Buzz
Nếu việc kiểm tra email là một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của bạn, hãy sử dụng Sticky Notes một cách linh hoạt. Dưới đây là cách sử dụng Sticky Notes với Outlook để quản lý email hiệu quả hơn.
Hướng dẫn sử dụng Sticky Notes trong Microsoft Outlook
Như tên gọi của nó, đây là một ứng dụng ghi chú có thể áp dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Trước khi bạn bắt đầu viết trên Sticky Notes, bạn cần phải thiết lập nó một chút.
Chú ý, bạn chỉ có thể sử dụng Sticky Notes cùng Outlook trên Win 10 và Win 11. Để bắt đầu:
Tất cả các ghi chú bạn tạo ở đây sẽ được đồng bộ với ứng dụng Sticky Notes đã tải từ Microsoft Store. Hơn nữa, để truy cập những ghi chú này trên thiết bị di động (Android hoặc iPhone), bạn cần tải Microsoft OneNote. Sau khi cài đặt ứng dụng, các ghi chú sẽ tự động được đồng bộ. Bằng cách này, bạn có thể truy cập chúng bất kỳ lúc nào, ở bất kỳ đâu.
Bây giờ bạn có thể sử dụng Sticky Notes cho nhiều mục đích khác nhau.
Ghi chú để tiết kiệm thời gian
Một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất để sử dụng ứng dụng này là ghi lại nội dung của cuộc họp, email và mọi thông tin quan trọng khác trong Sticky Notes.
Nếu bạn thường xuyên nhận phản hồi dài trong email và cần phải xem lại thông tin đã xử lý trước khi gửi dự án, Sticky Notes sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Ghi chú những bình luận dưới dạng danh sách trong Sticky Notes có thể là giải pháp tuyệt vời để quản lý công việc một cách hiệu quả.
Hơn nữa, bạn cũng có thể sử dụng app ghi chú này để theo dõi phản hồi nhận được và nâng cao hiệu suất làm việc. Ví dụ, nhờ vào Sticky Notes, bạn không cần phải đọc lại toàn bộ email của từng dự án đã gửi để làm lại việc đánh giá.
Hãy tóm tắt phản hồi khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ bằng một vài dòng ghi lại thông tin chính, sau đó thêm chúng vào Sticky Notes. Cuối tháng, bạn sẽ có một danh sách đầy đủ về những việc cần xử lý và đã tiến bộ như thế nào.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể lưu ghi chú cho email đã gửi hàng tuần, bao gồm thông tin về người nhận và mục đích của email. Sau đó, bạn chỉ cần đánh dấu việc đã hoàn tất. Điều này cũng giúp bạn quản lý inbox một cách hiệu quả.
Thêm nhắc nhở
Sử dụng Sticky Notes để thêm lời nhắc về công việc cần làm trong ngày mà không cần thêm vào lịch trình. Bạn cũng có thể đặt nhắc nhở cho những email cần gửi trong ngày, buổi phỏng vấn hoặc cuộc họp.
Phản hồi email nhanh hơn
Sticky Notes là nơi tuyệt vời để tạo ra các dòng văn bản bạn có thể sử dụng để phản hồi các loại email khác nhau. Bạn chỉ cần sao chép & dán nội dung vào trường tương ứng.
Hành động này đặc biệt hữu ích khi bạn thường xuyên nhận được các câu hỏi tương tự từ các biểu mẫu khác nhau. Bạn chỉ cần tạo một mẫu và chỉnh sửa chi tiết cho phù hợp.
Tạo mẫu cho nhiều mục đích
Ngoài việc trả lời email, việc tạo sẵn các mẫu cho những loại email thường gặp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Bạn chỉ cần sao chép và dán từ Sticky Notes. Dưới đây là một số công việc bạn có thể sử dụng email mẫu:
- Gửi email xin lỗi.
- Bày tỏ sự biết ơn đến sếp và đồng nghiệp.
- Chấp nhận một dự án mới.
- Xin nghỉ phép vì ốm.
- Yêu cầu gia hạn thời gian.
- Theo dõi email.
- Yêu cầu cập nhật dự án từ đồng nghiệp.
- Lưu danh sách email đã kiểm tra
Nếu bạn là một nhân viên kinh doanh hoặc đang tìm kiếm một cơ hội mới hoặc là một nhà thầu, việc gửi email cho nhiều khách hàng là một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của bạn. Bạn có thể thử nghiệm và phân tích xem email nào mang lại kết quả tốt nhất. Cuối cùng, phân tích chi tiết nội dung bên trong chúng.
Dựa vào đó, tạo một danh sách kiểm tra trong Sticky Notes cho nội dung email và điều cần tránh. Bạn có thể kiểm tra từng email trước khi gửi để đảm bảo nhận được kết quả tốt nhất. Ví dụ:
- Tiêu đề có trực tiếp đề cập tới người nhận không?
- Bạn đã bắt đầu email bằng lời chào không?
- Phần giới thiệu có phù hợp không?
- Ý tưởng trong email đã được trình bày rõ ràng không?
- Đã đính kèm đủ tài liệu cần thiết chưa?
Dưới đây là cách sử dụng và mẹo sử dụng Sticky Notes trong Outlook. Hi vọng bạn sẽ tận dụng được thông tin này.
