Buzz
Khi nói về việc soạn thảo văn bản, thường người ta sẽ nghĩ ngay đến bộ công cụ văn phòng Microsoft Office. Nhưng trong vài năm gần đây, bộ công cụ này đã bắt đầu bị thay thế bởi các đối thủ khác, như WPS Office. Trong bài viết này, Mytour giới thiệu một công cụ soạn thảo văn bản mới, hiện đại và tiện lợi, mà không cần cài đặt, đó chính là Microsoft Word Online.
Tuy nhiên, nhược điểm của các ứng dụng này là cần phải tải và cài đặt trên máy tính. Trong khi đó, khi sử dụng soạn thảo văn bản trực tuyến, chúng ta có thể làm mọi thứ mà không cần tải hoặc cài đặt bất cứ điều gì lên máy tính. Điều này không chỉ an toàn cho thiết bị mà còn tiết kiệm thời gian mà không làm giảm dung lượng của máy tính.
Sử dụng Microsoft Word Online để soạn văn bản trực tuyến
Trước khi đi vào phần giới thiệu, hãy cùng tác giả liệt kê một số ưu điểm của việc soạn thảo văn bản trực tuyến này, để hiểu rõ hơn về lý do tại sao sử dụng Office Online đang trở thành xu hướng mà người dùng máy tính trên toàn cầu đang hướng đến.
Ưu điểm của Office Online:
- Không cần phải tải phần mềm về máy --> không lo sợ về virus, malware... và các mã độc khác.
- Không cần phải cài đặt --> không lo sợ dung lượng máy bị chiếm dụng.
- Không cần phải quan tâm đến việc có key bản quyền hay việc crack phần mềm.
- Không bị hạn chế tính năng như các phiên bản dùng thử của Microsoft Office.
- Tích hợp trực tiếp với các dịch vụ lưu trữ trực tuyến như Dropbox hoặc OneDrive.
- Hoạt động tốt trên mọi trình duyệt web.
- Cung cấp đầy đủ tính năng và công cụ như các phiên bản cài đặt.
- ...
Nếu bạn đã bắt đầu tò mò về công cụ này, hãy cùng khám phá chi tiết trong bài giới thiệu ngắn dưới đây.
Chỉ cần mở trình duyệt web trên máy tính và truy cập trang chủ của Word Online, bạn sẽ thấy giao diện như dưới đây hiện ra, chọn cách đăng nhập. Thông thường, người dùng sẽ sử dụng tài khoản Microsoft, nhưng nếu bạn chưa có, hãy click Sign up for a new account để đăng ký tài khoản mới.
Điền thông tin tài khoản để đăng nhập như thường.
Ít phổ biến và không được sử dụng thường xuyên như tài khoản Google, nếu bạn gặp vấn đề quên mật khẩu, bạn có thể tham khảo cách khôi phục tài khoản Microsoft để lấy lại mật khẩu tài khoản Microsoft mà không cần phải tạo tài khoản mới.
Đăng nhập vào tài khoản Microsoft để sử dụng Word OnlineGiao diện đầu tiên của Word Online sẽ tương tự như dưới đây. Nếu bạn thấy khó khăn và không quen với giao diện này, bạn có thể thay đổi ngôn ngữ hiển thị của Word Online bằng cách nhấp chuột trái vào mục Change language ở góc dưới cùng, bên trái màn hình (biểu tượng hình trái đất).
Mặc dù người viết không so sánh, nhưng có vẻ như phiên bản Word Online này hỗ trợ nhiều ngôn ngữ không thua kém, thậm chí còn nhiều hơn cả bản cài đặt chính thức. Nếu bạn muốn, bạn hoàn toàn có thể tìm và chọn sử dụng ngôn ngữ Tiếng Việt trong danh sách ngôn ngữ này.
