Buzz
Trong hướng dẫn này, Mytour sẽ chi tiết về cách cài đặt và sử dụng Microsoft Excel trên cả máy tính chạy hệ điều hành Windows và Mac.
Các bước
Chuẩn bị
Đặt up Microsoft Office nếu máy của bạn chưa có. Microsoft Excel không phải là một ứng dụng độc lập mà là một phần của bộ Microsoft Office.
Mở tài liệu Excel bằng cách nhấp đúp vào file. Tài liệu sẽ mở ngay trong cửa sổ Excel.
- Bỏ qua nếu bạn muốn tạo tài liệu Excel mới.
Mở Excel. Nhấp hoặc nhấp đúp vào biểu tượng Excel hình chữ 'X' trắng trên nền xanh.
Chọn mẫu nếu cần. Nếu muốn sử dụng mẫu Excel (ví dụ: kế hoạch chi tiêu), cuộn để tìm và nhấp để mở.
- Nếu chỉ muốn tạo tài liệu Excel trống, nhấp Blank ở trên cùng bên trái và tiếp tục.
Nhấp Tạo ở phía bên phải tên mẫu.
Chờ Excel mở. Quá trình này sẽ mất vài giây. Sau khi trang trống / mẫu xuất hiện, bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu.
Nhập dữ liệu
Khám phá thẻ ruy-băng trong Excel. Ruy-băng màu xanh lá ở đầu cửa sổ Excel chứa nhiều thẻ quan trọng như:
- Home (Trang chủ) — Định dạng văn bản, thay đổi màu nền ô.
- Insert (Chèn) — Tùy chọn cho bảng, biểu đồ và đồ thị.
- Page Layout (Bố cục trang) — Cân chỉnh lề, hướng trang và chọn chủ đề.
- Formulas (Công thức) — Hàm và tùy chọn công thức.
Sử dụng ô trên cùng làm đề mục. Khi thêm dữ liệu, bạn có thể làm đề mục cột bằng ô đầu tiên (ví dụ: A1, B1, C1,...), hữu ích khi tạo bảng biểu.
Chọn ô. Click vào ô để nhập dữ liệu.
- Ví dụ, trong kế hoạch chi tiêu, chọn ô trống đầu tiên.
Nhập văn bản. Gõ nội dung bạn muốn thêm vào ô.
Nhấn ↵ Enter để thêm nội dung vào ô đã chọn và di chuyển đến ô khả dụng tiếp theo.
Chỉnh sửa thông tin của bạn. Để quay lại và chỉnh sửa thông tin, hãy nhấp vào ô bạn muốn chỉnh sửa và thực hiện điều chỉnh tùy ý trên hộp văn bản ở trên dòng đầu của bảng tính.
Định dạng văn bản nếu cần. Nếu muốn thay đổi định dạng của một ô (ví dụ: đổi từ tiền tệ sang ngày), hãy nhấp vào thẻ Home, chọn loại định dạng tại phần 'Number' (Số).
- Bạn cũng có thể sử dụng định dạng có điều kiện để thay đổi dựa trên một số yếu tố nhất định (ví dụ: thay đổi màu sang đỏ khi giá trị thấp hơn một ngưỡng nào đó).
Sử dụng công thức
Chọn ô cho công thức. Nhấp chuột vào ô muốn tạo công thức.
Thực hiện các phép toán cơ bản. Bạn có thể cộng, trừ, nhân, chia giá trị các ô bằng các công thức sau:
-
Cộng — Gõ =SUM(ô+ô) (ví dụ:
=SUM(A3+B3)) để cộng giá trị của hai ô hoặc gõ =SUM(ô, ô, ô) (ví dụ:=SUM(A2,B2,C2)) để cộng giá trị của một loạt ô với nhau. -
Trừ — Gõ =SUM(ô-ô) (ví dụ:
=SUM(A3-B3)) để trừ giá trị của một ô từ giá trị của ô khác. -
Chia — Gõ =SUM(ô/ô) (ví dụ:
=SUM(A6/C5)) để chia giá trị của một ô cho giá trị của một ô khác. -
Nhân — Gõ =SUM(ô*ô) (ví dụ:
=SUM(A2*A7)) để nhân giá trị của hai ô với nhau.
