Buzz
Sắp xếp trong Excel là một cách tiếp cận hiệu quả để tổ chức và quản lý dữ liệu trong công việc. Để giúp việc này dễ dàng hơn, Microsoft Excel đã tích hợp tính năng Sắp xếp. Đây là công cụ giúp sắp xếp dữ liệu trong bảng tính theo các tiêu chí mà người dùng chọn lựa.
Sort là gì và làm thế nào để sắp xếp dữ liệu trong bảng tính một cách hiệu quả mà không gặp phải lỗi? Trong bài viết này, Mytour sẽ giới thiệu chức năng sắp xếp dữ liệu trong bảng tính với Sort cùng các hướng dẫn chi tiết nhất về cách thực hiện và khắc phục lỗi.
Giới thiệu về tính năng Sắp xếp trong Excel giúp tổ chức dữ liệu
Sort là một công cụ quan trọng trong bộ lọc và sắp xếp trong tab Data của Microsoft Excel, cho phép người dùng sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau như thứ tự tăng dần, giảm dần, theo bảng chữ cái, hay các yếu tố khác được liệt kê trong bảng tính. Việc này giúp cho việc quản lý và theo dõi dữ liệu trở nên dễ dàng, mang đến tính logic và khoa học cho bảng tính của bạn.
Chức năng sắp xếp trong Excel thường được kết hợp với bộ lọc để lọc và sắp xếp dữ liệu trong một hoặc nhiều cột của bảng tính. Thay vì phải sắp xếp dữ liệu thủ công, người dùng có thể tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách sử dụng chức năng sắp xếp tự động này. Đây là phương pháp được áp dụng rộng rãi với các bảng tính có lượng dữ liệu lớn và phức tạp, không thể lọc bằng cách thủ công. Điều quan trọng là người dùng cần tuân thủ đúng các bước hướng dẫn để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quy trình sắp xếp.
Sort là một tính năng quan trọng mà bất kỳ ai làm việc với Excel cũng cần biết để áp dụng trong công việc. Bạn đã nắm rõ cách tận dụng triệt để tính năng này chưa? Phần tiếp theo sẽ cung cấp hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao, phù hợp với cả người mới bắt đầu học dùng Excel.
Hướng dẫn chi tiết cách sắp xếp trong Excel với chức năng Sort
Trong một bảng dữ liệu chưa được sắp xếp, việc theo dõi thông tin có thể gặp khó khăn vì chúng không có trình tự nhất định. Ví dụ, khi có danh sách họ và tên, việc sắp xếp theo thứ tự chữ cái từ A đến Z sẽ giúp bạn tra cứu dữ liệu dễ dàng hơn so với các dữ liệu nhập ngẫu nhiên. Vì vậy, người dùng cần biết cách sử dụng chức năng Sort để xếp lại dữ liệu nhanh chóng và chính xác nhất. Công cụ Sort mang đến các tiêu chí thông minh, đáp ứng mọi nhu cầu của bạn. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các phím tắt trên thanh công cụ thay vì thao tác trên bảng Sort.
Tìm hiểu cách sử dụng chức năng trong bảng Sort
Khi chọn tính năng Sort trong thẻ Data, người dùng cần thực hiện lựa chọn tiêu chí sắp xếp trên bảng công cụ hiển thị trên màn hình. Chức năng Sort cung cấp các tiêu chí thông minh và tiện lợi, đảm bảo bạn có thể sắp xếp theo nhu cầu một cách dễ dàng. Để đạt được kết quả chính xác, người dùng cần nắm rõ các chức năng sau.
Các chức năng chính trong bảng Sort:
- Thêm Cấp Độ: Thêm cấp độ sắp xếp cho bảng tính, cụ thể là thêm các mục Then by sau Sort by.
- Xóa Cấp Độ: Xóa các cấp độ Then by đã thêm nếu không cần thiết.
- Sao Chép Cấp Độ: Sao chép cấp độ Sort giống với các cấp độ vừa tạo và thêm vào bên dưới.
- Tùy Chọn: Bao gồm các chức năng như phân biệt chữ viết hoa/thường (Case Sensitive) và hướng sắp xếp (Orientation), trong đó có Sort từ trên xuống dưới (theo cột) và Sort từ trái sang phải (theo hàng).
Các thao tác cần thực hiện trong bảng Sort:
- Sort by & Then by: Chọn hàng hoặc cột để sắp xếp với thứ tự ưu tiên Sort từ trên xuống dưới.
- Sắp Xếp Theo: Lựa chọn sắp xếp theo giá trị (Values), màu ô (Cell Color), màu chữ (Font Color) và biểu tượng trong ô (Cell Icon).
- Thứ Tự: Lựa chọn thứ tự sắp xếp bao gồm bảng chữ cái, thứ tự tăng dần/giảm dần và các tiêu chí khác trong danh sách tùy chỉnh.
