Buzz
Khi bạn chia sẻ một tài liệu văn bản, việc theo dõi sự thay đổi bằng cách nhìn bằng mắt thông thường thường khó khăn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn kiểm soát sự thay đổi trong văn bản thông qua tính năng Track Changes.
Đợt làm việc đầu tiên của người chỉnh sửa tài liệu chung
Hãy tưởng tượng bạn là người nhận văn bản từ đồng nghiệp và họ đang mong đợi đóng góp từ phía bạn.
Bước 1: Mở tài liệu chung và bật tính năng Track Changes tại Review -> Tracking -> Track Changes
Khi tính năng Track Changes được bật, nó sẽ được làm nổi bật như hình minh họa:
Bước 2: Sau khi bật chế độ Track Change, bạn có thể tự do chỉnh sửa nội dung. Ví dụ, để xóa một đoạn trong tài liệu chung, nội dung sẽ được đánh đỏ và gạch ngang như hình:
Đồng thời, phía lề bên trái sẽ tự động tạo dấu gạch đỏ đánh dấu vị trí đã chỉnh sửa. Bạn có thể kích chọn vào dấu này để hiển thị hoặc ẩn nội dung đã chỉnh sửa, và ghi chú chỉnh sửa sẽ xuất hiện bên phải của tài liệu:
Trong trường hợp bạn muốn thêm nội dung, toàn bộ nội dung thêm sẽ được làm đỏ và chữ được gạch dưới:
Khi bạn điều chỉnh font chữ và cỡ chữ, cũng như khoảng cách dòng, ghi chú và các thông số bạn đã chỉnh sửa sẽ hiển thị:
Nếu bạn không muốn chỉnh sửa nội dung mà muốn thêm ghi chú để người chủ tài liệu tự sửa, hãy chọn New Comment:
Nhập nội dung cần chỉnh sửa để chủ tài liệu tự thực hiện sửa chữa:
Sau khi hoàn tất quá trình chỉnh sửa, bạn lưu tài liệu và gửi cho người tiếp theo để xác nhận những thay đổi bạn đã thực hiện.
Trong phiên làm việc thứ hai, người dùng có thể chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi đã được chỉnh sửa
Khi bạn nhận được tài liệu đã được đồng nghiệp chỉnh sửa, mở tài liệu để kiểm tra những thay đổi.
Trong trường hợp tài liệu không hiển thị nội dung mà đồng nghiệp đã chỉnh sửa, bạn vào thẻ Review -> Tracking -> All mark:
Kết quả toàn bộ nội dung đã được chỉnh sửa bởi đồng nghiệp sẽ hiển thị chi tiết cùng với các ghi chú tương ứng. Bạn có thể quyết định chỉnh sửa theo ghi chú hoặc giữ nguyên nội dung như ban đầu.
Với nội dung đã được đồng nghiệp chỉnh sửa và bạn đồng ý, vào thẻ Review -> Accept -> Accept This Change:
Nếu bạn không đồng ý, hãy chọn Reject -> Reject Change:
Tương tự, bạn xác nhận tất cả nội dung đã được đồng nghiệp chỉnh sửa. Sau khi xác nhận hết, tài liệu dùng chung sẽ hoàn thiện và bạn có thể tắt chế độ Track Changes bằng cách vào Review -> Tracking -> Track Changes:
Văn bản của bạn chỉ còn đi kèm với ghi chú, không chứa bất kỳ chỉnh sửa nào trong tài liệu. Để có văn bản hoàn chỉnh, hãy chọn No Markup
Như vậy, bạn có thể sử dụng tài liệu chung mà không phải lo lắng về việc đồng nghiệp chỉnh sửa nội dung mà bạn không biết. Chúc các bạn thành công!
