Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel cho người mới

Cách sử dụng Excel không khó nếu bạn muốn tìm hiểu. Nếu bạn chưa biết cách dùng Excel, hãy tham khảo hướng dẫn sử dụng Excel cho người mới dưới đây.

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính hàng đầu hiện nay. So với Google Sheets, Excel vẫn có nhiều tính năng ưu việt hơn. Excel thực sự giúp công việc tổng hợp, xử lý dữ liệu, thậm chí cả tính toán trở nên đơn giản hơn.

Tại sao vậy? Bởi Microsoft đã cung cấp cho Excel rất nhiều công cụ tuyệt vời từ sắp xếp dữ liệu theo ý muốn đến các hàm tính toán tự động. Chính vì vậy, Excel rất được ưa chuộng trong doanh nghiệp và không có công cụ nào có thể thay thế hoàn toàn được.

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng Excel như thế nào, dưới đây là mọi điều bạn cần biết.

1. Microsoft Excel là gì?

Nói một cách đơn giản, Microsoft Excel là một ứng dụng bảng tính. Nó sử dụng hệ thống các ô trong cột và hàng để thao tác, sắp xếp, tính toán dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các bảng tổng hợp (PivotTable), biểu đồ, công thức và hàm theo nhiều cách khác nhau.

Điều này cũng cho thấy ứng dụng không bị giới hạn bởi các con số dù tên của nó là “Excel”. Bạn có thể nhập nội dung, ảnh, video, đối tượng cùng nhiều kiểu dữ liệu khác để theo dõi, quản lý và dễ dàng xem thông tin.

a, Ứng dụng chính của Excel

• Quản lý ngân sách gia đình và tài chính doanh nghiệp
• Hóa đơn và biên lai
• Theo dõi dự án, đối tác, khách hàng và hồ sơ sức khỏe
• Lập kế hoạch và lịch trình
• Mục cần kiểm tra và danh sách nhiệm vụ
• Tài chính, vay nợ và tính toán thế chấp
• Quản lý kho

b, Các phiên bản của Excel

• Microsoft Excel
• Microsoft Excel Online
• Microsoft Excel cho Android
• Microsoft Excel cho iOS

Trên đây là chỉ là những ứng dụng phổ biến của Excel. Dù bạn sử dụng Excel cho mục đích gì, bạn cũng cần biết một số khái niệm cơ bản sau:

c, Bắt đầu một bảng tính Excel

Khi bạn mở Excel lần đầu tiên (bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng hoặc chọn nó từ menu Start), chương trình sẽ hỏi bạn có muốn thực hiện hành động đó không.

Nếu bạn muốn mở một bảng tính Excel mới, nhấp vào Blank workbook. Để mở một bảng tính hiện có, nhấp vào Open Other Workbooks ở góc trái dưới, sau đó nhấp vào Browse ở bên trái của cửa sổ mới mở ra.

Sau đó, sử dụng trình duyệt tệp để tìm bảng tính bạn muốn, chọn nó và nhấp vào Open.

2. Khái niệm cơ bản trong Excel

Đọc hướng dẫn này, bạn sẽ thấy nó lặp lại rất nhiều khái niệm. Hiểu chúng sẽ giúp bạn tiếp cận hướng dẫn và các bước dễ dàng hơn.

Workbook và Bảng tính:

• Workbook là tập tin Excel, thường có định dạng .XLSX (trong phiên bản Excel cũ, có thể là .XLS).
• Bảng tính là một trang trong workbook. Workbook có thể chứa nhiều bảng tính (sheet) và bạn có thể truy cập chúng qua các tab ở dưới cùng của màn hình.

Ô (Cell): Bảng tính được hình thành từ các ô hình chữ nhật. Mỗi ô chứa dữ liệu bạn nhập vào, từ con số, văn bản, ảnh đến công thức. Khác biệt, ô là nơi chứa thông tin. Bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào ô hoặc vào thanh công cụ công thức (text box) dưới ribbon.

