Hướng dẫn sửa lỗi #N/A trong Excel một cách đơn giản và dễ hiểu nhất

Khi sử dụng Excel, nhiều người thường gặp phải lỗi NA. Nguyên nhân có thể đa dạng, và bạn cần nhận diện được lỗi để tìm ra phương pháp sửa lỗi #N/A hiệu quả nhất. Trong bài viết này, Mytour sẽ cung cấp cho bạn những mẹo chi tiết để nhanh chóng khắc phục lỗi Excel trên máy tính.

Lỗi NA trong Excel là gì?

Trong quá trình làm việc với Excel, không ít người đã gặp phải lỗi #N/A, một lỗi rất phổ biến và gây phiền toái. Lỗi này mang nghĩa “không có sẵn – Not Available” và thường xuất hiện khi Excel không thể tìm thấy dữ liệu cần thiết để tra cứu hoặc tính toán.

Để bạn có cái nhìn rõ hơn về lỗi này, Mytour sẽ đưa ra một ví dụ về lỗi Excel không thể hiển thị kết quả như hình minh họa bên trên.

Lỗi #N/A thường xảy ra ở những hàm nào trong Excel?

Lỗi #N/A thường xuất hiện trong các hàm tra cứu và tham chiếu trong Excel, đặc biệt khi không tìm thấy kết quả tương ứng. Bạn nên lưu ý cách sử dụng của những hàm dưới đây để giảm thiểu tình trạng lỗi tham chiếu không có giá trị.

Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP (Tìm kiếm theo chiều dọc) được dùng để tìm một giá trị cụ thể trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ cột khác trong cùng hàng. Tuy nhiên, khi VLOOKUP không tìm thấy giá trị cần tra cứu, Excel sẽ hiển thị lỗi #N/A.

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến lỗi #N/A trong hàm VLOOKUP là do sự khác biệt về định dạng dữ liệu. Nếu giá trị cần tra cứu và giá trị trong bảng dữ liệu có định dạng khác nhau (ví dụ, một là số và một là văn bản), hàm VLOOKUP sẽ không thể khớp và sẽ trả về lỗi #N/A. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể gặp lỗi này khi đối số cuối cùng của hàm VLOOKUP được đặt là TRUE (tra cứu gần đúng). Lúc này, hàm sẽ trả về #N/A nếu không tìm thấy giá trị gần đúng phù hợp.

Hàm MATCH

Lỗi NA trong Excel thường xuất hiện khi sử dụng hàm MATCH, hàm này được thiết kế để xác định vị trí của một giá trị trong một phạm vi hoặc mảng dữ liệu. Hàm MATCH sẽ trả về vị trí của giá trị cần tìm, nhưng nếu không tìm thấy, nó sẽ trả về lỗi #N/A, cho biết không có kết quả nào phù hợp.

Nguyên nhân của lỗi này xuất phát từ việc hàm MATCH có ba tùy chọn tìm kiếm: 1 (tra cứu giá trị lớn hơn hoặc bằng), 0 (tra cứu giá trị chính xác) và -1 (tra cứu giá trị nhỏ hơn hoặc bằng). Nếu tùy chọn tìm kiếm không phù hợp với yêu cầu của bạn, hàm sẽ trả về lỗi #N/A.

Hàm INDEX

Hàm INDEX là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn lấy giá trị từ một mảng hoặc bảng dữ liệu dựa trên vị trí hàng và cột. Hàm INDEX thường không gây ra lỗi NA, nhưng khi kết hợp với các hàm khác như MATCH hoặc khi các đối số nhập không hợp lệ, lỗi này có thể xảy ra. 

Bạn sẽ thấy rằng nếu bạn nhập giá trị hàng hoặc cột vượt quá giới hạn của mảng dữ liệu, hàm INDEX sẽ hiển thị lỗi #N/A. Chẳng hạn, nếu bạn cố gắng lấy giá trị từ hàng 10 trong một phạm vi chỉ có 5 hàng, lỗi #N/A sẽ xuất hiện.

Nguyên nhân gây ra lỗi NA trong Excel là gì? Cách khắc phục

Lỗi #N/A trong Excel thường xảy ra khi một công thức hoặc hàm không thể tìm thấy kết quả thích hợp. Dưới đây, Mytour đã tổng hợp một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến lỗi này, mời bạn tham khảo nhé.

