Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams

1. Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams không chỉ là một nền tảng hợp tác và giao tiếp, mà còn là một vũ khí mạnh mẽ giúp doanh nghiệp kết nối mọi người và ý tưởng. Trò chuyện liên tục, tổ chức cuộc họp trực tuyến và tích hợp hoàn hảo với Office 365 làm cho Teams trở thành trợ thủ đắc lực của mọi người trong công việc hàng ngày.

Teams không chỉ đơn giản là một công cụ, mà là một trung tâm sáng tạo. Tích hợp tất cả những tính năng xuất sắc nhất của Office 365, Teams giúp bạn chia sẻ ý tưởng, tạo tài liệu trực tuyến và tương tác một cách mạnh mẽ.

- Thảo luận chuyên sâu và chia sẻ kiến thức trong các cuộc trò chuyện riêng.
- Sáng tạo tài liệu Office Online ngay trên trình duyệt.
- Tích hợp nội dung và công cụ từ nhiều nguồn khác nhau với các tab linh hoạt.
- Tận dụng sức mạnh của bot để tự động hóa công việc hàng ngày.
- Tải xuống và trải nghiệm Microsoft Teams trên mọi thiết bị, từ máy tính đến điện thoại di động.

1.1. Microsoft Teams làm điều gì?

Trong một cửa sổ tiện ích, người dùng có khả năng tận dụng nhiều công cụ và ứng dụng chủ đạo của Office 365 để làm việc một cách thông minh và hiệu quả hơn bao giờ hết:

- Quản lý lịch và tổ chức cuộc họp (Outlook).
- Tạo, chia sẻ, chỉnh sửa và tìm kiếm nội dung (SharePoint, OneDrive và OneNote).
- Gọi điện và gặp gỡ thành viên nhóm (Skype).
- Trò chuyện và gửi tin nhắn ngay lập tức (Skype).

1.2. Các ưu điểm chính của Microsoft Teams

- Trung tâm hợp tác và thảo luận.
- Tích hợp hoàn hảo với Office 365.
- Tùy chỉnh Teams thông qua API và bot.
- Bảo mật và tuân thủ các quy tắc doanh nghiệp.
- Liên kết mượt mà với Azure Active Directory.
- Không tính thêm chi phí cho người dùng Office 365.

2. Sử dụng Microsoft Teams một cách hiệu quả

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams trên điện thoại và máy tính sẽ được Mytour giới thiệu chi tiết dưới đây. 

2.1. Nhóm và Kênh - Teams & Channels

Để bắt đầu hợp tác nhóm, bạn chỉ cần tạo nhóm hay team. Quá trình này diễn ra dễ dàng chỉ với vài cú click chuột đơn giản.

* Bước lập nhóm trong Microsoft Teams:

- Bạn chỉ cần nhấn vào Tham gia hoặc tạo một nhóm và chọn Tạo một nhóm.

- Đặt tên cho nhóm và thêm mô tả nếu muốn.

- Thêm thành viên vào nhóm, có thể là một cá nhân, một nhóm hoặc toàn bộ danh bạ liên hệ của bạn.

- Lựa chọn chế độ Riêng tư để bảo vệ sự riêng tư hoặc Công cộng để mọi người có thể dễ dàng tìm và tham gia nhóm.

- Khi bạn hoàn tất thêm nhóm, nhấn Thêm và nhấp vào Đóng.

Mỗi nhóm đều có các phần con được gọi là kênh, và một kênh chung (General Channel) sẽ tự động xuất hiện. Bạn có thể tạo nhiều kênh trong một nhóm. Ví dụ, trong nhóm Tiếp thị, bạn có thể tạo các Kênh như Truyền thông Xã hội, Ra mắt Sản phẩm hay Nội dung. Hoặc tên công ty có thể là một nhóm và các kênh có thể tương ứng với các bộ phận trong công ty. Người sử dụng có thể sáng tạo nhóm và kênh phù hợp với cách làm việc của công ty hay tổ chức. Mỗi khi có thông báo mới hay hoạt động, kênh sẽ được làm đậm để dễ nhận biết.

*Bước tạo Channel trong Microsoft Teams:

- Bạn chỉ cần nhấn vào dấu 3 chấm gần tên nhóm và chọn Thêm kênh.

- Đặt tên và mô tả cho kênh.

- Đánh dấu vào ô Tự động yêu thích kênh này cho toàn bộ nhóm nếu muốn kênh này hiển thị tự động trong danh sách yêu thích của mọi người.

- Kết thúc việc thêm kênh bằng cách nhấn vào Thêm.

Ngoài ra, mỗi kênh đều sở hữu những tab riêng biệt xuất hiện ở đỉnh màn hình. Những tab như Trò chuyện Nhóm, Tài liệu và Ghi chú sẽ tự động tạo ra. Bạn cũng có thể thêm tab cá nhân của mình.

Với khả năng tạo nhóm và nhiều kênh một cách dễ dàng, người dùng có thể tương tác mạnh mẽ với đồng nghiệp trong tổ chức hoặc giáo viên có thể sử dụng Microsoft Teams để tạo lớp học trực tuyến một cách thuận tiện.