Tên ô nằm ở phía trái của thanh công thức. Theo mặc định, nó hiển thị cột và hàng tương ứng cho ô đó. Ví dụ, ô ở góc trái trên cùng của bảng tính là A1 cho cột A, hàng 1.

Công thức và Hàm: Formula có thể được hiểu như một phương trình hay biểu thức tính toán. Trong Excel, bạn có thể tạo công thức hoặc sử dụng các hàm có sẵn. Những công thức này tự động tính toán các con số dựa trên các phép tính như cộng, nhân...

Ngoài việc tính toán, bạn có thể sử dụng các tính năng này cho mục đích khác như đếm số lượng mục trong cột hoặc hiển thị số lượng lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong một nhóm ô.

3. Tab và Ribbon trong Excel

Hãy dành thời gian làm quen với Ribbon trong Excel. Giống như các ứng dụng Microsoft khác, Ribbon chứa các nút được sử dụng trong từng tab. Bạn có thể tùy chỉnh Ribbon để di chuyển, thêm cả tab và nút. Tuy nhiên, mặc định, các tab luôn hiển thị ở phía dưới.

Tab và Ribbon trong Excel bao gồm:

• Tệp: Tạo một workbook mới, mở file hiện có, lưu, in và chia sẻ bảng tính, workbook.
• Trang Chính: Ctrl clipboard, font, căn chỉnh văn bản, đánh số, định dạng, ô và chỉnh sửa.
• Chèn: Chèn bảng, biểu đồ, ảnh minh họa, bộ lọc, liên kết.
• Vẽ: Sử dụng công cụ vẽ như tạo vùng chọn, tẩy xóa, bút và làm nổi bật.
• Bố cục Trang: Điều chỉnh giao diện bảng tính, thiết lập trang, chỉnh kích thước vừa khít nội dung, các tùy chọn bảng tính.
• Công thức: Chọn công thức, hàm từ thư viện, kiểm tra công thức.
• Dữ Liệu: Nhận và chuyển dữ liệu, xem truy vấn, kết nối, phân loại, lọc, sử dụng công cụ dữ liệu.
• Đánh Giá: Sử dụng các công cụ để hiệu đính, phân quyền xem, ngôn ngữ, bình luận.
• Xem: Thay đổi chế độ xem workbook, mục hiển thị, phóng to, thu nhỏ, làm việc với các cửa sổ.

Ngoài ra, hãy chú ý đến Hãy nói cho tôi bạn muốn làm gì. Nếu cần hỗ trợ hoặc muốn biết thêm thông tin về tính năng, chỉ cần nhập từ khóa vào ô đó để xem kết quả.

4. Thanhs công cụ Truy cập Nhanh

Tương tự như thanh tab và ribbon, đây cũng là thanh công cụ mà bạn nên làm quen trước khi sử dụng. Nó nằm ở phía trên cùng bên trái của Excel. Thanh Công cụ Truy Cập Nhanh rất quan trọng vì nó cho phép bạn hoàn tác, làm lại một hành động cũng như lưu tập tin một cách nhanh chóng.

Nếu bạn mắc lỗi hoặc muốn hoàn lại, chỉ cần nhấp vào nút Undo. Một lần click, nó sẽ hoàn lại hành động gần nhất. Click tiếp, bảng tính sẽ trở về trạng thái trước hai thao tác vừa thực hiện. Bên cạnh đó, bạn có thể click mũi tên bên cạnh Undo để chọn tất cả các hành động bạn muốn hoàn lại.

Sau khi hoàn lại một hành động, bạn có thể nhấn nút Redo để thực hiện lại thao tác vừa Undo. Cách hoạt động của nó giống hệt như nút Undo. Bạn có thể click trực tiếp nút hoặc sử dụng mũi tên bên cạnh Redo để đảo ngược nhiều hành động một lúc.

Nút Lưu cho phép bạn lưu tập tin đang làm việc một cách nhanh chóng với tên file hiện tại.