Lỗi do vùng tìm kiếm không đủ

Khi sử dụng các hàm, bạn cần chắc chắn rằng giá trị cần tra cứu nằm trong vùng dữ liệu mà bạn đã chỉ định. Nếu vùng tìm kiếm không bao gồm giá trị cần thiết, Excel sẽ không thể tìm thấy kết quả và sẽ trả về lỗi #N/A!. Ví dụ, trong hàm VLOOKUP, giá trị cần tra cứu phải nằm trong cột đầu tiên của bảng tra cứu. Nếu phạm vi được chỉ định không chứa cột này, lỗi #N/A! sẽ xuất hiện.

Ngoài ra, lỗi này cũng có thể xảy ra nếu bạn nhập không chính xác phạm vi tìm kiếm. Ví dụ, nếu bạn chỉ định một vùng dữ liệu nhỏ hơn so với dữ liệu thực tế cần tra cứu, hoặc bỏ qua một phần dữ liệu quan trọng, Excel sẽ không thể tìm thấy kết quả phù hợp.

Ví dụ

Trong bảng dữ liệu dưới đây, giả sử bạn cần tìm thông tin về “Xoài” và ở bước đầu tiên, bạn sẽ nhập công thức “=VLOOKUP(“XOÀI”,A2:D6,4,0)”.

Sau đó, bạn nhấn phím “Enter” và Excel sẽ trả về lỗi NA! vì không có thông tin tương ứng trong bảng dữ liệu.

Cách khắc phục

Bạn cần đảm bảo rằng vùng dữ liệu bạn chọn bao gồm tất cả các cột hoặc hàng chứa thông tin mà bạn muốn tìm. Nếu lỗi xảy ra do phạm vi quá hẹp, hãy mở rộng vùng tìm kiếm để bao quát tất cả các cột hoặc hàng liên quan. 

Như trong ví dụ trước, bạn hãy điều chỉnh đối tượng cần tìm thành Sầu Riêng và sử dụng hàm “=VLOOKUP(“Sầu Riêng”,B2:D6,2,0)”, nhanh chóng kết quả sẽ hiện ra như hình minh họa.

Lỗi do không cố định vùng tìm kiếm khi sao chép công thức

Nếu bạn không cố định vùng tìm kiếm bằng cách sử dụng dấu $ để tạo tham chiếu tuyệt đối, Excel sẽ tự động điều chỉnh phạm vi tìm kiếm theo vị trí tương đối khi bạn sao chép công thức sang các ô khác. Điều này có thể làm cho vùng tìm kiếm ban đầu bị dịch chuyển, dẫn đến lỗi NA vì Excel không thể tìm thấy dữ liệu trong phạm vi mới đã bị sai lệch.

Ví dụ

Ở đây, chúng ta sẽ sử dụng lại ví dụ trước và không cố định vùng dữ liệu, dẫn đến lỗi #N/A vẫn xuất hiện khi sao chép dữ liệu.

Cách khắc phục

Để khắc phục lỗi trên, bạn hãy tham khảo hai bước hướng dẫn dưới đây từ Mytour nhé.

Bước 1: Trước tiên, bạn hãy chọn và tô đen vùng dữ liệu, ở đây là “B2:D6”.

Bước 2: Nhấn phím F4 trên bàn phím để cố định lại dữ liệu trong vùng chọn. Sau đó, bạn có thể sao chép mà không gặp phải lỗi nào nữa.

Lỗi NA khi kết hợp với hàm MID

Hàm MID là một trong những hàm phổ biến để xử lý chuỗi, cho phép bạn trích xuất một phần của chuỗi văn bản dựa trên vị trí bắt đầu và số ký tự cần lấy. Khi kết hợp MID với các hàm như VLOOKUP, MATCH, HLOOKUP hoặc INDEX, lỗi #N/A có thể phát sinh nếu các đối số không chính xác hoặc dữ liệu gặp lỗi. Việc nắm rõ nguyên nhân và cách khắc phục lỗi này là rất quan trọng để tối ưu hóa công việc với dữ liệu chuỗi trong Excel.

Nguyên nhân chính thường gặp là khi hàm tham chiếu đến vị trí bắt đầu hoặc số ký tự không hợp lệ trong hàm MID. Nếu các đối số này vượt quá chiều dài của chuỗi hoặc giá trị được nhập không phải là số hợp lệ, Excel sẽ không thể thực hiện hàm.

