Hướng dẫn tạo báo cáo thu nhập trong Excel

Mọi doanh nghiệp đều cần theo dõi hiệu suất làm việc qua các báo cáo tài chính. Excel có thể hỗ trợ bạn tạo báo cáo thu nhập cho công việc kinh doanh theo hướng dẫn sau.

I. Báo cáo thu nhập là gì?

Báo cáo thu nhập là một loại tài liệu đơn giản, được xây dựng dựa trên công thức sau để tính thu nhập ròng của doanh nghiệp:

Thu nhập ròng = (Tổng doanh thu + Lãi) – (Tổng chi phí + Lỗ)

Sau khi hoàn thành báo cáo thu nhập, bạn sẽ nhận thức được số tiền thu được (hoặc mất mát) trong một khoảng thời gian. Thông tin này sẽ hỗ trợ bạn định rõ các khía cạnh cần cải thiện trong doanh nghiệp của mình.

1. Lựa chọn thời kỳ

Hầu hết báo cáo thu nhập được lập hàng năm, giúp bạn xem xét hiệu suất làm việc của năm trước và định rõ những điểm cần cải thiện.

Tuy nhiên, bạn có thể lập báo cáo thu nhập hàng quý (hoặc thậm chí hàng tháng), phù hợp cho doanh nghiệp mới nổi hoặc khi thay đổi chiến lược. Bạn sẽ nhanh chóng nhận biết vấn đề đang tồn tại ngay lúc này.

2. Sổ cái tài chính

Duy trì hồ sơ chính xác là quan trọng đối với mọi giao dịch của bạn. Đây là lý do mà mọi doanh nghiệp cần sở hữu sổ cái tài chính.

Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng sổ cái tài chính, vẫn có thể tạo báo cáo thu nhập thông qua biên lai, bảng sao kê ngân hàng và các bản ghi khác. Chỉ cần đảm bảo bạn có đầy đủ thông tin chi tiết.

3. Sắp xếp thông tin quan trọng

Trước khi bắt đầu tạo báo cáo thu nhập, hãy sắp xếp các yếu tố liên quan một cách khoa học. Tài liệu này sẽ được chia thành 4 danh mục chính như sau:

• Doanh thu: Tổng số tiền thu được và chi theo mục đích chính của công ty.
• Chi phí hoạt động: Chi phí hàng ngày để vận hành doanh nghiệp, các chi phí bắt buộc.
• Lãi (Lỗ): Chi phí lãi vay, thuế và các chi phí luân phiên tiền mặt không liên quan đến hoạt động kinh doanh của bạn.
• Chi phí bất thường: Các chi phí hoặc thu nhập không đáng kể, không lặp lại. Có thể bao gồm mua bán tài sản quan trọng, thu nhập từ hoạt động bị ngừng, các điều chỉnh kế toán và các khoản mục khác.

II. Bắt đầu tạo báo cáo thu nhập trong Excel

1. Bắt đầu với Excel

Bước 1: Để bắt đầu tạo báo cáo thu nhập của bạn, mở Excel và tạo một tệp mới.

Bước 2: Tại ô đầu tiên, nhập Báo cáo thu nhập [Tên công ty].

Bước 3: Bỏ qua một dòng và sau đó viết Thời gian. Ở đây, quyết định thời gian mà báo cáo áp dụng, có thể là năm, quý hoặc tháng tùy chọn.

2. Thêm danh mục chi tiết

Thường xuyên, bạn sẽ muốn liệt kê các danh mục sau. Tuy nhiên, hãy điều chỉnh chúng phù hợp với nhu cầu của bạn.

Dưới đây là một số minh họa:

a. Doanh thu

• Kinh doanh sản phẩm
  • Tổng doanh thu
    • Khấu trừ
  • Doanh thu thuần
• Chi phí vốn hàng bán: Chi phí liên quan đến việc giữ và bán hàng tồn kho. Áp dụng khi doanh nghiệp bán sản phẩm thực. Nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, bạn có thể bỏ qua phần này.
• Giá trị tồn kho đầu kỳ
• Hàng đã thanh toán
• Nguyên liệu thô
• Chi phí lao động sản xuất
• Tổng số hàng tồn kho
• Giá trị tồn kho cuối kỳ
• Tổng giá vốn bán hàng
• Lợi nhuận gộp

b. Chi phí vận hành

• Lương
• Thuê mặt bằng
• Chi phí tiện ích
• Vận chuyển
• Quảng cáo
• Chiến lược tiếp thị
• Chi phí khác
• Tổng chi phí vận hành
• Thu nhập từ hoạt động kinh doanh

c. Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh

• Thu nhập khác
  • Các chi phí khác
  • Chi phí lãi vay
• Tổng thu (chi) từ hoạt động liên tục
• Thu nhập trước thuế
  • Chi phí thuế
• Lợi nhuận từ hoạt động liên tục

d. Hoạt động không lặp lại

• Thu nhập từ hoạt động đã ngừng
  • Tổn thất do ngừng hoạt động
• Thu được từ các mặt hàng đặc biệt
  • Lỗ từ các mặt hàng đặc biệt
• Thu nhập từ điều chỉnh kế toán (accounting change)
  • Các khoản lỗ do điều chỉnh kế toán
• Tổng Thu (chi) từ Hoạt động không lặp lại
• Thu nhập ròng

Các danh mục trên đây là những gì mà một doanh nghiệp thường ghi lại trong báo cáo thu nhập của họ. Hãy xem xét việc điều chỉnh dựa trên loại hình kinh doanh của bạn.
Luôn thêm khoảng trắng vào các danh mục và phần danh mục con. Điều này giúp đảm bảo bạn sẽ không bị nhầm lẫn thông tin.