5. Lựa chọn Bảng tính

Quản lý một loạt bảng tính lớn là điều dễ dàng với Excel. Bạn có thể sử dụng nhiều bảng tính cùng một lúc nếu cần. Ví dụ, bạn có thể sử dụng nhiều bảng tính khác nhau trong nhiều tháng hoặc nhiều năm để quản lý địa điểm kho sản phẩm, vay nợ, công ty tín dụng hoặc thiết bị chăm sóc sức khỏe...

Ngoài ra, bạn có thể tận dụng các tính năng cơ bản của Excel, bao gồm:

• Thêm Bảng tính: Nhấp vào nút cộng ở dưới bên cạnh bảng tính cuối cùng.
• Sắp xếp lại Bảng tính: Giữ tab bảng tính và kéo nó đến vị trí mới trong workbook.
• Đặt tên Bảng tính: Nhấp đúp vào tab bảng tính, rồi nhập tên mới. Mặc định, tên ban đầu của chúng là Sheet 1, Sheet 2...
• Tô màu cho tab Bảng tính: Nhấp chuột phải vào tab bảng tính đó, chọn Màu tab và sau đó chọn màu sắc bạn thích.
• Bảo vệ Bảng tính: Click chuột phải vào bảng tính, chọn Bảo vệ Sheet
  , thêm mật khẩu và nhấp vào lựa chọn của bạn.
• Di chuyển hoặc sao chép Bảng tính: Nhấp chuột phải vào tab bảng tính => chọn Di chuyển hoặc Sao chép. Sau đó, bạn có thể di chuyển bảng tính đến một vị trí khác trong workbook và tạo bản sao của nó để sử dụng sau này.
• Xóa Bảng tính: Nhấp chuột phải vào bảng tính, click Xóa. Bạn cần xác nhận hành động ở cửa sổ pop-up hiển thị.

6. Mở một Bảng tính

Khi bạn lần đầu tiên mở Excel (bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng hoặc chọn nó từ menu Bắt đầu), ứng dụng sẽ hỏi bạn muốn làm gì.

Nếu bạn muốn mở một Bảng tính mới, hãy nhấp vào Blank workbook.

Để mở một Bảng tính hiện có, hãy nhấp vào Mở Bảng tính khác ở góc trái dưới cùng, sau đó nhấp vào Duyệt ở phía trái của cửa sổ kết quả.

Sau đó, sử dụng trình duyệt tệp để tìm workbook bạn muốn, chọn nó và nhấp vào Mở.

7. Làm việc với cột, hàng, ô trong Excel

Các tính năng cơ bản nhất khi tự học Excel mà bạn cần nhớ bao gồm: chọn, chèn và xóa cột, hàng, ô.

a, Chọn toàn bộ cột hoặc hàng

Khi di chuyển con trỏ qua tiêu đề cột hoặc số hàng, một mũi tên nhỏ sẽ hiển thị. Nếu bạn nhấp chuột vào lúc đó, toàn bộ cột hoặc hàng sẽ được chọn. Bạn có thể sử dụng tính năng này để áp dụng tính năng, định dạng hoặc sắp xếp.

b, Chọn nhóm cột, hàng hoặc ô

Chắc chắn có lúc bạn muốn chọn nhiều hơn một cột, ô hoặc hàng. Bạn có thể thực hiện điều này theo một số cách khác nhau, tùy thuộc vào vị trí của chúng: có thể liền kề hoặc phân tán.

c, Chọn cột, hàng hoặc ô liền kề

Khi muốn chọn cột, hàng, hoặc ô liền nhau, hãy bắt đầu bằng việc chọn ô đầu tiên. Sau đó, giữ nút chuột và kéo qua các phần còn lại. Vùng được chọn sẽ được làm nổi bật. Thả nút chuột khi hoàn thành.