Sắp Xếp Dữ Liệu Theo Thứ Tự Đơn Giản Trong Excel
Đối với các tiêu chí sắp xếp đơn giản trong Excel như từ trên xuống dưới, người dùng không cần phải thao tác trên bảng Sort. Microsoft Excel đã tích hợp những nút tắt tiện lợi ngay trên thanh công cụ, giúp bạn sắp xếp dữ liệu chỉ với một cú click chuột. Đây là phương pháp thực hiện đơn giản và nhanh nhất, được áp dụng trong các bảng tính cần xếp theo thứ tự chữ cái hoặc số từ trên xuống hoặc ngược lại theo cột.
Bạn có thể sử dụng nút Sort Oldest to Newest (Lowest to Highest) và ngược lại để sắp xếp các cột như họ và tên, ngày tháng, số thứ tự hoặc giá trị tăng dần, giảm dần. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Chọn cột dữ liệu bạn muốn sắp xếp.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn tab Data, sau đó nhấn vào nút Sắp xếp từ cũ nhất đến mới nhất (thấp đến cao) hoặc Sắp xếp từ mới nhất đến cũ nhất (cao đến thấp) trong hộp Sắp xếp & Lọc. Lưu ý, nút này có biểu tượng chữ A Z và mũi tên chỉ xuống.
- Sắp xếp từ cũ nhất đến mới nhất: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc từ A đến Z.
- Sắp xếp từ mới nhất đến cũ nhất: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần hoặc từ Z đến A.
Sắp xếp trong Excel theo hàng ngang bằng Sort
Phương pháp sử dụng nút tắt khá thuận tiện, nhưng có hạn chế khi áp dụng cho cột dọc. Để sắp xếp dữ liệu theo các tiêu chí chuyên dụng hơn, người dùng cần phải sử dụng bảng tính năng Sort và thực hiện các thao tác tương ứng. Các chức năng chính của bảng đã được giới thiệu cụ thể ở phần trước, dưới đây là hướng dẫn cụ thể về cách sắp xếp theo hàng ngang trong bảng tính.
Bước 1: Chọn phạm vi cần sắp xếp theo hàng ngang. Ví dụ, trong bảng tính dưới đây, thứ tự các tháng chưa phù hợp, cần phải sắp xếp lại theo đúng thứ tự thời gian.
Bước 2: Chọn tab Data và nhấp chuột vào biểu tượng Sort trong hộp Sort & Filter.
Bước 3: Hộp thoại Sort sẽ hiển thị, chọn Options để cấu hình chức năng sắp xếp trong Excel theo hàng ngang.
Bước 4: Đánh dấu vào ô Sort left to right và nhấn OK để hoàn thành.
Sắp xếp dữ liệu theo các tiêu chí nâng cao trong Sort
Các hướng dẫn ở trên chỉ áp dụng một điều kiện khi sắp xếp dữ liệu. Để sắp xếp theo nhiều tiêu chí cùng lúc, người dùng có thể thực hiện bằng công cụ Sort với khả năng áp dụng nhiều điều kiện khác nhau. Thay vì phải thực hiện nhiều lần (dễ dẫn đến lỗi), bạn chỉ cần thêm các cấp độ sắp xếp mong muốn và hệ thống sẽ tự động xử lý cho bạn.
Để người dùng dễ hình dung hơn về cách thực hiện sắp xếp trong Excel, hướng dẫn sau áp dụng cho một bảng tính cụ thể. Yêu cầu sắp xếp lại dữ liệu trong cột Khách hàng và Ngày thanh toán như sau:
- Sắp xếp tên khách hàng theo thứ tự bảng chữ cái.
- Sắp xếp ngày thanh toán từ xa đến gần nhất.
Bước 1: Chọn phạm vi bảng tính cần sắp xếp.
Bước 2: Mở hộp thoại Sort bằng cách chọn Data → Sort.
Bước 3: Trong Sort by, chọn Khách hàng. Chọn Values trong hộp Sort On và A to Z trong Order.
Bước 4: Click chuột chọn Add Level để thêm cấp độ Then by.
Bước 5: Chọn Ngày thanh toán trong Then by, Values trong Sort On và Oldest to Newest trong Order.
Bước 6: Click chuột chọn OK để hoàn tất quá trình sắp xếp.
Hướng dẫn cách hủy Sort khi có lỗi sắp xếp trong Excel
Dù quá trình sắp xếp được thực hiện tự động khi dùng Sort nhưng người dùng vẫn cần thao tác thủ công để lựa chọn các tiêu chí trong hộp thoại chức năng. Vì vậy, những sai sót là không thể tránh khỏi, khiến bảng tính của bạn bị đảo lộn thứ tự mà không thể trình tự được yêu cầu. Khi này, cách tốt nhất để khắc phục là hủy bỏ lệnh Sort vừa thực hiện. Sau đó, người dùng có thể thao tác Sort lại từ đầu với các bước đúng quy trình và hiệu quả hơn.
