn để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 5: Ở đây, để dễ hiểu hơn, bạn thực hiện như sau: di chuyển con trỏ chuột vào trường muốn chèn thông tin, sau đó chọn Mailings -> Chèn Trường Ghép -> chọn trường thông tin phù hợp. Ví dụ, tại dòng Kính mời (anh/chị), bạn chọn trường Họ_và_tên, dòng Năm sinh, bạn chọn trường Năm_sinh, và tại dòng địa chỉ, bạn chọn trường Địa_chỉ_thường_trú.
Hoặc bạn cũng có thể chọn trực tiếp trường từ cửa sổ Mail Merge ở bên phải, sau khi đã thêm xong, bạn chọn Tiếp theo: Xem Trước Thư để tiếp tục.
Bước 6: Để đảm bảo danh sách thông tin được xuất hiện đúng vị trí trong thư, bạn nhấn vào các biểu tượng next và previous như hình dưới để xem từng thư (mỗi thư là 1 tên người, 1 địa chỉ tương ứng). Sau khi kiểm tra và chỉnh sửa nội dung chính xác, bạn chọn Tiếp theo: Hoàn Thành Trộn.
Lưu ý: Bạn cũng có thể xem trước thư trong phần Preview Results trong tab Mailings.
Bước 7: Nếu muốn in thư, bạn chọn In và thiết lập in. Nếu không, đóng cửa sổ Mail Merge.
Như vậy, bạn đã trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016. Bây giờ nếu cần viết các giấy mời, gửi thư... đến nhiều người, bạn chỉ cần thực hiện trộn thư như trên để tiết kiệm thời gian. Chúc bạn thành công!