Một cách khác là chọn ô đầu tiên, giữ phím Shift, rồi chọn ô cuối cùng. Khi làm như vậy, bạn có thể chọn toàn bộ nhóm từ trên xuống dưới.

d, Lựa chọn cột, hàng, hoặc ô nằm rải rác

Nếu muốn chọn cột, hàng, hoặc ô không liền kề, hãy nhấp vào vị trí chọn đầu tiên. Sau đó, giữ phím Ctrl, tiếp tục nhấn vào các vùng bạn muốn. Thả phím Ctrl khi hoàn thành.

e, Thêm hoặc xóa cột, hàng, hoặc ô

Bạn có thể dễ dàng thêm hoặc loại bỏ cột, hàng không còn cần thiết. Một lần nữa, hãy đặt trỏ chuột vào chữ cái hoặc số, nhưng thay vì click chuột trái, hãy click chuột phải. Ở menu hiện ra, chọn Insert hoặc Delete.

Bạn cũng có thể ẩn (bỏ ẩn) cột hay hàng bằng cách chọn Hide (hoặc Unhide) từ menu này.

Bạn có thể chèn hoặc xóa ô tương tự như vậy. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận được thông báo pop-up hỏi cách muốn chuyển ô, hàng hoặc cột. Chỉ cần chọn và nhấn OK.

f, Di chuyển cột, hàng hoặc ô

Nếu quyết định chuyển cột, hàng hoặc ô sang vị trí khác trong bảng tính, bạn có thể làm điều đó nhưng phải thận trọng. Đầu tiên, chọn cột, hàng hoặc ô như hướng dẫn trên. Đặt trỏ chuột lên một trong số cạnh của nó để mũi tên 4 mặt xuất hiện. Sau đó, chuyển nó tới vị trí mới bằng cách giữ nút bấm chuột và kéo. Thả chuột ra khi đã hoàn tất nhiệm vụ.

Điều bạn phải cẩn trọng ở đây là khi thả cột, hàng hoặc ô tại vị trí đã chứa dữ liệu. Trong trường hợp này, một pop-up hỏi bạn có muốn thay thế dữ liệu không sẽ hiện ra. Nếu đây là hành động lỗi, click Cancel để hủy. Nó sẽ trở lại vị trí ban đầu. Nhưng nếu muốn thay dữ liệu thật, hãy nhấp OK.

g, Điều chỉnh kích thước cột hoặc hàng

Bạn có thể muốn hiển thị toàn bộ hoặc một số cột, hàng trên bảng tính ở kích thước nhất định mà không cần quan tâm tới lượng dữ liệu chúng lưu trữ. Điều chỉnh chiều rộng hoặc chiều cao rất đơn giản và bạn có thể làm theo hai cách:

Cách 1: Chọn và nhấp chuột phải vào cột hoặc hàng. Trong menu, chọn Độ rộng cột hoặc Chiều cao hàng, tùy thuộc vào yếu tố bạn muốn điều chỉnh. Trong cửa sổ pop-up xuất hiện, thay đổi giá trị hiện tại thành số mong muốn và nhấn OK.

Cách 2: Chọn cột hoặc hàng muốn điều chỉnh kích thước. Di chuyển chuột đến đường viền cho đến khi xuất hiện mũi tên 2 chiều. Giữ nút chuột và kéo cho đến khi đạt đến kích thước mong muốn.

h, Điều chỉnh kích thước vừa khít dữ liệu

Nếu muốn có cột/hàng có kích thước ôm sát dữ liệu, bạn có thể thực hiện điều đó chỉ bằng vài cú click. Đầu tiên, chọn toàn bảng tính bằng cách click vào biểu tượng tam giác ở góc bên trái dưới, nằm giữa cột A và hàng 1.

Sau đó, di chuyển chuột giữa hai cột cho đến khi xuất hiện mũi tên hai chiều, nhấp đôi. Tiếp theo, làm tương tự với hàng. Bạn sẽ thấy cả cột và hàng được ôm sát dữ liệu. Các ô sẽ tự động điều chỉnh kích thước dựa trên vị trí của dữ liệu dài nhất.

i, Ẩn hoặc bỏ ẩn cột trong Excel

Nếu bạn đang làm việc với một bảng tính lớn, chứa rất nhiều dữ liệu, tính năng ẩn cột trong Excel sẽ thực sự hữu ích. Nó giúp bạn dễ dàng nhìn thấy thông tin cần phân tích. Bạn luôn có thể bỏ ẩn cột này sau đó, vì vậy đừng ngần ngại sử dụng tính năng này.

