Buzz
Đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo cơ sở dữ liệu từ dữ liệu trong bảng tính Microsoft Excel bằng cách nhập trực tiếp vào Access - phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu của Microsoft, hoặc bằng cách xuất dữ liệu Excel sang định dạng phù hợp với hầu hết các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu. Microsoft Access là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office và chỉ hoạt động trên hệ điều hành Windows.
Các Bước
Sử Dụng Microsoft Access
Mở Microsoft Access. Đó là ứng dụng có biểu tượng màu đỏ với chữ A. Thao tác này sẽ mở trang biểu mẫu của Access.
- Access được thiết kế để hoạt động phối hợp với Excel và được tích hợp trong bộ Microsoft Office Professional chỉ dành cho Windows.
Nhấp vào Cơ sở dữ liệu mới (Blank database). Lựa chọn này nằm ở góc trên bên trái cửa sổ.
- Nếu bạn muốn sử dụng mẫu khác để tạo cơ sở dữ liệu Access, bạn có thể chọn mẫu theo ý thích.
Nhấp vào Tạo (Create) khi được yêu cầu. Lựa chọn này nằm ở góc dưới bên phải của cửa sổ hiện đang mở. Cơ sở dữ liệu Access sẽ mở ngay sau khi thực hiện thao tác này.
Nhấp vào thẻ Dữ liệu bên ngoài (External Data). Đây là thẻ nằm ở phần trên của cửa sổ Access.
Nhấp vào Dữ liệu nhập đã lưu (Saved Imports). Lựa chọn này nằm ở góc ngoài cùng bên trái của thanh công cụ Dữ liệu bên ngoài. Một menu liền hiện ra tại đây.
Chọn Tệp (File). Đây là lựa chọn nằm trong trình đơn đang hiện. Khi bạn nhấp vào đây, một trình đơn khác ngay lập tức hiện ra.
Nhấp vào Excel. Lựa chọn này xuất hiện trong trình đơn mà bạn vừa mở. Cửa sổ nhập dữ liệu sẽ mở ngay sau khi bạn nhấp chuột vào đây.
Nhấp vào Duyệt ở góc phải trên cùng của cửa sổ.
Chọn bảng tính Excel. Truy cập thư mục lưu trữ bảng tính Excel của bạn, sau đó nhấp vào bảng tính Excel mà bạn muốn mở.
Nhấp vào Mở
. Lựa chọn này nằm ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ.
Chọn cách truyền dữ liệu. Nhấp vào nút tròn bên trái của một trong các lựa chọn sau:
- Import dữ liệu nguồn vào bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại - Nhấp vào đây nếu bạn đã tạo cơ sở dữ liệu mới không có bảng hoặc nếu bạn muốn thêm bảng mới vào cơ sở dữ liệu hiện có. Bằng cách tạo bảng mới, bạn có thể chỉnh sửa thông tin trong Access.
- Thêm bản sao của các bản ghi vào bảng - Nhấp vào đây nếu bạn muốn thêm dữ liệu vào một bảng trong cơ sở dữ liệu đã có. Bằng cách thêm bảng có sẵn, bạn có thể chỉnh sửa thông tin trong Access.
- Liên kết với dữ liệu nguồn bằng cách tạo bảng liên kết - Nhấp vào đây để tạo liên kết trong cơ sở dữ liệu và mở cơ sở dữ liệu Excel trong Excel. Với phương pháp này, bạn không thể chỉnh sửa thông tin trong Access.
Nhấp vào OK. Nút này xuất hiện ở phía dưới cửa sổ.
Chọn trang tính. Ở phía trên cửa sổ, nhấp vào tên của bảng tính cần nhập từ tài liệu Excel đã chọn.
- Theo mặc định, mỗi tập tin Excel có ba bảng tính được đặt tên 'Sheet 1', 'Sheet 2' và 'Sheet 3'. Bạn chỉ có thể nhập từng bảng tính một cách tuần tự; nếu cả ba bảng tính đều có thông tin, bạn sẽ nhập một bảng tính trước, sau đó quay lại thẻ 'External Data' và lặp lại tất cả các bước tương tự để nhập bảng tính còn lại.
- Bạn có thể thay đổi, thêm và sửa tên của các bảng tính này trong Excel, và mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ được hiển thị trong cơ sở dữ liệu Access.
Nhấp vào Tiếp tục. Nút này nằm ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ.
Bật tiêu đề cột. Đánh dấu vào ô 'Dòng đầu tiên chứa tiêu đề cột' nếu bảng tính Excel của bạn có tiêu đề cột tại dòng đầu tiên (ví dụ: dòng A).
- Bỏ chọn ô này nếu bạn muốn Access tạo tiêu đề cột.
Nhấp vào Tiếp tục.