Ngoài ra, nếu chuỗi văn bản mà hàm MID đang xử lý là chuỗi trống hoặc không đủ ký tự để trích xuất, hàm sẽ không thể trả về kết quả như mong đợi. Khi kết hợp với các hàm tra cứu khác, Excel có thể trả về lỗi NA nếu không tìm thấy giá trị phù hợp từ kết quả của hàm MID.

Ví dụ

Trong ví dụ dưới đây, bạn sẽ thấy hàm được sử dụng là “=HLOOKUP(MID(A3,4,1),$C$9:$F$10,2,0)”. Ở đây, MID(A3,4,1) sẽ lấy ký tự thứ 4 trong ô A3, đó chính là số 1. Vùng $C$9:$F$10 đại diện cho bảng chứa thông tin về khu vực thi và điểm số của khu vực. Số 2 chỉ ra điểm số tương ứng của khu vực, và số 0 yêu cầu hàm tìm kiếm giá trị chính xác.

Khi bạn nhấn phím “Enter”, lỗi sẽ xuất hiện như trong hình minh họa.

Cách khắc phục

Đối với lỗi NA này, người dùng có thể áp dụng hai cách khắc phục: một là chuyển hàm MID thành hàm VALUE, hai là đảm bảo định dạng giữa kết quả hiển thị và dữ liệu tra cứu khớp nhau.

Như hình minh họa dưới đây, Mytour sẽ áp dụng cách 1 để xử lý lỗi. Cụ thể, hãy sử dụng hàm “=HLOOKUP(VALUE(MID(A3,4,1)),$C$9:$F$10,2,0)”.

Tiếp theo, bạn nhấn phím “Enter” và sẽ nhận được giá trị như trong hình minh họa.

Lỗi NA khi kết hợp hàm LEFT

Hàm LEFT là một công cụ phổ biến để trích xuất một số ký tự từ bên trái của chuỗi văn bản. Khi kết hợp hàm LEFT với các hàm khác, lỗi #N/A có thể xảy ra nếu chuỗi trích xuất chứa ký tự thừa, không hợp lệ, hoặc định dạng khác nhau (ví dụ: chuỗi văn bản và chuỗi số).

Ngoài ra, hàm LEFT yêu cầu số ký tự cần lấy phải là một số nguyên dương. Nếu bạn nhập một giá trị không hợp lệ (như âm hoặc không phải số), Excel sẽ không thể thực hiện thao tác trích xuất.

Các tham số của hàm cũng cần phải tương thích về kiểu dữ liệu và định dạng. Nếu có sự không đồng nhất trong việc xác định số ký tự cần trích xuất hoặc dữ liệu tìm kiếm, Excel sẽ không thể trả về kết quả như mong muốn và sẽ hiển thị lỗi #N/A.

Ví dụ

Như hình ảnh dưới đây, bạn nhập cú pháp “=VLOOKUP(LEFT(B3,3),E8:F11,2,0)”. Ở đây, VLOOKUP là hàm tìm kiếm dữ liệu, LEFT(B3,3) là lệnh trích xuất dữ liệu, và E8:F11 là vùng dữ liệu mà bạn cần tìm kiếm.

Sau đó, bạn nhấn phím “Enter” để xem kết quả, nhưng sẽ gặp lỗi.

Cách khắc phục

Một trong những phương pháp đơn giản nhất để tránh lỗi #N/A xuất hiện trên bảng tính là sử dụng hàm IFERROR. Hàm này cho phép bạn thay thế lỗi bằng một thông báo hoặc giá trị tùy chọn.

Trong ví dụ trên, để khắc phục, bạn cần kiểm tra và điều chỉnh giá trị của hàm LEFT. Ô này chứa 2 dữ liệu nhưng bạn lại lấy 3. Do đó, bạn sẽ sử dụng hàm “=VLOOKUP(LEFT(A3,2),HANGSANXUAT,2,0)”. Nếu bạn sửa lại, giá trị chính xác sẽ hiển thị như hình ảnh minh họa.

Kết luận

Lỗi NA trong Excel là một lỗi thường gặp khi làm việc với các hàm tra cứu và xử lý dữ liệu. Nó cho thấy giá trị tìm kiếm không tồn tại hoặc dữ liệu không hợp lệ. Nguyên nhân có thể là do dữ liệu không khớp, thiếu hoặc tham số không hợp lệ. Tuy nhiên, bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng dữ liệu và sử dụng các hàm hỗ trợ như IFERROR, TRIM và CLEAN, lỗi #N/A có thể được khắc phục hiệu quả, đảm bảo tính chính xác trong quá trình tính toán và xử lý dữ liệu.