1. Chọn cột bạn muốn ẩn. Sau đó, click chuột phải vào cột đó và chọn Ẩn. Bạn cũng có thể chọn nhiều cột để ẩn cùng lúc bằng cách nhấn phím Shift + Ctrl.

2. Bạn sẽ thấy một đường kép nhỏ xuất hiện tại vị trí của cột đó. Tiêu đề của cột sẽ bị bỏ qua. Ví dụ, nếu ẩn cột B, thì tiêu đề sẽ chuyển từ A sang C.

3. Để bỏ ẩn một cột trong Excel, click vào đường kẻ đôi đó để chọn nó. Sau đó, click chuột phải vào đường kẻ đã chọn, nhấn Bỏ ẩn.

k, Tự động điền thông tin vào từng ô

Tất cả người dùng Excel lâu năm đều biết cách sử dụng tính năng tự động điền thông tin vào một ô dựa trên nội dung của ô khác.

Chỉ cần click và giữ chuột ở góc dưới bên phải của ô đó, sau đó kéo nó xuống dưới để áp dụng công thức trong ô đó cho từng ô bên dưới (tương tự như sao chép công thức).

Trong trường hợp ô đầu tiên chỉ chứa một số, không phải là công thức, Excel sẽ tự động điền dữ liệu vào các ô đó bằng cách cộng thêm 1.

Cách tự động điền thông tin vào ô trong Excel

• Chọn 2 ô đầu tiên ở cột muốn.
• Đặt chuột ở góc dưới bên phải của 2 ô đó cho đến khi con trỏ biến thành dấu +.
• Giữ chuột & kéo dấu cộng đó xuống dưới.
• Excel không còn tự động điền từng ô dựa trên ô đầu tiên, thay vào đó, giờ nó chỉ điền vào mỗi ô thứ hai trong mỗi cặp ô.

Tính năng tự động điền dữ liệu của Excel rất hữu ích trong nhiều trường hợp và có thể giúp bạn tiết kiệm thêm thời gian. Ví dụ, nếu bạn chỉ muốn tự động điền tên và họ vào các ô khác nhưng vẫn giữ nguyên dòng địa chỉ thì bạn nên sử dụng tính năng này.

l, Tự động điền vào cuối dữ liệu trong Microsoft Excel

Kéo trỏ chuột từ trên xuống dưới của một bảng gồm 100 đến 200 hàng khá dễ dàng. Nhưng, nếu có từ 10.000 đến 20.000 hàng trong bảng tính thì sao? Kéo trỏ chuột xuống dưới cùng của 20.000 hàng thực sự tốn nhiều thời gian.

Thực tế, có một mẹo làm việc này hiệu quả hơn. Dưới đây là cách tự động điền số lượng lớn dữ liệu trong Excel.

1. Mở bảng tính Excel và chọn 2 ô trong một cột bất kỳ.
2. Thay vì kéo xuống dưới cùng của cột, giữ phím Shift.
3. Giờ bạn sẽ nhận thấy khi đặt chuột ở góc bên phải phía dưới của ô, thay vì biểu tượng dấu cộng, đó là một biểu tượng với hai đường ngang song song.
4. Giờ toàn bộ việc bạn phải làm là click đôi vào biểu tượng đó, Excel sẽ tự động điền dữ liệu vào toàn bộ cột, nhưng chỉ xuống tới vị trí cột liền kề thực sự có dữ liệu.

Mẹo này có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ kéo chuột qua hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng. Thay vào đó, bạn có thể dành thời gian để xử lý công việc quan trọng hơn.