Thụt lề các mục con để phân biệt chúng với mục lớn hơn. Bạn chọn ô, sau đó sử dụng công cụ tăng thụt lề (Increase indent) trên thanh công cụ. Với mục con thứ nhất, bạn tăng thụt lề 1 lần; mục con thứ hai, tăng thụt lề 2 lần như ví dụ dưới đây.

Bạn mở rộng kích thước cột A bằng cách di chuyển đường ranh giới giữa cột A và B sang bên phải.

3. Thiết lập các công thức

Các công thức trong báo cáo thu nhập của bạn rất đơn giản. Cơ bản, nó chỉ là việc cộng/trừ các giá trị.

Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng tất cả các giá trị đều liên kết với nhau, vì vậy bạn cần cẩn thận khi xây dựng công thức của mình.

Đầu tiên, thiết lập công thức cho Doanh thu thuần. Nhập =SUM( vào ô kế bên doanh thu thuần. Sau đó, giữ phím Shift và chọn tất cả các ô liền kề Bán hàng, Tổng doanh thu, và Thất thoát. Trong ví dụ, công thức là =SUM(B6:B8).

Cho Tổng hàng hóa có sẵn, đây là tổng của tất cả hàng tồn kho hiện tại. Công thức giá trị này là tổng của 4 mục phía trên nó.

Tổng giá vốn bán hàng tính bằng Tổng hàng hóa có sẵn + Giá trị tồn kho cuối kỳ.

Khi bạn đã có giá trị này, tính Lợi nhuận gộp bằng công thức: Doanh thu thuần – Tổng giá vốn bán hàng.

Công thức tính Tổng chi phí hoạt động tương tự như công thức sử dụng cho Doanh thu thuần. Sử dụng =SUM( và chọn tất cả các ô trong danh mục con này.

Để tính Thu nhập hoạt động của bạn, sử dụng công thức = Lợi nhuận gộp – Tổng chi phí hoạt động.

Tính tổng thu (chi) từ hoạt động liên tục bằng cách sử dụng hàm SUM. Nhập =SUM( và chọn các ô trong danh mục đó.

Để tính Lợi nhuận từ hoạt động liên tục, Cộng Tổng thu (chi) từ hoạt động liên tục + Chi phí thuế + Thu nhập hoạt động.

Sau đó, tìm tổng lãi/lỗ từ các sự kiện không lặp lại bằng cách sử dụng hàm SUM.

Cuối cùng, tính Thu nhập ròng bằng cách cộng thu nhập từ các hoạt động liên tục và lãi/lỗ không lặp lại.

4. Định dạng tài liệu của bạn

Để làm cho tài liệu của bạn dễ đọc hơn, hãy định dạng sao cho số âm có màu đỏ. Điều này giúp bạn phân tích giá trị một cách thuận tiện.

Đầu tiên, chọn tất cả dữ liệu số, sau đó bấm vào thanh đổ xuống ở mục Number.

Chọn More Number Formats… ở dưới cùng của menu.

Một cửa sổ mới xuất hiện với tiêu đề Format Cells, tìm tab Number ở trên cùng và chọn mục Currency.

Chọn dòng số màu đỏ trong phần Negative numbers, sau đó nhấn OK.

Xong, tất cả dữ liệu với dấu trừ sẽ chuyển đổi thành màu đỏ.

Đối với từng danh mục, tổng phụ, tổng chính, hãy chọn màu sắc khác nhau. Điều này giúp bảng báo cáo dễ đọc và trông chuyên nghiệp hơn.

Chọn hàng bạn muốn đổi màu, sau đó mở phần Cell Styles trên thanh công cụ.

Chọn kiểu mẫu bạn muốn.

Khi hoàn tất việc đổi màu các mục, bảng báo cáo của bạn sẽ trở nên như sau:

5. Thêm giá trị của bạn

Khi đã chuẩn bị mọi thứ, hãy thêm các giá trị của bạn. Đối với các khoản chi ra hoặc mất đi, hãy thêm dấu trừ đằng trước. Số âm sẽ tự động được tô màu đỏ và mất đi dấu trừ, giống như bạn đã định dạng ở phần trước.

Kết thúc một chuỗi thành công

Từ nay, bạn có thể đặt tay vào nguồn thu nhập của doanh nghiệp và theo dõi chi tiêu một cách rõ ràng. Hy vọng bạn sẽ đạt được mục tiêu tài chính một cách thuận lợi!