2.2. Thảo luận - Conversations

Trò chuyện là một trong những tính năng hàng đầu của Microsoft Teams, giúp mọi nhóm tương tác và trò chuyện hiệu quả với nhau. Cuộc trò chuyện là trung tâm của mọi hoạt động nhóm, từ việc chia sẻ tệp đến cuộc gọi video.

Sử dụng @mentions để tag các thành viên hoặc cả nhóm. Người dùng khi xem Conversations sẽ dễ dàng nhận biết nơi họ được nhắc đến qua biểu tượng @ màu đỏ, làm nổi bật các vùng quan trọng đối với họ. Microsoft Teams trên máy tính sẽ thông báo qua cảnh báo. Ngoài việc gắn thẻ, người dùng còn có thể thích nội dung và chia sẻ biểu tượng cảm xúc hoặc GIF.

2.3. Quản lý Tệp tin

Trong cửa sổ Teams, bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ trực tiếp từ đó hoặc trong trình duyệt. Những tác vụ này bao gồm khả năng xóa, tải xuống, di chuyển file, mở, sao chép, chỉnh sửa hoặc lấy liên kết để chia sẻ với người khác.

Bạn cũng có thể bắt đầu cuộc trò chuyện nhóm ngay cạnh tệp, giúp các thành viên trong nhóm thảo luận trong khi làm việc trên file. Cuộc trò chuyện này sẽ xuất hiện trong luồng Trò chuyện.

2.4. Ghi chú - Notes

Notes đưa bạn đến các ghi chú OneNote được chia sẻ của nhóm. Trong Teams, bạn có thể xem và chỉnh sửa ghi chú trực tiếp bên trong cửa sổ Teams, hoặc bạn có thể nhấp để chỉnh sửa ghi chú trong ứng dụng OneNote.

2.5. Thêm Tab

Như đã đề cập trước đó, ngoài các tab tự động tạo, bạn cũng có thể tạo tab riêng của mình, hiện tại bao gồm Planner, bảng tính Excel, tài liệu Word, bảng điều khiển Power BI và nhiều lựa chọn khác. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng + ở cạnh các tab mặc định.

Các sản phẩm của Microsoft cũng có sẵn để thêm vào, và sẽ có thêm nhiều tích hợp mới trong tương lai, chẳng hạn như tích hợp với Asana. Sự liên kết mạnh mẽ giữa các hệ thống là quan trọng với công việc nhóm, và người dùng có thể mong đợi thêm nhiều tính năng hợp tác và tích hợp xuất sắc.

2.6. Nội dung trong Menu của Microsoft Teams là gì?

Ở phía bên trái, bạn có thể chuyển đến nhiều khu vực khác nhau trong Teams như Trò chuyện, Cuộc họp, Tệp tin và Hoạt động. Chi tiết như sau:

- Hoạt động: Hiển thị các hoạt động mới nhất của Teams mà bạn tham gia.

- Trò chuyện: Bao gồm các cuộc trò chuyện từ Skype for Business, cung cấp lịch sử chat đầy đủ. Tuy nhiên, đối với cuộc trò chuyện nhóm, bạn nên sử dụng menu Teams và tổ chức trò chuyện nhóm trong Cuộc trò chuyện.

- Nhóm: Tổng quan về tất cả các nhóm mà bạn tham gia và cho phép bạn khám phá từng kênh bên trong Teams. Đây cũng là nơi bạn có thể tạo nhóm mới.

- Cuộc họp: Tab Cuộc họp tổ chức các cuộc họp dựa trên lịch của bạn từ Outlook và cũng giúp bạn lên lịch các cuộc họp bên trong tab Cuộc họp được chia sẻ với một nhóm. Nếu bạn muốn lên lịch cuộc họp với người dùng hoặc cá nhân khác, bạn vẫn cần sử dụng Outlook vì tab Cuộc họp của Nhóm chỉ để lên lịch cuộc họp với một nhóm. (Hãy nhớ mục đích là hợp tác nhóm, không phải quản lý lịch trình).

- Tệp tin: Trong Files, bạn dễ dàng tìm kiếm và xem các tệp tin trong OneNote, OneDrive và Teams (lưu trữ trong các trang SharePoint riêng). Có cả tab Gần đây hữu ích để truy cập nhanh các tài liệu bạn đang làm việc, cũng như một đường tắt đến các tệp tin đã tải xuống.

2.7. Quản trị viên

Microsoft Teams là một sản phẩm vô cùng linh hoạt và đầy khả năng, mang đến cho bạn nhiều tiện ích. Tuy nhiên, việc khám phá và làm quen với cách sử dụng Microsoft Teams cũng có thể gây khó khăn và thách thức, đặc biệt là đối với những người quản trị. May mắn thay, trong Bảng điều khiển quản trị Office 365, bạn có khả năng kiểm soát các thiết lập Teams.

Trong cài đặt Quản trị, bạn có quyền kiểm soát ai được tạo nhóm, quyền hạn sử dụng các tính năng như cuộc họp video, chia sẻ màn hình, hình ảnh động, và quyền sử dụng các tiện ích mở rộng. Điều này mang lại sự kiểm soát cần thiết, giúp quản lý theo chính sách tổ chức và đảm bảo duy trì quyền kiểm soát trên ứng dụng.