So sánh hai cột trong Excel

Khi xử lý bảng tính chứa khối lượng dữ liệu lớn trong Excel, so sánh dữ liệu từ hai cột có thể mất nhiều thời gian. Thay vì phân tích cột và viết Match hoặc Mismatch vào một cột riêng, bạn có thể sử dụng các hàm của Excel để đơn giản hóa quá trình này.

Đánh dấu dữ liệu trùng lặp

1. Chọn ô dữ liệu bạn muốn so sánh.
2. Tới tab Home.
3. Trong nhóm Styles, mở menu Conditional Formatting.
4. Click Highlight Cells Rules > Duplicate Values.
5. Trong cửa sổ Duplicate Values, đảm bảo chọn Format cells that contain sang Duplicate và chọn định dạng cạnh giá trị with.
6. Click OK.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phương pháp này để xác định dữ liệu không phải là một phần trong cả hai cột như sau:

1. Chọn tập dữ liệu.
2. Một lần nữa, tới Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Values.
3. Đối với Format cells that contain, chọn Unique.
4. Chọn cách đánh dấu dữ liệu không trùng khớp và click OK.
5. Bây giờ, Excel sẽ làm nổi bật tên chỉ xuất hiện trong một cột.

Lưu ý, mặc dù phương pháp này khá dễ dàng nhưng nó không hiệu quả với bảng tính dữ liệu quá lớn.

8. Các cách định dạng cơ bản

Excel có nhiều phương pháp để định dạng bảng tính, từ cơ bản đến nâng cao. Đối với người mới, dưới đây là một số mẹo đơn giản về định dạng.

a, Đổi font chữ, tạo hiệu ứng đậm và tô màu

Dù bạn sử dụng Excel cho mục đích gì, việc định dạng cột, hàng và ô cơ bản có thể giúp bạn dễ dàng nhìn thấy dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàng đầu tiên của bảng tính để thêm tiêu đề. Trong bảng sản phẩm, bạn có thể định dạng cho mã số mục, tên sản phẩm và giá cả.

Hãy lựa chọn hàng trước, sau đó áp dụng định dạng mong muốn bằng cách sử dụng tùy chọn trên tab Home. Tại đây, bạn có thể làm đậm font chữ, tô màu nền và chọn màu cho font chữ.

1. Chọn hàng đầu tiên.
2. Nhấp Bold.
3. Nhấp vào mũi tên bên cạnh Fill Color và chọn màu sắc.
4. Nhấp vào mũi tên bên cạnh Font Color và chọn màu sắc.

Hãy ghi nhớ rằng hướng dẫn này sẽ áp dụng cho toàn bộ hàng đầu tiên. Nếu chỉ có một vài cột, bạn có thể chọn ô cụ thể trong hàng đó và định dạng lại chúng.

b, Định dạng ngày tháng, tiền tệ và số thập phân

Nếu bạn đang tạo bảng tính để theo dõi thông tin gì đó, việc định dạng tự động cho ngày tháng, tiền tệ và số thập phân sẽ tiện lợi hơn. Bạn có thể áp dụng các quy tắc định dạng này chỉ bằng vài click từ tab Home.

Định dạng Ngày tháng

Cột Ngày mang nhiều ý nghĩa trên bảng tính như ngày nhập dữ liệu, ngày mua, ngày hết hạn…

1. Chọn cột, hàng hoặc ô nơi bạn muốn nhập ngày.
2. Trên thanh Number, nhấp vào mũi tên trong General.
3. Chọn Short Date hoặc Long Date từ danh sách.

Lưu ý rằng nếu sử dụng Long Date, từ và số sẽ tự động hiển thị bên dưới, không cần phải gõ thêm. Ví dụ, nếu chọn Long Date và nhập “2/14/18”, nó sẽ tự động chuyển thành “Thứ Tư, 14 Tháng Hai, 2018.”

Định dạng Tiền tệ

Khi tạo bảng ngân sách, danh sách giá cả hoặc hóa đơn, bạn có thể áp dụng định dạng tiền tệ hiện tại theo hai cách khác nhau.