Sau khi thay đổi ngôn ngữ, giao diện sẽ trở nên như dưới đây. Tất cả các mục hiển thị đã được chuyển sang ngôn ngữ mới, đồng thời bạn có thể thiết lập để lưu bài viết vào một trong hai dịch vụ lưu trữ tích hợp sẵn trong này.
Lựa chọn sử dụng ngôn ngữ khácNếu bạn che đi phần đầu và mở phần soạn thảo văn bản, có lẽ không ai nhận ra đây là giao diện của phiên bản cài đặt hay trực tuyến trên máy tính. Tất cả công cụ, tính năng đều có đầy đủ ở đây, bạn sẽ cảm thấy thân thiện, quen thuộc và mọi thao tác, phím tắt đều thực hiện không khác gì so với sử dụng phiên bản cài đặt thông thường.
Từ việc chọn font chữ, thay đổi khoảng cách dòng, điền số thứ tự hay bất kỳ định dạng nào đều thực hiện đơn giản và dễ dàng.
Một ưu điểm của phiên bản Office Online này là việc chèn ảnh và sử dụng ảnh minh họa trong bài viết. Bạn không cần sử dụng tính năng Insert Picture, chỉ cần lên mạng, tìm kiếm một bức ảnh cần, sau đó Copy lại.
và Dán trực tiếp vào văn bản bạn đang soạn thảo để sử dụng ngay. Không cần lưu hoặc click chuột nhiều như trước.
Việc chèn ảnh trở nên đơn giản và hiệu quả hơnDịch vụ soạn văn bản trực tuyến này còn cho phép người dùng sử dụng các Tiện ích mở rộng (Add-ons) nhưng phải tải chúng từ kho tiện ích của Microsoft. Đặc biệt, chúng ta có thể sử dụng Office Online trên các thiết bị di động như iPhone / iPad thông qua ứng dụng chính thức của Microsoft. Mặc dù kích thước màn hình có thể là hạn chế lớn nhất khi thực hiện các thao tác, nhưng để đổi lại sự linh hoạt và tiện lợi, chút hạn chế này không phải là vấn đề quá phức tạp.
Ngoài khả năng lưu trữ tài liệu như thông thường, Word Online cũng cho phép kiểm tra, mở lại các phiên bản trước của tệp dữ liệu thông qua đường dẫn File / Info / Previous Versions.
Mỗi biểu tượng trên thanh công cụ mở ra nhiều tùy chọn hơn cho người dùng.
Nếu bạn muốn làm việc và trò chuyện với bạn bè, hoặc gửi cho họ một vài đoạn văn, thông tin... thì Word Online cho phép bạn kết nối với tài khoản Skype ngay trong giao diện chính.
Việc chia sẻ và cấp quyền cho các thành viên khác cũng rất đơn giản.
Thay đổi tên văn bản ngay trên giao diện trang. Nếu bạn chưa biết, bạn không cần lo lắng về việc mất file ngay cả khi có sự cố như mất điện hay làm đổ nước vào máy tính... Bởi OneDrive sẽ tự động lưu trữ dữ liệu và chúng ta biết rằng các dữ liệu của Microsoft đều được lưu trên mây. Chúng sẽ chỉ biến mất khi bạn xóa chúng hoặc đã xóa và lưu trong thùng rác của dịch vụ này trong hơn 30 ngày.
Biểu tượng 9 ô vuông nhỏ ở góc trên, bên trái màn hình cung cấp các công cụ soạn thảo như Excel, PowerPoint, hoặc tiện ích Calendar, Outlook...
Với nhiều ưu điểm và tiện ích như vậy, không chỉ soạn thảo văn bản mà người dùng máy tính hiện nay cũng sử dụng mọi tiện ích, mọi dịch vụ đều trực tuyến. Có thể dịch vụ khác sau này sẽ phát sinh vấn đề, nhưng với Word Online hiện tại, người dùng chưa thấy bất kỳ vấn đề nào đáng chê trách.
Chúc các bạn thực hiện thành công!
