Hướng dẫn sử dụng ứng dụng KBHXH để kê khai BHXH

KBHXH là ứng dụng kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến miễn phí, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện khai báo mọi lúc mọi nơi mà không cần đến cơ quan BHXH. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người chưa biết cách sử dụng KBHXH để kê khai BHXH. Vì thế, hôm nay Mytour sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình sử dụng phần mềm này để bạn hiểu rõ hơn.

Lưu ý: KBHXH hoạt động tốt nhất trên Windows 7 trở lên, nếu cài trên Windows XP cần phải cài thêm Microsoft .NET Framework 3.5.

Hướng dẫn sử dụng ứng dụng kê khai BHXH KBHXH

Nhập thông tin của doanh nghiệp

Bước 1: Sau khi tải KBHXH về, chạy file exe. Khi thấy biểu tượng KBHXH trên màn hình desktop, nhấp vào để mở phần mềm kê khai BHXH điện tử.

Bước 2: Ngay sau đó, sẽ hiện màn hình Đăng nhập. Nhập mã số thuế và đơn vị doanh nghiệp của bạn vào, sau đó nhấn Truy nhập.

Bước 3: Chương trình sẽ hiển thị màn hình Thông tin doanh nghiệp cho việc kê khai BHXH. Nhập đầy đủ thông tin theo mẫu trên màn hình, sau đó nhấn Ghi để lưu lại.

Lưu ý: Thông tin đăng ký này sẽ được tự động thêm vào hồ sơ, nên bạn cần nhập chính xác.

Quản lý nhân sự

Phân hệ Quản lý nhân sự hỗ trợ quản lý thông tin về nhân viên gồm: Thông tin cá nhân, Đơn vị làm việc, Chức vụ, Thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, Giải thích về quá trình tham gia bảo hiểm xã hội và Quá trình tham gia bảo hiểm xã hội. Để quản lý nhân sự, bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Để nhập thông tin về phòng ban, truy cập vào mục Quản lý nhân sự > Danh mục Đơn vị/Phòng ban.

Bước 2: Khi hiển thị danh sách các phòng ban, nhập Mã phòng, Tên phòng, Ghi chú vào các cột tương ứng. Sau đó, nhấn Ghi để lưu lại thông tin đã nhập.

Bước 3: Để nhập thông tin nhân viên, bạn có thể thực hiện theo 2 cách sau đây:

Cách 1: Nhập thông tin của từng nhân viên trực tiếp

Tại phần Menu, chọn Quản lý nhân sự > Thêm nhân viên mới.

Tại đây, nhập đủ thông tin về nhân viên như: Họ và tên, Mã số nhân viên, chọn tình trạng tương ứng với nhân viên. Thông tin này sẽ được sử dụng để tự động cập nhật vào các bản khai báo sau này.

Lưu ý: Các trường có dấu * là bắt buộc phải điền.

Sau đó, chuyển sang mục Thông tin tham gia BHXH, BHYT. Ở đây, nhập đủ thông tin như: Số hợp đồng, Loại hợp đồng, Mức lương, Các khoản phụ cấp, Thông tin về nơi đăng ký khám chữa bệnh… Các đơn vị thuộc khối hành chính, sự nghiệp cần nhập vào mục Hệ số lương.

Những người lao động đã tham gia BHXH nhưng chưa nhận được sổ, chuyển sang mục Giải trình TK1-TS để nhập thông tin về quá trình tham gia BHXH cho họ. Tại đây, nhập đầy đủ thông tin về quá trình tham gia bảo hiểm của họ bao gồm: Từ tháng đến tháng, Giải trình, Cơ sở đóng, Tỷ lệ đóng…

Khi nhập đủ thông tin của người lao động, nhấn nút Ghi để lưu lại. Màn hình hiển thị thông báo ghi thành công sẽ xuất hiện. Để nhập thông tin cho người lao động mới, nhấn nút Thêm mới để hiển thị biểu mẫu thông tin ban đầu.

Sau khi nhập thông tin của người lao động, bạn có thể truy cập vào Danh sách lao động để xem thông tin của tất cả những người bạn vừa nhập.

Cách 2: Nhập danh sách người lao động từ tập tin Excel

Tại Menu chương trình, chọn Quản lý lao động > Danh sách lao động.

Tiếp theo, nhấn vào Nhập Excel ở dưới cùng màn hình.

Sau khi tải xong tập tin danh sách nhân viên, nhấn vào Ghi để lưu lại danh sách vừa nhập.

Tạo và nộp hồ sơ BHXH

Để lập hồ sơ BHXH, bạn cần thực hiện theo quy trình 4 bước sau đây:

Để tạo bộ hồ sơ báo tăng lao động theo quy trình 4 bước, làm theo hướng dẫn sau, cũng áp dụng cho các bộ hồ sơ nghiệp vụ khác. Tại Menu chương trình, chọn Quản lý hồ sơ > Tạo hồ sơ mới.

Bước 1: Lựa chọn nghiệp vụ

Trong danh sách các nghiệp vụ, chọn Báo tăng lao động, sau đó nhấn vào nút Chọn.