Cách 1

1. Chọn cột, hàng hoặc ô bạn muốn nhập tiền tệ.
2. Trên thanh Number, nhấp vào mũi tên trong General.
3. Chọn Tiền tệ từ danh sách.

Phương pháp 2

1. Phương pháp này cho phép bạn lựa chọn loại tiền tệ mong muốn.
2. Chọn cột, hàng hoặc ô mà bạn muốn nhập tiền tệ.
3. Trong thanh Number trên thanh công cụ, nhấp vào mũi tên bên cạnh Tiền tệ.
4. Chọn đơn vị tiền tệ mà bạn muốn sử dụng.

Số Thập phân

Bạn có thể sử dụng định dạng số thập phân để điều chỉnh tiền tệ hoặc số đơn giản. Ví dụ, bạn có thể quản lý trình độ học sinh, thậm chí cả vị trí cần dùng số thập phân. Tất cả bạn cần làm là tuân theo hai bước sau:

1. Lựa chọn cột, hàng hoặc ô mà bạn muốn nhập số.
2. Trong thanh Number trên thanh công cụ, nhấp vào nút Tăng số thập phân hoặc Giảm số thập phân tùy thuộc vào định dạng số hiện tại.

c, Định dạng số bổ sung

Number trên tab Home còn có nhiều lựa chọn định dạng số khác. Chúng vô cùng hữu ích khi làm việc với các con số trong Excel.

Những tùy chọn này bao gồm thời gian, phân số, phần trăm… Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp vào More number formats dưới đây để xem các lựa chọn như zip code, số điện thoại và các tùy chọn tùy chỉnh khác.

9. Các phép tính đơn giản: Tính tổng tự động

Một trong những tính năng tiết kiệm thời gian nhất trên Excel là công cụ Tính tổng tự động. Nó dễ sử dụng và giúp bạn tránh sai sót tính toán. Nếu bạn sử dụng Excel để quản lý thu nhập, chi phí hoặc các khoản vay nợ, thì chắc chắn bạn cần sử dụng tính năng này.

Nó có thể thêm, tính số trung bình, đếm số hoặc tìm số nhỏ nhất, lớn nhất cho cột, hàng hoặc nhóm ô. Mặc định, nút Tính tổng tự động nằm trên tab Home ở bên phải. Bạn cũng có thể truy cập nó từ tab Formulas.

Nếu chỉ click vào nút Tính tổng tự động, nó sẽ tự động chèn hàm tính tổng. Tuy nhiên, nếu nhấp vào mũi tên, bạn sẽ thấy các công thức phổ biến khác có thể sử dụng.

Nếu muốn thêm một cột số, đầu tiên, nhấp vào ô muốn hiển thị tổng. Tiếp theo, click nút Tính tổng tự động. Excel tự động phát hiện số muốn thêm. Chúng sẽ được làm nổi bật và bạn có thể thấy công thức hiện ra, ví dụ: =SUM(C2:C7).

Lưu ý: Dấu bằng chỉ công thức. SUM là hàm toán học. C2:C7 là các ô áp dụng hàm tính.

Nếu công thức đúng, bạn chỉ cần nhấn phím Enter. Các con số tính toán sẽ hiện trong ô liên quan.

Những tùy chọn khác trong Tính tổng tự động cũng hoạt động như vậy. Trong trường hợp muốn tính số trung bình của một nhóm ô. Đầu tiên, click ô muốn hiện số trung bình. Tiếp theo, click mũi tên cho nút Tính tổng tự động. Một lần nữa, Excel sẽ tự động phát hiện số, làm nổi bật ô, cung cấp công thức. Click phím Enter để chèn số trung bình.

Như đã được đề cập trong phần Các khái niệm Cơ bản của Excel, phần mềm này cung cấp nhiều công thức và hàm toán học hữu ích, bao gồm cả những hàm nâng cao để đáp ứng nhu cầu của người dùng chuyên nghiệp. Để hiểu cách hoạt động của chúng, hãy khám phá và thử nghiệm mọi công thức trong tab Formulas.