Cộng tổng số trong một cột. Nếu bạn muốn tổng số trong một cột (hoặc một phần của cột), hãy gõ =SUM(ô:ô) (ví dụ:
=SUM(A1:A12)) vào ô bạn muốn hiển thị kết quả.
Chọn ô để sử dụng công thức nâng cao. Đối với công thức phức tạp hơn, chúng ta sẽ sử dụng công cụ Chèn Hàm. Bắt đầu bằng cách nhấp vào ô bạn muốn hiển thị công thức.
Nhấp vào thẻ Formulas ở đầu cửa sổ Excel.
Nhấp vào tùy chọn Insert Function ở gần bên trái thanh công cụ Formulas. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện.
Lựa chọn hàm. Trong cửa sổ mới mở, chọn hàm bạn muốn sử dụng và nhấn OK.
- Ví dụ, để sử dụng công thức tìm tang của một góc, hãy cuộn xuống và chọn TAN.
Điền vào biểu mẫu hàm. Khi được yêu cầu, nhập số (hoặc chọn ô) bạn muốn áp dụng công thức.
- Ví dụ, khi chọn hàm TAN, nhập độ lớn của góc bạn muốn tìm tang.
- Tùy thuộc vào hàm, bạn có thể cần nhấp chuột theo hướng dẫn trên màn hình.
Nhấn ↵ Enter để áp dụng và hiển thị hàm trong ô bạn đã chọn.
Tạo biểu đồ
Thiết lập dữ liệu cho biểu đồ của bạn. Ví dụ, để tạo biểu đồ đường hoặc biểu đồ cột, hãy tạo một cột dữ liệu cho trục x và một cột dữ liệu cho trục y.
- Thường thì cột bên trái dùng cho trục x và cột ngay bên phải của nó dùng cho trục y.
Chọn dữ liệu. Kéo chuột từ ô trên cùng, bên trái xuống ô dưới cùng, bên phải của khối dữ liệu.
Chọn thẻ Insert ở đầu cửa sổ Excel.
Chọn tùy chọn Recommended Charts trong phần 'Charts' của thanh công cụ Insert. Một cửa sổ sẽ hiển thị với nhiều mẫu biểu đồ khác nhau.
Chọn mẫu biểu đồ. Nhấp vào biểu đồ bạn muốn sử dụng.
Nhấp vào nút OK ở cuối cửa sổ để tạo biểu đồ.
Chỉnh sửa tiêu đề biểu đồ. Nhấp đúp vào phần tiêu đề ở trên cùng của biểu đồ, xóa và thay thế bằng tiêu đề bạn muốn.
Thay đổi tiêu đề của các trục. Nếu bạn muốn thêm tiêu đề cho các trục trong biểu đồ, vào 'Chart Elements' bằng cách nhấp vào dấu ＋ màu xanh lá ở phía bên phải của biểu đồ, sau đó thực hiện các thay đổi.
Lưu dự án Excel
Mở thẻ File ở trên cùng bên trái của cửa sổ Excel (Windows) hoặc màn hình (Mac). Một trình đơn mới sẽ hiển thị.
Nhấn Save As (Lưu thành). Trên Windows, tùy chọn này ở phía trái trang.
- Đối với máy Mac, tùy chọn này trong trình đơn File ở phía dưới.
Mở tùy chọn This PC giữa trang.
- Đối với máy Mac, hãy chọn On my Mac (Trên máy Mac của tôi).
Đặt tên cho dự án của bạn. Ở đây, nhập tên bạn muốn cho trang tính và điền vào hộp 'File name' (Tên tệp) - trên Windows hoặc 'Name' (Tên) - trên máy Mac - trong cửa sổ Save As.
Chọn thư mục lưu trữ. Nhấp vào thư mục bạn muốn lưu trang tính.
- Ở máy Mac, có thể bạn phải nhấp vào hộp 'Where' (Ở đâu) trước khi chọn tệp.
Nhấn Save ở cuối cửa sổ để lưu trang tính vào thư mục đã chọn với tên bạn vừa đặt.
Lưu các chỉnh sửa tiếp theo bằng cách nhấn tổ hợp phím 'Save'. Nếu muốn chỉnh sửa tài liệu Excel sau này, bạn có thể nhấn Ctrl+S (Windows) hoặc ⌘ Command+S (Mac) để lưu mà không cần mở lại cửa sổ Save As.