Bước 2: Chọn người lao động

Nhấn vào nút Bước 2: Chọn người lao động để lựa chọn lao động cần báo tăng từ danh sách lao động.

Khi danh sách người lao động hiển thị, tích chọn những người chưa được báo tăng (màu xanh), chọn Phương án báo tăng cho từng người tương ứng. Sau đó, nhấn nút Chọn.

Lúc này danh sách sẽ như hình dưới đây:

Bước 3: Tạo hồ sơ

Tiếp theo nhấn vào nút Bước 3: Tạo hồ sơ, sẽ hiện ra giao diện Chọn kỳ kê khai, bạn chọn kỳ kê khai, mặc định lần tạo đầu tiên sẽ được chọn Tạo mới, lần nộp là 1 và lần khai là Chính thức.

Trong Phiếu giao nhận hồ sơ được tự động tích vào mục Trường hợp báo tăng lao động đóng BHXH, BHYT, hồ sơ bổ sung. Danh sách người lao động đã chọn sẽ tự động tải vào tờ khai D02-TS. Để xem lại danh sách người lao động trên tờ D02-TS, bạn kích chọn vào tên tờ khai tương ứng trong cột Nội dung hoặc kích chuột chọn tab tên tờ khai cần xem.

Màn hình tờ khai D02-TS hiển thị như sau:

Nếu muốn bổ sung thêm người lao động cần báo tăng, nhấn phím F10 để hiển thị danh sách người lao động và thực hiện như bước 2. Tiếp theo, quay lại màn hình Phiếu giao nhận hồ sơ, tích vào mục Lấy số hồ sơ, chương trình sẽ tự động lấy số hồ sơ cho bộ hồ sơ từ cơ quan BHXH. Sau đó, nhấn nút Ghi để ghi lại toàn bộ thông tin của bộ hồ sơ.

Nếu không kích chọn Lấy số hồ sơ, khi ghi hồ sơ, chương trình sẽ tự động lấy số hồ sơ và hiển thị thông báo số hồ sơ vừa lấy cho bạn.

Bước 4: Ký và nộp hồ sơ

Tiếp theo nhấn vào nút B4: Ký và nộp hồ sơ, rồi tích chọn nút Ký hồ sơ để ký toàn bộ hồ sơ.

Chương trình sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu bạn nhập mật khẩu của chữ ký số (mã PIN). Bạn hãy nhập vào ô PIN Code và chọn Đăng nhập.

Lưu ý: Mật khẩu của chữ ký số được cung cấp bởi đơn vị cung cấp chữ ký số.

Sau đó, chương trình hiển thị thông báo ký hồ sơ xong, nhấn OK để hoàn tất.

Tiếp tục chọn Nộp hồ sơ màn hình sẽ hiển thị thông báo như sau:

Cập nhật kết quả hồ sơ BHXH

Sau khi hoàn thành các bước nộp hồ sơ, tiến hành cập nhật trạng thái của bộ hồ sơ vào chương trình để dễ dàng quản lý. Nếu hồ sơ nộp thành công, tích chọn vào mục Nộp thành công.

Sau đó, nhấn vào nút Ghi, chương trình hiển thị thông báo cập nhật trạng thái nộp hồ sơ thành công, nhấn nút OK để hoàn tất.

Lúc này, bộ hồ sơ chuyển sang trạng thái đã nộp. Để cập nhật kết quả cho bộ hồ sơ, nhấn vào nút Kết quả ở góc dưới cùng màn hình.

Giao diện kết quả trả về như sau:

Trường hợp hồ sơ đã có giấy xác nhận của BHXH, tích chọn vào Giấy xác nhận của BHXH, chọn đến file xác nhận của cơ quan BHXH gửi về. Sau đó, chọn nút Open.

Sau khi bộ hồ sơ có giấy hẹn của BHXH, tích chọn vào ô Giấy hẹn của BHXH để tiếp tục cập nhật kết quả cho bộ hồ sơ. Bạn tìm đến file giấy hẹn của BHXH trả về, rồi nhấn nút Open. Cuối cùng, nhấn nút Ghi để ghi lại trạng thái và kết quả của bộ hồ sơ đó.

Giao diện sau khi cập nhật trạng thái hồ sơ như sau:

Trong trường hợp bộ hồ sơ không thể nộp được, hãy tích chọn Nộp không thành công, sau đó nhấn Ghi.

Sau khi quá trình nộp hồ sơ gặp sự cố, trạng thái của bộ hồ sơ sẽ chuyển thành Nộp lỗi như sau:

Tra cứu hồ sơ BHXH

Bước 1: Để tra cứu hồ sơ BHXH, nhấn vào Quản lý hồ sơ > Tra cứu hồ sơ đã tạo.

Bước 2: Tiến hành lọc hồ sơ cần tra cứu, chọn nút Nộp/Xem kết quả để xem chi tiết thông tin và kết quả trả về từ cơ quan BHXH. Hoặc để xem lại chi tiết của bộ hồ sơ đó, chọn Chi tiết.

Bây giờ bạn đã biết cách tạo, nộp, và tra cứu hồ sơ BHXH trực tuyến trên phần mềm hỗ trợ kê khai KBHXH này rồi đấy!

Chúc bạn thực hiện thành công!