Hủy lệnh Sort bằng nút Undo hoặc phím tắt Ctrl Z
Thông thường, sau khi chạy một lệnh Sort, người dùng sẽ ngay lập tức thấy kết quả vừa được Sort hiển thị trên bảng tính. Khi này, bạn sẽ dễ dàng nhận ra liệu cách sort của mình đã đúng chưa, đã đi theo trình tự như mong muốn chưa hay vẫn không có gì khả quan. Nếu các dữ liệu vẫn lộn xộn như ban đầu, bạn nên hoàn tác lại lệnh Sort vừa thực hiện ngay lập tức để tránh các rủi ro phức tạp hơn về sau.
Người dùng có thể sử dụng ngay nút Undo trên màn hình Microsoft Excel, có biểu tượng nút mũi tên quay lại góc trên bên phải. Nút tắt này có chức năng trả lại phần dữ liệu ban đầu khi chưa thực hiện sắp xếp trong Excel để người dùng có thể thao tác lại lần nữa. Tuy nhiên, nút Undo chỉ cho phép bạn quay trở lại như ban đầu nếu thao tác Sort vừa mới được thực hiện. Trong trường hợp bạn sắp xếp xong dữ liệu và thực hiện thêm các hành động khác rồi mới phát hiện lỗi, Undo sẽ không thể đưa bạn trở về bảng dữ liệu gốc.
May mắn là, trong các bản nâng cấp của Microsoft 365, phím tắt Ctrl + Z (có chức năng hoàn tác giống Undo) đã được cải tiến. Điều này có nghĩa là, bạn sẽ được phép hoàn tác lại các bước thực hiện trước đó nữa nếu vô tình thao tác với các chức năng sau khi Sort. Khi này, hãy Ctrl + Z cho đến khi dữ liệu gốc được phục hồi và bạn có thể thực hiện sắp xếp lại.
Lập thêm cột dữ liệu gốc khi sắp xếp trong Excel
Để phòng trừ sai sót, dễ dàng phát hiện ra sự cố và không phải back lại bảng tính quá nhiều lần, bạn có thể lập thêm một cột phụ ngay cạnh phạm vi cần được Sort để đối chiếu. Cách áp dụng dễ nhất trong trường hợp này là lập thêm cột Số thứ tự để đánh dấu các dữ liệu trước khi Sort.
Trong trường hợp cách sắp xếp không đúng với yêu cầu, thay vì phải Undo nhiều lần, bạn chỉ cần thực hiện duy nhất hành động sau:
Bước 1: Chọn cột Số thứ tự vừa được tạo.
Bước 2: Chọn công cụ Data và click vào Sort để mở hộp thoại sắp xếp trong Excel.
Bước 3: Tick chọn cột Số thứ tự trong Sort by, Values trong Sort On và Smallest to Largest trong thẻ Order.
Bước 4: Chọn OK để bảng tính hiển thị lại thứ tự dữ liệu gốc khi chưa được Sort.
Lưu ý, cột dữ liệu về số thứ tự chỉ có chức năng hỗ trợ quan sát và thao tác Undo dễ dàng hơn đối với bảng tính. Trong trường hợp không dùng đến, người dùng hoàn toàn có thể ẩn cột này bằng cách click chuột phải vào cột Số thứ tự và chọn Hide.
Bên cạnh đó, người dùng cũng cần lưu ý nếu thực hiện sắp xếp nội dung Họ và tên trong bảng tính. Microsoft Excel chỉ ghi nhận yêu cầu Sort A → Z với các chữ cái đầu tiên của phần họ và không thực hiện xếp theo tên thường gọi nếu cả họ và tên được nhập vào cùng ô tính.
Tạm kết
Kết luận lại, chức năng sắp xếp đóng vai trò quan trọng trong bảng tính, giúp các dữ liệu được sắp xếp lại theo một trình tự logic hơn. Điều này giúp người xem dễ dàng theo dõi, quản lý và tìm kiếm các thông tin trong bảng tính. Bằng cách chức năng thông minh và phạm vi áp dụng không giới hạn, chức năng sắp xếp dữ liệu này mang đến rất nhiều lợi ích cho người dùng, đặc biệt là dân văn phòng phải thường xuyên làm việc với nhập liệu.
Bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về chức năng sắp xếp cũng như hướng dẫn cách sử dụng chi tiết, cách khắc phục lỗi sắp xếp và lấy các ví dụ minh họa cụ thể. Bên cạnh thủ thuật về sắp xếp trong Excel, Mytour còn đem đến nhiều thông tin hữu ích khác mỗi ngày. Đừng quên theo dõi trang tin để cập nhật tin tức mới nhất và học thêm nhiều kỹ năng tin học văn phòng bổ ích.