10. Bắt đầu với một Mẫu Excel

Một trong những cách tốt nhất để làm quen với Excel là sử dụng một mẫu sẵn có. Bạn sẽ tìm thấy một loạt các tùy chọn trong Excel cũng như trên các trang web khác.

a, Mẫu có sẵn trong Excel

Để xem các tùy chọn trong Excel, nhấp vào Tệp > Mới. Sau đó, bạn sẽ thấy các mẫu, danh mục có sẵn để chọn và ô tìm kiếm theo từ khóa.

Có một bộ sưu tập phong phú của các mẫu từ lịch, kế hoạch đơn giản đến báo cáo tài chính phức tạp hoặc bảng cân đối thu chi... Để xem một mẫu nào đó, nhấp vào để đọc mô tả và kích thước trong cửa sổ pop-up. Nếu muốn sử dụng, nhấp vào nút Tạo.

b, Mẫu Excel từ bên thứ ba

Bạn có thể hoàn toàn sử dụng các mẫu từ bên ngoài hoặc tự tạo. Từ công cụ gây quỹ đến bảng lịch hữu ích, việc lưu bảng tính như một mẫu dễ dàng hơn bạn nghĩ đấy.

11. Cách thêm watermark vào Microsoft Excel

Excel cho phép người dùng chèn văn bản hoặc hình ảnh làm logo mờ vào bảng tính. Dưới đây là chi tiết từng bước để thực hiện:

1. Mở tài liệu Excel tại vị trí bạn muốn chèn watermark.
2. Trên thanh ribbon, nhấp vào tab Chèn > Văn bản > Tiêu đề & Chân trang.
3. Bây giờ, nhập văn bản làm watermark tại vị trí mà con trỏ đang nhấp nháy trong phần tiêu đề.
4. Kích thước font mặc định là 11 điểm để dễ nhìn.
5. Quay lại tab Trang chủ và tăng kích thước font cho đến khi nó hiển thị rõ ràng theo ý bạn.
6. Văn bản watermark sẽ hiện trong tài liệu của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể thấy nó nằm ở đầu trang của bảng tính.
7. Để điều chỉnh vị trí của nó, nhấp vào phần tiêu đề, di chuyển con trỏ đến điểm bắt đầu của văn bản và nhấn Enter liên tục cho đến khi văn bản nằm đúng vị trí bạn muốn.
8. Tùy thuộc vào watermark, nó có thể che phủ nội dung văn bản. Để khắc phục, hãy sử dụng màu sắc nhạt hơn bằng cách truy cập vào Màu chữ và chọn màu bạn thích.

13. Xem trước khi in tài liệu trên Excel

Điều này là bước quan trọng, giúp bạn xử lý các vấn đề trước khi in tài liệu. Nếu bỏ qua, nếu có lỗi, bạn sẽ phải mất thời gian và giấy để sửa chúng.

Tùy thuộc vào phiên bản Excel, bạn có thể cần click File > Print Preview, File > Print > Print Preview, hoặc chỉ File > Print để xem bảng tính trước khi in. Nếu mọi thứ ổn, hãy nhấn nút Print. Nếu không, hãy thử một số mẹo sau:

Sử dụng chế độ xem Bố cục Trang

Chế độ này sẽ cho bạn biết tài liệu hiện thế nào khi bạn đang làm việc trên nó. Nó giúp bạn chỉnh sửa để đảm bảo các cột và hàng khớp với khổ giấy. Để kích hoạt, tới View > Page Layout.

Thay đổi hướng trang

Nếu bảng tính rộng hơn là dài, in theo chiều ngang là tốt nhất. Để chọn hướng trang in cho bảng tính Excel, vào tab Page Layout, chọn Orientation > Portrait hoặc Landscape.

Trên Mac, vào menu Page Setup và chọn Portrait hoặc Landscape trong tab Page.

Hy vọng hướng dẫn tự học Excel này sẽ giúp bạn bắt đầu một cách tuyệt vời. Chúc bạn thành công!