Sửa đổi cột và trường nếu cần. Nếu muốn nhập toàn bộ trường từ bảng tính mà không thay đổi gì khác, có thể bỏ qua bước này:
- Để sửa đổi một trường, nhấp vào tiêu đề cột cần thay đổi, sau đó chỉnh sửa tên trường, loại dữ liệu, và/hoặc chọn thêm vào hoặc không thêm vào mục lục.
- Nếu không muốn nhập trường nào, nhấp vào ô 'Không nhập trường (Bỏ qua)'.
Nhấp vào Tiếp.
Thiết lập khóa chính cho cơ sở dữ liệu. Để có kết quả tốt nhất, giữ nguyên thiết lập mặc định ở đây và cho Access tự đặt khóa chính.
- Bạn cũng có thể tự thiết lập khóa của mình bằng cách đánh dấu vào ô 'Chọn khóa chính của tôi' và nhập thông tin vào trường bên cạnh, hoặc chọn 'Không có khóa chính', nhưng không nên sử dụng lựa chọn này.
Nhấp vào Tiếp.
Thêm tên. Nhập tên cho bảng tính tại trường 'Nhập vào bảng'.
- Bỏ qua bước này nếu muốn sử dụng tên mặc định của cơ sở dữ liệu.
Hoàn tất. Lựa chọn này nằm ở góc dưới bên phải của cửa sổ.
Đóng. Lựa chọn này ở góc dưới bên phải của cửa sổ. Thao tác này đóng cửa sổ nhập dữ liệu và tạo cơ sở dữ liệu của bạn.
- Trước tiên, bạn có thể đánh dấu vào ô 'Lưu các bước nhập' nếu muốn Access nhớ các thiết lập cho cơ sở dữ liệu này.
Sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu của bên thứ ba
Mở tài liệu Excel. Nhấp đúp vào tài liệu Excel bạn muốn chuyển đổi thành cơ sở dữ liệu.
- Nếu bạn chưa tạo tài liệu, hãy mở Excel, nhấp vào Tài liệu mới và tạo tài liệu trước khi tiếp tục.
Tệp. Đây là lựa chọn trong thanh trình đơn ở phía trên cửa sổ Excel (trên Windows) hoặc ở phía trên màn hình (trên Mac).
Lưu dưới dạng. Bạn sẽ thấy lựa chọn này trong trình đơn Tệp.
Máy tính này. Lựa chọn này ở giữa trang.
- Bỏ qua bước này trên Mac.
Chọn một định dạng tập tin. Nhấp vào khung lựa chọn 'Lưu dưới dạng' trên Windows hoặc 'Định dạng tập tin' trên Mac, rồi chọn một trong các lựa chọn sau:
- Nếu bạn dùng ứng dụng cơ sở dữ liệu dành cho máy tính, hãy nhấp vào định dạng .CSV (giá trị phân cách bằng dấu phẩy).
- Nếu dùng ứng dụng cơ sở dữ liệu dạng trang web, bạn sẽ nhấp vào định dạng .XML.
- Nếu tài liệu Excel của bạn không có dữ liệu XML, bạn không thể chọn XML.
Lưu. Đây là nút ở cuối cửa sổ. Thao tác này sẽ lưu tài liệu của bạn bằng cách sử dụng các tùy chỉnh đã chọn.
Tạo cơ sở dữ liệu mới trong ứng dụng cơ sở dữ liệu. Quy trình này sẽ khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng mà bạn dùng, nhưng thường thì bạn sẽ mở ứng dụng, nhấp vào Mới hoặc Tệp > Mới, và thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình.
Tìm nút Nhập… (Nhập). Thường thấy trong phần Tệp, nhưng có thể ở vị trí khác tùy theo ứng dụng.
Chọn tập tin Excel. Tìm và nhấp đúp vào tập tin đã xuất từ Excel.
Thực hiện theo yêu cầu của ứng dụng cơ sở dữ liệu để nhập dữ liệu.
Lưu cơ sở dữ liệu. Bạn có thể mở trình đơn 'Lưu' bằng cách nhấn Ctrl+S (trên Windows) hoặc ⌘ Command+S (trên Mac).
Lời khuyên
- Có thể sử dụng các trang web cơ sở dữ liệu trực tuyến để tạo cơ sở dữ liệu miễn phí, nhưng cần phải đăng ký tài khoản để sử dụng dịch vụ.
- Nếu không có phần mềm cơ sở dữ liệu đầy đủ tính năng, cần một chương trình khác để mở tập tin cơ sở dữ liệu trên máy tính Windows hoặc Mac.
Cảnh báo
- Không phải lúc nào việc chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang cơ sở dữ liệu cũng diễn ra một cách trôi chảy.
